一、人大机关迫切需要加快信息化建设

　　人大机关要履行好如此重要的职责，先进的信息化技术是最重要的手段之一。由于各种历史原因，造成人大机关决策层及工作员相对其它单位平均年龄偏大；业务较为繁杂，缺少系统性；工作流程多变，缺少规范性等，所以人大机关的信息化建设先天起步较晚，后天进展缓慢，从而人大机关的信息化建设成功难度较大。但是，当电子政务的大潮扑天盖地席卷而来的时候，无纸化办公、阳光行政等等一系列电子政务带来的政府部门从工作效率，到规范办公，从方便沟通到协同工作的崭新局面展现在人们面前的时候，它冲击着人们的思维，改变着人们习惯。人大机关作为政府的四套班子之首，其信息化建设的成功犹其重要，可形成不可替代的样板与示范作用。

　　二、人大机关业务特点

　　要进行信息化建设，首先必需了解其业务特点，与政府其它部门相比，人大的工作和业务有其特殊性，从人大的性质和职能出发，我们认为人大机关业务特点如下：

　　1． 最主要的为“三会”服务，也就是围绕着三会的召开与管理进行各项相关业务。

　　2． 由于人大为行政部门，文件上传下达的流转也是非常重要的一部分。

　　3． 由于人大是与“一府两院”等有关部门有着密切的关系，如立法、监督、重大事项决定、选举任免等，所以人大机关与这些部门这间加强协调、沟通所产生的往来业务也是非常多的。如文件的交换，会议的召开等。

　　4． 由于人大需要做好代表联络工作，发挥人大代表密切联系群众的优势，所以人大机关要在如何进一步了解民情民意，倾听人民群众的呼声，及时地反映广大群众的愿望和要求，积极解决人民群众关注的难点、热点问题和事关人民群众切身利益的问题上进行一系列的工作。如开听证会、信访、工作视察等

　　5． 档案的存档与查询。

　　三、人大机关信息化建设思路

　　人大机关的信息化建设要从其业务出发，才能切实保证进行了信息化建设以后，能充分提高工作效率，减轻劳动强度，规范工作流程的作用。如要把其它部门的办公自动化等信息化系统照搬过来，不但实施成本会增大，效果也会不如人意，最终失败的可能性极大。某地政府建设了一套通用OA，拟用于所有的政府部门，但是其功能与人大业务相差太远，所以其在人大机关的应用的与实施难上加难。

　　从多年的人大机关的信息化建设经验出发，从人大机关的业务特点出发，其信息化建设应采取综合与专业并举、内外系统共用的方针进行建设。（本文所述的信息化建设是以政府已建有基础网络的前提下进行的，由于现集中讲述人大的信息化建设，所以一些政府公有的信息化建设的项目与环境在此不宜赘述。）即：

　　1) 综合与专业并举：

　　专业系统指的是比较专用于某个部门、某类业务的系统，如人大特有的人事管理、财务管理、电子会议系统、电子传真系统等，而综合系统指集中各专业系统的信息、运用于人大机关的各部门协同工作的系统，如办文、办会、综合网站等。专业系统的建设是必需的、实用的，能够完成各部门、各类业务采集、统计、查询信息，并利用先进技术提高自动化，减轻手工劳动、提高工作效率。但是如果不建设综合系统去集中这些专业系统产生的信息，就会产生信息孤岛现象，并且整个机关不能共享信息、协同工作。所以综合系统的建设相当于建设了一个整体的门户，纳百川于一流，承担了信息总汇的功能。

　　2) 内外系统共用：

　　内部系统指的是人大机关的信息化系统，外部系统是指与人大机关有着相关业务联系的政府机关及其它的信息化系统。人大的业务性质决定人大机关与其它政府部门及人民群众代表有着密切的联系，包括信息查询与共享。所以人大机关的信息化建设也要借助其它外部信息系统才能达到省时省力、提高系统使用效率、信息全面共享的目的。这就需要人大机关内部系统要带有与外部系统的集成或接口，而集成与接口的办法要按照具体系统而具体建设。此类应用如电子公文交换子系统、接入财政局的预算系统，统计局的经济指标系统等等。而且由于内部系统与外部系统形成良好的接口，也大大地激发了工作人员的使用热情。

　　四、人大机关信息化建设解决方案

　　1) 系统结构

　　办公自动化系统：办会与办文系统及相关个人办公系统为人大机关的主要系统，办会系统结合电子会务系统可以提供人大机关主要的为“三会”服务的职责、办文系统提供文件的流转的网络平台并提供档案的模糊查询，个人办公系统提供工作人员间相互交流、个人计划、工作总结的记录和提醒等。

　　专业系统：充分体现人大的业务特点，为立法、监督、重大事项决定、选举任免提供专业的功能，使人大机关人员在业务过程中可以保存、参考、决策、查询与业务有关的信息，并可实时分析，提高完成业务工作的质量和效率。

