近年来，我国不断强调加强加快电子政务建设。所谓电子政务，就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时问和窄间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。
电子政务本质上是信息化和网络化下的“办公自动化”(简称为“OA”，即Office Automation的缩写，以下同此)。我国的办公自动化大致经历了以下三个阶段，第一阶段的主要标志是办公过程中使用现代办公设备，如传真机、打字机和复印机等；第二阶段的标志是办公过程中广泛使用计算机和打印机进行文字处理、表格处理和人事、财务信息的数据库管理等；第三阶段出现了飞跃，实现了以数据为核心到以信息交流为核心的转变，主要标志是办公过程中信息技术与网络技术的应用，目前我国大部分省市均已进入了此阶段，但还有少部分省市处于第二阶段甚至第一阶段。
电子政务对政府部门固然重要，但同时它也对高校产生着深刻的影响。如何加强高校办公自动化在信息技术与网络技术高速发展下的建设是摆在高校面前的一项最现实最紧迫的任务。
一、高校实现信息化和网络化的办公自动化的特点和必要性
(一)高校管理涉及的信息量大而复杂
高校管理中不仅涉及一般事业单位管理必须有的信息(如公文、档案、财务、人事和资产等管理信息)，而且还涉及学生、教学、科研、学位等信息。在信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”，所以需要通过推行OA来改善管理手段，提高管理水平，增强高校核心竞争力。
(二)高校管理的空间距离越来越大
随着合并类高校和多校区办学高校的增多，校区之间的空间距离也越来越大，在这种情况下，就更需要网络化的OA来沟通其信息的传输和管理、指挥系统。就如尼葛庞洛蒂所言：“在数字化的世界里，距离的意义越来越小。”
(三)高校管理工作流程的多样性和交叉性
在高校管理中，每项工作都有其相对固定和规范的办理过程，有着专门支持和推动工作流转的机制、部门和人员，但各项工作中又有一定的交叉性，而往往在交叉范围内由于人为因素太多，缺乏全局观和系统观，造成工作的延误和错漏。通过OA从整体上对各流程进行规范化的有机整合，减少操作过程中的人为因素，才能使管理朝着高效高能的目标前进。
二、高校办公自动化可以具备的功能
(一)网络化的高效办公功能
例如，学校某个部门要发一份文件，先由部门起草，经部门领导审核，相关秘书接办，再交办公室主任、相关校领导签署意见后，最后由文印室编号正式打印发文、存档。在办公自动化后，原本这些需要在纸质文件上进行的流程，全部可以从电脑上操作，无疑在一定程度上节约了文件流转的时间。但基于网络化的办公自动化才是真正提升办公效率的关键，随着GPRS、CDMA、Wi—Fi等无线网络的普及，身份验证技术的发展(如VPN，多重认证等)，OA的应用可以突破只能在内网使用的限制，用户可以实现随时随地进入OA处理文件。另外，从文件由拟稿人起草开始，何人何时对文章进行了哪些地方的修改都能完整地记录下来，并用不同的颜色加以区分，甚至领导的签名的真实笔迹也可以通过某些硬件(专门的手写板)得以实现。除此之外，还可以有很多功能。例如，收发电子邮件、发布公共信息、各部门的通讯录等，部门还可以通过OA召集人员举行会议，而被邀请参会的人员可以即时得知邀请并反馈是否可以参会，这无疑比原来用电话通知参会人员更具有高效性，个人也可以根据会议或活动的安排及时对手头的工作进行调整。
(二)智能化的管理信息系统功能
各二级部门在其计算机的终端输入原始的各类信息(如原始报表、人员信息、原始财务数据等)，这些信息就会进入学校的总数据库，并可以自动得出所需要的各类综合性报表，而不必层层计算、统计、汇总。而拥有各类查看权限的用户可以随时查询到当前时刻对应的综合性数据。
(三)视频会议系统功能
一所大型的综合性院校或者多校区办学的高校，要举行一个所有二级单位负责人参加的会议，把这些参会人员聚集在一起开会，既要花费与会人员在路途上的时间，又要花费差旅费，还要准备适合的会场，通过网络视频会议系统，所有的与会人员只要坐在自己的计算机前，就可以无视空间距离进行会议，并且还可以对视频会议直接进行录音录像。
(四)辅助决策功能
决策是根据预定目标作出的各种行动的决定，是办公活动的重要内容之一。领导层决策的正确与否往往会对一所高校的发展产生最大的影响。通过网络投票、BBS等功能，广泛收集师生员工的意见，经过严密合理的统计分析，从而形成更可靠、更科学的可供领导参考的依据辅助决策。
三、建议
(一)从思想上转变现有观念
全球网络化是当今社会发展的必然趋势，随着电子政务的不断深化，高校办公自动化的必要性也日益凸显。要从根本上实现高校办公自动化，其首要条件是改变人们的传统观念，通过做好宣传工作，设置专门的培训场所，让对办公自动化系统不了解和不会使用的各类人员得到培训，从而真正认识到办公自动化系统比以往传统的工作方式的优胜之处，打心里认可这套系统。
(二)要因地制宜进行软硬件的开发
现在高校都十分重视办公自动化建设，也不断的充实有关方面的硬件，但并不见得需要一次建成。每个高校的实际情况不同，就意味着需要的功能不同，例如只有单一校区的高校可不采用网络视频会议系统。一套系统能否真正被应用，在足够的硬件支撑下，各高校在完善硬件建设的同时，应加大软件开发的力度，进一步提高软件的易用性和实用性。
(三)要重视相关制度的建设
俗语说：“无规矩不以成方圆”，在进一步加强依法治校的大环境下，办公自动化管理的过程必然需要相关的规章制度去规范控制，否则就实现不了办公自动化系统所能达到的目标。各高校在加强办公自动化系统软硬件建设的时候，也要细细思考制定什么样的规章制度才可以保证工作交流中产生的信息的严肃性?
如何防止虚假信息的产生?如何令每位教职员工信服这套系统?这些问题，都是高校在办公自动化建设过程中必须跨越的门槛。
(四)统一规划，分期实施
商校办公自动化建设和政务公开建设一样，都是一项长远而艰巨的工作。当局者必须在充分认识办公自动化的重要性和可行性的前提下，以一种长远发展的眼光来考虑整个自动化建设的规划，发展过程中细节方面可以调整但是总的方向必须与原规划保持一致。这才能避免在建设过程中重复建设的浪费情况出现，并有利于整个自动化系统的开展和应用。
黄河