物业管理的市场化、规模化、集约化进程，使得物业管理公司的管理结构日益庞大。同时，物业管理工作涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常管理工作量大，通过传统人工管理方式，将大大增加管理成本。采用信息化管理，提升资源的共享利用率，提高物业管理效率，已成为物业公司寻求新发展，迫切需要解决的首要问题。
北京鸿阳物业公司是一个有着十年经验的专业化物业管理企业，该公司副总经理于天林说，物业公司要在市场上长稳立足，就必须站在市场的前沿，研究市场、适应市场。勇于创新，内强管理，外树形象，一方面要不断加强项目经理与业务技术人员的培训工作，另一方面就是要引入科学的管理模式，加强物业管理的专业技术力量，完善物业管理的各项流程。
外树形象内现节流
于天林说，信息化给企业带来的最明显改善就在于：控制了成本，也提高了效率。工作效率提高了，自然就会为公司的形象加分。
物业管理企业最大的支出在于人力支出与能耗支出，而通过信息化的手段有效地节省了人力，这只是一方面。因为信息化的意义远不止于此，依靠信息化平台的力量，能在第一时间为客户提供更好、更全面的服务，这对企业来说才是双赢的。
由于鸿阳公司目前的服务对象仅是住宅小区，所以使用了一套功能相对简单的物业管理软件。
于天林介绍说，这套软件涵盖了公司的基本业务管理项目。比如房产管理项，对楼宇和房间分别进行了设置，对于楼宇可定义楼宇编号、名称、房屋结构、层高、房屋数量等信息，对房屋设置可定义门牌编号、户型、单元号、所属楼层、面积等信息。
而费用管理，也包括基本物业费和仪表类物业费两大类，各自又可定义多种不同的费项。基本物业费主要是定义那些按户或按房屋面积收取的费用，比如卫生费、治安费等，逾期交费可设置滞纳金；而水费、电费等，可设置定额价和超额价，逾期交费可设置滞纳金。对于仪表类物业费又可分为自用表和公摊表两大类，并在此项设置中为每户分配仪表编号，并为住户分配要分摊的公摊表。
相对于于天林，陈先生所在的企业的工作内容可就要复杂的多。他所在的企业管理项目中，既有商场、商铺也有写字楼、公寓楼等等，信息整理繁琐。不仅客户类型多，收费工作也复杂。
综上各种原因，造成公司管理混乱，员工工作量大，但却得不到客户认可，致使客户抱怨连连。公司领导为了改变现状，决定使用一套能规范管理，提高客户满意度，并能减轻公司员工工作量的物业管理软件。
物业管理工作涉及面广，日常管理工作量大，靠这套管理软件基于解决了基本业务需求。于天林也说这套软件只是解燃眉之需。随着公司业务的变化，信息平台的优化和改良也是必须的，因为只有这样才能将物业管理提供新的经济增长点和长期可持续的发展空间。
集团化管理的困惑
现在的物业管理开始走上了服务品牌化、规模化经营道路。物业管理在中国也算是新兴行业，信息化管理对他们来说也算是新兴事物。
物业公司规模不断壮大，管理楼盘、社区的地域分散，随之而来的是整体反应速度下降。企业规模和反应速度成了一对矛盾体。而由于缺乏标准化、规范化的科学管理手段，导致各物管事务所、公司物管部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面存在差异。
一位业内人士这样说到：“随着互联网的稳定性和网络带宽不断增加，成本不断下降，互联网应用逐渐具备了坚实的基础。为了解决单一物业管理处应用模式中存在的问题，有部分软件厂商基于原有的软件系统进行了一些扩展性的开发，基于互联网和VPN等网络技术，通过变通的方式来实现了集中式管理的部分功能。这个阶段典型的应用模式是将各管理处的数据库直接部署到公司总部，各管理处通过VPN连接到公司总部的服务器处理各项业务，由公司总部另外部署的统计分析软件实现数据的汇总和统计，从而使公司总部的管理人员能够获取反映企业全貌的数据和信息。
这种模式虽然能够实现了集中式管理的部分功能，但由于缺乏统一的组织架构信息，而且数据分布在不同的数据库中，仍然存在很多弊端。例如，对于存在多级组织架构的大型物业管理企业，报表通常需要按总公司、区域公司和管理处进行分级汇总。组织机构和人员关系可能需要根据业务需求进行调整，重要的业务操作。例如合同签批、物资采购等可能需要跨部门进行流程化处理，这些都是以变通方式实现集中式管理的软件系统无法解决的问题。”
企业如果要使用一套能够真正反映管理个性化的物业管理信息系统软件，首先应该构建在一个包括良好的网络、数据库、程序语言和兼容操作系统的平台上，这是物业管理公司成功运用管理信息系统的第一步。但由于网络架构的建立不理想，限制了物业管理公司未来业务的开展。
集中中式管理
越来越多的物业管理者意识到：通过远程接入方式实现物业管理的集中化管理和资源共享，是物业管理公司信息化的必由之路。