　　此外，为机关相关部门提供实用有效的信息化手段，如人大机关的财务管理、人事干部管理、党委管理、妇委会管理、工会管理等专业系统可以完成数据的录入、查询、统计、分析的功能。

　　网站系统：网站系统可以说是最适合政府部门发布信息，收集民意，联络各方人员的信息化建设系统，人大机关通过建立自己的门户网站，一方面发布人大工作信息，如代表信息、大会信息等，更重要的一方面是提供了与外界的联络方式，进行代表联络工作，发挥人大代表密切联系群众的优势。如在网上设立议案收集、各区人大信箱、民意测验、难点热点、网上信访等功能为人大机关了解民情民意，倾听人民群众的呼声，及时地反映广大群众的愿望和要求，积极解决人民群众关注的难点提供了很好的园地。

　　集成接口：人大机关业务与其它政府部门及社团有着千丝万缕的联系，所以其信息化建设也需要与这些部门的现有的系统进行接口，做到数据的共享。如人大会议前后，与政府部门文件交换就可以通过文件交换接口进行文件的传递。对于政府的信息化建设系统的特点，仔细分析归类后，认为可以按照界面的集成、数据迁移、数据交换等三种手段分别进行处理。

　　电子会务系统：由于人大工作以会务为中心，办会子系统是其中最大、最复杂的系统。除了办公自动化中的办会系统外，会议召开的整个过程还需借助电子化控制系统来完成。如自动投票、电子表决器、代表或与会人员的IC身分卡的识别等。这个系统也会产生一些信息，与办会系统相结合便可做到每次会议管理的信息化，便于查询及统计。

　五、使用案例

　　项目名称：人大综合办公自动化系统

　　人大常委会综合办公自动化系统以人大常委会各委、办为服务对象，紧密结合人大机关办公业务的特点，实现网上公文流转、会议通知、议题收集、各种申请等功能，并提供了电子传真、档案管理、个人业务等办公工具，使不同部门的工作人员可以方便、有序地参加协同工作，提高工作效率；同时引入知识管理的理念，实现各种信息资源的即时共享，及时自动发布机关内外重要时事新闻及有关政务信息，供领导、工作人员查询与参考。所以，此系统的应用可以有效地推动人大电子政务及信息化建设的进程。

　　1) 系统示意图

　　2) 系统建设特点：

　　1） 采用分布式多层的B/S应用模式。

　　B/S结构非常适用于人大机关，因为人大工作人员的计算机使用水平参差不齐，终端的零维护无论从使用上还是从维护上都受益非浅。并且B/S结构的程序的使用方法非常接近于人们平时上网登陆WEB页面的操作习惯，所以此系统采用B/S结构是不二的选择。

　　2） 采用工作流技术处理办文、办会、各种申请审批等按流程进行的办公业务，且流程定制灵活方便，可供用户按需定制。

　　办公自动化的工作流方式完全符合了人大办公业务中公文流转、会议组织、固定资产采购和车辆使用的申请审批这类按一定流程进行的业务，网络代替了传统的人工传送，优化了其业务流程。考虑到实际工作中会有许多的流程与流程变化，本系统可由用户方便灵活地定制流程。

　　3） 办公与办会密切结合、信息共享，构成人大办公平台。

　　一般办公自动化中只涉及到公文流转，而本系统从人大的业务内容出发，将会议组织也放入工作流之中，且与办文系统相互呼应，信息共享。会议中使用的公文可以从办文系统中导入，会议得出的各种需要审批的文件可转入办文系统的固定流程中进行流转。

　　4） 非结构化信息与结构化信息的数据无缝结合。

　　人大的需处理的信息中许多是非结构化的，如批文、来文、图象等信息，也有报表、数据等结构化信息，本系统通过将Lotus Domino/Notes与关系型数据库结合的方式，将两类信息的数据结合在一起，进行存储和管理。

　　5） 灵活个性化设置。

　　充分考虑不同工作人员的工作习惯，在工作界面、工作流程等方面提供了个性化设置功能。

　　6） 提供协同工作、邮件传递、短信通知、群发传真等现代交流方式

　　7） 公文的起草、修改、注释的方式与Word、 Excel等Office软件一致。用户不必再另行学习就能掌握。

　　本系统的公文的起草、修改、注释可直接使用嵌入系统的Word、 Excel等Office软件，而Office软件的在办公中使用的人比较多，工作人员可利用已掌握的Office软件中文档的编辑方式，进行公文的起草、修改、注释。不必再另行进行培训与学习。同时也符合了使用者的办公习惯。

　　8） 网站做办公系统的信息发布地，方便办公信息及时发布与查询。并方便与外界进行信息交换。

　　本系统建设了一个人大网站，人大办公中产生的各种需公众的信息，如领导活动安排、财务数据公开、各种公告公示都可在网站上显示，用户不用进入办公系统就可查阅新闻、公告。并可方便地收集外界信息。