摘要：档案信息化，就是档案管理数字化、网络化。中等职业学校档案管理信息化建设任重道远，需要从人才建设、设备建设、制度建设诸多方面进行努力。
关键词：中等职业学校档案管理信息化建设
1.中等职业学校档案管理信息化的必要性。随着中等职业教育的发展，在教学模式不断创新、教学范围不断扩大，档案管理逐步规范的情况下，中等职业学校行政管理和教学活动过程中产生的档案文件越来越多，档案管理人员工作量不断增加，传统的档案管理模式操作方法已不能适应学校发展的需要。学校档案不仅具备一般档案的特点，还有一些其它档案所不具备的特性——专业性、多样性、系统性、周期性、分散性，档案管理的复杂性显而易见。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。信息化的档案管理有如下特点：
1.1管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案——存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。1.2档案信息媒体多样化。传统档案信息媒体以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用，档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。1.3档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存贮以数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。
2.中等职业学校实现档案管理信息化的必备条件
2.1档案信息化管理的设备条件。2.1.1数据库管理和检索服务系统。档案信息的加工储存，由数据库系统来实现并通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统，是关系到电子档案库正常运行的关键。2.1.2通讯系统。网络和通讯系统是档案管理信息化的基础。只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。2.1.3用户终端。档案信息化管理应能使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率。
2.2档案信息化管理的管理规范。2.2.1统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则形式各异的检索目录，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。2.2.2规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所(如机房、库房等)的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。
2.3掌握信息化技能的档案管理人才。档案管理的信息化建设离不开立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的技术人才队伍。档案队伍的计算机技能素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。
3.中等职业学校档案管理信息化建设中的问题与建议
3.1问题与困难。
由于中等职业学校的档案管理信息化建设工作起步较晚，目前还有许多问题。对此笔者深有体会，例举如下：3.1.1设备购置难。实现档案信息化的基本要求是计算机的普及，互联网的开通。中等职业学校在本来财政资金就困难的情况下，这方面的投入就更困难，甚至根本就无法购置先进的现代化设备。资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用，使得中等职业学校档案管理信息化建设较之高等教育学校、义务教育学校，显得尤其步履沉重，举步维艰。3.1.2档案材料收集难。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使得重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性。另一方面，对电子文件原稿保存的忽视情况严重。目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视，随意对其进行删改，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
3.2解决问题的方法与建议。3.2.1加强档案管理人才的培养。人才培养是中等职业学校实现档案信息化的首要条件。笔者认为人才的建设甚至要先于设备设施的建设。因为人才确定事业成败。我们看到，一些单位设备先进，但是发挥作用有限；一些单位虽然设施设备暂时没有跟上，但在有限的设备中挖掘了大潜力。信息化时代，档案管理人才必须及时更新和充实自己的知识，争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才，争做网络档案信息管理人才，争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。总之，人才确定事业成败。3.2.2加强档案部门网上办公先进设备的配置。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。3.2.3加强电子文件全过程管理。由于电子文件的特性决定了其收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。同时在学校各部门应严格执行电子文档的归档制度，由专人负责，避免电子文档归档的错、漏现象。3.2.4采取切实可行的信息保护措施。加强使用电子档案的法律、制度的制定，用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。建立(1)加强网上用档的立法规定，严厉打击非授权访问现象；(2)制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报的规定；(3)严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)定期进行安全评估，不断改进、优化系统的规定。
综上所述，在档案管理信息化建设的新时期，中等职业学校档案管理工作既迎来了新的机遇，同时又面临着新的挑战。中等职业学校的档案管理者要提高认识，更新观念，克服困难，努力使档案管理水平迈上信息化的新台阶。
.参考文献：
[1]杨风仙《论新形势下档案管理人员素质提升对策》中小型企业管理与科技。[2]熊友菊《新时期高等院校档案管理特色初探》南昌高专学报。[3]何碧霞《高等院校档案管理如何达到和谐统一》
四川省经济贸易学校 叶君