当信息化渗透到政府部门的各个角落,一个新鲜词汇屡屡被提及,那便是CIO。我们拒绝明星化了的CIO,也拒绝那种被冠以“万能钥匙”之称的CIO。毕竟,政府CIO是个“舶来品”,信奉拿来主义是懒汉的逻辑,我们要做的是在现实环境下,讨论它、建设它、完善它。
我们常说电子政务是“一把手”工程,但从借鉴国外经验来看,倒不如说是“一把手+ CIO”工程,来得更为确切。
通过研究不难发现,英国、新加坡、美国等发达国家在电子政务方面,正推行一种政府首席信息官制度(即CIO制度),值得我们参考学习。
作为发展电子政务的基本制度之一,CIO制度由CIO及其相应的管理机构,来负责电子政务的总体规划、具体实施和全面管理,以避免各部门在信息管理方面各自为政。
CIO制度的核心在于选择CIO。现在,世界上已有100多个国家和地区确立了CIO制度,从它们的基本情况来看,这套制度之所以能在政府序列中发挥作用,重点考虑了三个方面:CIO应是政府组织中的高级官员,位居领导层;CIO制度要明确核心职责和目标,即利用信息技术来支持组织目标的实现;CIO既要掌握技术方面的知识,又要熟悉部门业务流程,同时还要具备战略管理能力。
归纳起来看,这些国家和地区在组织架构、工作方式,以及CIO的管理等各方面,有着一定特点。
严密的组织架构。几乎每个国家和地区的政府CIO组织架构,都可用上“严密”这个词,它对于整个政府体系来说,是缺一不可的部分。我们以美国政府CIO组织体系为例,来加以说明:
总统管理委员会(PMC)是美国电子政务建设的最高领导机构,联邦管理和预算办公室(OMB)是其执行机构。而CIO办公室就设在OMB之下,管理着政府各部门的CIO。CIO办公室主任由总统直接任命,全权负责整个联邦政府的信息资源管理。而为了加强监督,在CIO办公室之外,还成立首席信息官委员会,由各部门的正副CIO共同组成,并由OMB的副主任担任首脑,负责指导、建议、评估CIO办公室的工作。
除了美国,新加坡、英国等也具有类似的管理体系。只有一级政府的新加坡,在信息化推进方面,通过设置四个委员会,明确财政部作为电子政府的拥有者,掌控财政经费的划拨,IDA则负责信息化政策、规划、标准、项目管理等工作,密切掌握电子政务的发展方向和规划落实。完备的工作方式。要保证电子政务的有效管理,各国家和地区都有自身的工作方式,但是经过研究,我们不难发现,有些共同的方式通行于各部门。
比如,各部门的政府CIO都要直接向本部门的首脑做定期汇报,通过汇报,及时向领导提供信息化进展的相关信息和建议,以便取得领导支持。
CIO办公室、ICT委员会这些首席信息官最高机构,负责制定整个政府的信息化发展规划,各部门则相应制订本部门的信息资源管理战略规划,并且每年滚动进行。
电子政务建设大多以项目为单位,采用外包的方式开展,这就要求政府要有很强的项目管理能力, 以保证实现预定目标。因此,政府CIO办公室很重要的一项工作,就是进行电子政务项目管理,主要是评估项目的进程和效果,加强业务部门与外包商之间的沟通,使需求能够得到全面理解和体现。
不少国家和地区还设立了“ 首席信息官委员会”、“首席信息官理事会”,由各部门的政府CIO组成,负责指导和协调与信息技术和信息资源管理有关的活动。
健全的管理制度。政府CIO的任用都比较慎重,有些国家甚至以法律明文规定的形式明确下来。例如,美国的《信息技术管理改革法》就规定,政府CIO要经国会、参议院商讨后,直接由总统任命。而对应的其他部门级的CIO,则通常由该部门的第一副手担任,并由该部门最高领导任命。
为了鼓励CIO更加出色地完成本职工作,不少国家和地区还设计了一系列方法,加强对政府CIO的管理和考核。譬如,美国向联邦政府各部门发放电子政务记分卡,根据已确定的评估指标进行评分,并且每季度刷新一次。
这些标准包括:是否将大部分信息技术开支放在需要优先执行的项目上;是否已按照预定的成本/时间表/执行目标,来实施重大信息技术项目,浮动的范围控制在10%之内;对于重大的信息技术系统,是否已通过权威认证、认可或者以其他方式被授权证明具有充分的安全性;电子政务项目是否具有可操作性,是否能创造利润(如降低成本、缩短响应时间、减少负担、提高公众服务质量等)。
通过这些评估指标和方法,可以非常直观地显示出CIO的工作效果,并据此进行相应的奖励或改进。
为了确保政府CIO具备所要求的素质能力,制定培养CIO相关能力的知识体系,也是政府CIO制度中必须建立的。有的国家和大专院校联手,定期开办CIO短期培训班,并由国家授权认证;有的国家则采用研讨方式,邀请专家参与讨论,加强与CIO的沟通交流,提高他们的能力。
发达国家的经验表明,在组织推进信息化过程中,政府CIO起到了举足轻重的作用,这对于建立合理的组织结构,更有效地推进我国的信息化建设,有着积极的借鉴意义。
就上海市而言,目前还没有建立专职、权威的CIO职位,以及严密的组织管理体系和制度。要想建立CIO制度,除了吸收和借鉴其他国家的规律和经验外,更要结合上海市电子政务建设的实际水平,现行的行政体制和公共部门人力资源情况,进行系统考虑和整体谋划。