湖州市机关电子公文归档管理暂行规定
来源:中国电子政务网 更新时间:2012-04-14

         第一条 为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》,结合本市实际,制定本暂行规定。

  第二条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。同时保障必要经费投入,改善相应设施条件,以保证电子公文的真实完整、正常运作、安全保管和有效利用。

  第三条 本规定所称的电子公文,是指各地区、各部门通过市电子政务系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

  第四条 市、县(区)档案行政主管部门负责对本区域内各机关电子公文归档管理的监督和指导。

  电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

  第五条 运用计算机系统进行公文处理、行政管理的单位,所采用的电子公文处理系统必须具有数据导入、导出接口,定期将应归档的电子公文制作脱机备份。

  第六条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

  第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,利用打印设备打印成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

  第八条 电子公文的机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。电子公文机读目录的录入必须依据《湖州市机关企事业单位综合档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求进行计算机著录。

  第九条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。

  第十条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发文登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。

        第十一条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或政府内网上进行交接。

  第十二条 通过存储载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

  第十三条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

  第十四条 归档的电子公文应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套, 一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

  第十五条 档案部门应加强对归档电子公文的管理,提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

  第十六条 归档电子公文磁性载体每两年抽样机读检验一次,抽检率不低于40%,光盘载体每四年抽样机读检验一次,抽检率不低于10%,发现问题及时采取恢复措施。

  第十七条 对于磁性载体上的归档电子公文每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。

  第十八条 归档电子公文要采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应作防写处理,直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20℃;相对湿度控制在35-45%。

  第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

  第二十条 本规定适用于本市各级机关,其他单位可结合实际参照执行。

  第二十一条 本规定未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

  第二十二条 本规定由湖州市档案局负责解释。

  第二十三条 本规定自公布之日起执行。