目前，广州市食品药品监管局建立了融行政审批服务、数据查询、社会互动、日常政务公开、药品监督抽验及稽查办公系统为一体的综合性电子政务平台，既有效缩减了行政经费，又大大提高了办事效率。作为基层药监部门，如何利用电子系统来管理和利用日常审批、检查、处罚等工作形成的大量信息，减少工作中的重复劳动，提高监管效率，成为目前最为迫切的工作。 
 
 　　“六多六少”

　　基层药监部门直接监管“三品一械”相对人，处理人民群众的相关投诉，是保障“三品一械”安全的重要屏障。据笔者了解，基层药监部门普遍存在监管相对人多、监管地域广和监管任务重等客观情况。

　　工作多、重点少。基层药监部门内设各个科室均有外出检查任务，工作量较大。因缺乏对检查材料的分析、总结，往往导致检查工作没有连续性，对存在问题的重点单位无法综合判断。目前，许多药监部门采用诚信分类的方法确定企业的诚信度，并以此确定每年需要重点检查的单位，但受诚信评定方法所限，无法动态、实时反映企业的情况，实际上并没有减少工作量。

　　资料多、利用少。大量的日常监督工作必然生成大量的检查资料，当年的检查资料按照检查类别进行分类，往年的检查资料则存放在企业档案中。经过几年的积累，便形成了大量资料，使查阅、统计、分析工作变得更加困难。

　　计划多、关联少。药监部门每年都会根据突发事件开展专项检查，基层药监部门在完成这些重点工作时，往往无法结合辖区企业的实际情况，或多或少存在为了完成任务而检查的情况，能够与日常监管结合开展的不多。

　　卷宗多、分析少。行政处罚是基层药监部门的重点工作之一，每年作出行政处罚的案件很多，完成后则卷宗归档，很少在作出行政处罚时参考过去相同类型的案卷，或是将近几年处理过的同类案卷进行对比分析。究其原因，也是因为纸质的卷宗材料查找不方便，没有形成统一的索引，利用起来较为困难。

　　统计报表数量多、规范少。目前基层药监部门需要统计的报表有月报、季报，包括行政处罚罚没收入统计报表、基本情况月报表、打假季报表等等，有时为应对突发事件，还要对专项工作进行日报，统计报表的数量较多。以出动人次、检查单位的统计为例，目前大多采用纸质记录，由检查人员完成检查工作后及时记录，再由统计人员对人次、单位等数据逐一相加，得到报表数据。但有的被检查单位同时经营药品、医疗器械、保健食品，检查内容涉及多个项目，统计口径较难统一，且工作量大、重复率高。这类问题的解决，单靠制度来规范不足以达到效果，必须采用电子化的统计手段，在软件中对录入的数据进行规范，才能减少人为因素对数据精确性的干扰。

　　数据静态多、动态少。所有统计数据都采用人工统计，要求统计什么就统计什么，统计后便固定起来，从而形成了静态数据。若要统计同一时段的其他数据或将已统计的数据进行拆分，都需要进行重新统计，无法形成动态的数据，同时造成了数据统计费时、耗力，无法呈动态性。

　　协调解决，忌孤军作战

　　笔者认为，解决“六多六少”的问题，不能采用孤军作战、各个击破的工作方式，应该有效利用电子化手段，从基础工作做起，综合解决。

　　电子政务从根本上讲是为了提高行政效率，降低行政成本，改进政府工作，方便人民群众。因此，建立统一标准的基础数据库，实现信息的充分共享和广泛使用，统一企业、相对人的各种信息，根据各科室的工作需求进行数据库调配，对实现信息资源共享有着重要而深远的意义。这些数据库包括监管企业数据库、外出检查人次数据库、日常检查资料数据库、举报投诉数据库、行政处罚数据库等。

　　上述基础数据库建立后，将进行关联，通过建立数据库间的逻辑关系，使各基础数据库相关联，形成企业的基本信息以及诚信评级等动态信息。例如在完成监管企业数据库的建立与关联步骤后，使用者可以按需求对数据进行分析、统计与汇总。为保证扫描或录入电脑的数据能够查到原始的检查记录，必须对原始检查记录进行规范与编号。

　　《政府信息公开条例》的出台对所有政府机构来说都是一个巨大的挑战，因为按照条例的基本精神，今后基本要做到“公开是原则，不公开是例外”，这必将极大地促进基层药监部门的电子化工作。基层药监部门目前可以实现包括所有涉药单位的基本情况、行政处罚、投诉举报等信息的电子化，但要形成一个完整的电子化监管系统，还必须使全部业务工作全面电子化，适时将企业上报的生产、购进及销售数据纳入监管系统，在此基础上，就可以客观、便捷地对企业进行信用等级分类，为基层药监部门合理规划日常检查、应对药械突发事件等打下基础。（作者单位：广州市越秀区食品药品监督管理局）