现在无论企业的规模大小，大多都使用了财务软件。但在远程接入应用方面普遍存在着较大的局限性。只能通过在本地建立服务器的分布式方案，需要定期再将数据上传回总部，无法实现真正的实时集中管理。使得公司不得不沿用传统的本地业务数据采集、处理及产生报表的工作模式，总部与各分支机构之间的信息交流匮乏，各自为政的现象非常严重，企业的管理和决策层不能及时汇总各分公司信息。对于集团经营的物业公司，要对旗下的众多分支机构财务进行管理，财务软件的远程接入和集中式管理就十分重要了。
目前远程接入有不同的方式，最常用的可能就是VPN解决方案了。它的好处就在于将公共网络作为廉价的桥梁，消除了使用专线网络的通信成本。通过因特网上的一条虚拟“通道”，将远距离用户与内部网络资源安全地连接，并提供了以前只有在专线网络上才有的安全性和相关特性。
但对于一些信息化平台环境不太好的企业来说，它的憋端也在于传统VPN必须配置客户端，在客户端安装各种应用程序。企业应用时，客户端和数据中心之间必须在网络上传输各种应用数据，大大增加了网络的负荷。这些数据包使数据中心网络出口变得拥挤，同时占据大量的带宽，甚至影响到企业内部应用系统例如OA系统的正常使用。
所以现在有些企业就直接采取了远程接入整体解决方案，它要解决的就是集中式管理、数据实时汇总、移动办公这样的应用问题。
据业内人士介绍，这种全新的基于服务器计算模式的解决方案逐渐成为热点，在远程办公连接应用上，这种远程接入能够保证分支机构、工厂车间、异地仓库及合作伙伴快速、安全地访问总部的关键应用和信息资源，还能非常容易地增加和扩展新的远端接入。让网络堵塞、使用延时和安全隐患一次解决。
据科迈公司的技术人员介绍，该公司的RAS进行远程访问，网络间传输的只是鼠标键盘和屏幕更新信息，对带宽占用低于28kbs左右，支持任何网络连接方式，而不需要专线连接的高昂成本。
而沟通科技的远程接入方案，被视为为国内中小企业量身定做的远程接入解决方案。其应用程序部署功能，能够轻松迅速地实现应用程序的发布，从办公OA系统到财务软件、CRM和ERP系统，CTBS可以大大缩短整个应用程序的部署过程。在移动办公应用方面，移动工作人员在任何地点、以任何网络连接方式都能安全地单点接入办公。无论是在出差途中，还是在外地休假，都能像在总部工作的同事一样获取想要的信息。
由于一些分支机构的规模不大，基本采用ADSL的接入方式上网，网络速度无法保证。但CTBS正常应用状态下平均每个用户仅占用20多K/S带宽，所以，完全可以通过电话拨号或ADSL的接入方式实现远程应用，达到满意的速度和性能，从而节省了大量的专线成本。
采用这种集中的远程接入方案，公司的系统管理员可单点控制整个系统的进程、资源、状态等，并且通过有效的控制工具部署和督促各个环节的正常工作。
方案一
集团化集中管理方案推荐
具体而言，集团化物业管理公司在实际的应用过程中面临着以下挑战：分支机构无法直接远程访问总部应用；应用软件的B/S版只能提供一些简单的功能，无法满足分公司的要求；
采用VPN部署时，需要部署和维护大量的客户端，运维成本居高不下；而且由于VPN仍然是采用分布式的部署，必须由分支机构定时将数据传回总部，再由总部人员汇总，大量影响了工作效率。
沟通科技公司的远程接入平台套件CTBS可以解决物业管理客户的这一难题，它以物业基础信息管理为本，将企业资源管理、客户管理、办公自动化管理等系统集中部署到一个平台上，对人、财、物进行全面集中管理，从而实现了物业企业资源管理数字化，集中化。
采用SBC（ServerBasedComputing）技术，所有的计算集中在总部的服务器进行，分支机构人员只需通过WEB方式，在28.8Kbps的带宽下就可访问到总部任何授权的应用，异地用户无须安装ERP管理软件客户端，无须修改应用程序的任何代码。最重要的是，让客户以最小的拥有成本解决了长期的困扰。
网络环境
沟通CTBS平台安装于一台Pentium4(2.0GHz/512M内存)，操作系统为Windows2003ServerEnterprise的服务器；
ERP、CRM、OA、物业管理软件服务器各一台；
若干台无配置要求的普通台式PC终端；
若干台用于移动办公的笔记本电脑；
从拨号上网到专线等各种网络环境。
方案二
宅小区物业解决方案
随着大众生活品质的不断提高，对于住宅小区的硬件要求也水涨船高。住宅小区类型的物业，一般而言，其特点是物业面积大，住户数量多，给管理者在收费方面带来了严峻的考验。同时，如何快速响应业户服务请求，为业户提供人性化的，满意的，快速的服务，是小区管理者极为头痛的问题之一。
目前，集财务管理、客户服务系统、业主委员会、会所管理、工程管理系统、增值服务于一体的解决方案，已成为新兴智能化小区的标准配置。
在此基础上，微音软件研制开发出了适合于小区经营管理的信息化系统。它不仅加强物业公司的服务，也提高了公司设备的利用率，从而提高了工作效率，直接降低了公司运营成本。