作者：邵正萍   
 
    编者按：国际档案理事会1993年建立电子文件委员会后，到1996年产生了三个报告，其中的第三个报告《电子文件管理：文献评论》对世界各国有并电子文件管理政策和思想的论文著进行综合评论。这个报告的第11章主要对欧洲国家的有关电子文件管理政策和理论的论著进行了综合和评论。透过这篇文章，我们可以看到欧洲国家电子文件管理取得的进展及一般状况。下文就是据此进行的编译。
　　在电子文件的研究方面，澳大利亚、加拿大和美国一直处于领先地位。相比之下，电子文件在欧洲的发展则有明显的不平衡。1994年10月在欧盟范围内进行的档案调查表明，尽管大多数国家都保存有一定种类和一定数量的电子文件，但各个国家参与电子文件管理的程度大相径庭。在管理电子文件的知识和经验方面，欧盟各成员国也相差甚远。
　　应该指出，欧洲档案工作者至今未对档案的信息化进程提供必要的支持，不仅如此，他们很长时间以来一直没有完全理解信息科学对当前文件工作的重大影响，这种被动的态度对于档案工作者的职业形象和新介质文件的保管都产生了消极的影响，面对新的挑战，档案工作者所遵循的传统原则及接受的培训已经表现了明显的不适应。因此，制订与实施一项以档案原则（以来源原则为核心）为基础的普遍原则以巩固档案工作者的现代化社会中的地位，其意义决不仅在于保护集体的记忆。

 
1. 德国
　　伯克逊和弗兰肯对德国电子文件管理现状进行了研究。根据他们的研究，在电子文件产生后，传统的文件与档案管理的区别已不甚明显，有关二者的区别主要由联邦政府机构去处理，而无需联邦档案馆的介入 。在德国，一般性的电子文件主要由产生部门进行管理，而无需考虑联邦档案馆的建议。于是，在联邦机关中只有电子文件管理的指南，而没有所谓法律程序、标准或要求。
　　沃尔夫·伯克曼在把德国州和联邦档案馆的情况与美国和加拿大的情况进行比较后指出，德国档案馆直到现在仅仅是把计算机技术应用于档案自身的行政管理，而没有积极去解决电子文件的管理与收集问题。这种不足在早期档案界讨论计算机技术对档案馆的影响时更加显著。
　　为适应联邦政府机构分散在波恩与柏林两地办公的情况，1994年5月开始，联邦政府着手开发远程网络办公系统。目前，该系统已具雏形，主要包括工作流程管理、文件协调与任务管理、公告与信息服务、文件登记与归档以及组织管理系统和技术管理系统开发的合作伙伴或项目成员，但是该系统处理文件的方法与政府机关的中央档案室制度完全一致，如都标有诸如收到日期、发文者、内容著录等信息。
　　在此系统中，登记员收文件要经过如下几个步骤，登记员根据预先编制的分类表赋予文件一个分类号在文件卡片盒中给它一个指示（在计算机中则以作者为标志）。这样登记员可以根据发文者检索文件。登记册就可以用作为一个机关文件的目录。文件登记工作完成以后，登记员将其归入相应案卷或建一新案卷。之后是登记员要将流通案卷交给发出该文件的部门的负责人。这些程序完成后，流通案卷将送到监督员手中，最后送到档案室归档。
　　迈克尔·威腾格尔在一篇文章中叙述了德国政府对于一般信息技术及特殊激光技术的采用。他断言，德国机关出关于法律上的原因不会接受电子文件。只有缩微胶卷可被看作纸质文件的替代品。文件管理系统产生的图像如如今也只有限地被接受。储存在电子或介质上的文件缺乏法律价值，不能被作为当堂证据。企图使之合法化的努力迄今也无效果，因为法庭认为这些介质操作起来不甚安全。
　　对于倡议中档案工作者要主动参与办公自动化系统的设计工作，马尔堡档案研究所所长阿格利卡-哈瑞兹表示支持。她认为只有通过注重文件产生的最初目的，才能保证其持续性的二次利用。她赞成文件作为证据以及通过职能来鉴定文件价值的观点。彼得·保尔在一篇文章提出德巴登-伍腾伯格州的档案部门已开始参与了办公自动化系统的设计，这是令人鼓舞的消息。

 
2、荷兰、瑞士、法国、意大利
　　（1） 荷兰。在荷兰，档案机构一直是政府机关的中央库房。虽然众多机构非常依赖电子文件，但荷兰档案馆由于法律原因一直未确认电子文件的最终地位。
　　　虽然各级政府机构在其工作中对电子文件的利用与日俱增，但它并没有带来文件与档案管理方式的根本变化。因此，大多数机构仍然保存着双重信息系统：一个是电子的，一个是纸质的。事实上，尽管由电子信息构成的工作性文件已经在政府文件中占到了相当的比例，但只有纸质信息才能最终成为机构的正式文件。
在荷兰，为了形成正式文件而将信息置于纸上的原则并未被各机构所遵守，因为这样做具有明显的负作用。由于政府工作中形成的重要电子文件并未成为正式文件的一部分，同时，电子文件管理系统也不适合档案管理要求，因此，两个系统都是不完整的。电子系统中的信息应有一相应的纸质载体的做法阻碍了电子信息环境中对"文件"和"档案"概念的认识。
　　（2） 瑞士。瑞士档案馆已相当主动地介入到电子文件的管理与控制当中。一个关于联邦行政部门办公系统战略与协调的文件已详细阐明了瑞士联邦档案馆的角色，该文件认为档案馆应该接收电子文件。联邦档案馆可以建议并支持政府机构管理电子信息，如产生、登记、形成电子文件与数据。该文件对包括档案包括档案馆与档案室在内的瑞士联邦机构应该彩的标准文件管理系统进行了描述，这个系统对文件的产生、登记、处理、打印、归档和移交都有一定的影响。
　　（3） 法国。法国国家档案馆当代档案中心主任米切尔.康承女士定道：一项关于保管一般电子文件和特殊数据库的"康斯坦司"计划早在1978年就已制定，但直到1982年才开始真正执行。该中心到1992年底已接收了5230个数据库，大约450万盘磁带，每五年重新复制一次，有四名档案工作者在技术人员的配合下做这项工作。这个项目试验用光盘用光盘存储，但他们认为用磁带更好。
　　在作者看来，中心似乎只是一个保管非现行数据库的库房、丝毫不参与办公自动化系统的设计与控制。
　　（4） 意大利。意大利公共行政部门与私营部门至今尚未引进新的文件保管技术。1994年以来，新立法已经承认了光盘文件的法律价值，虽然这一点不易被遵守。显然，档案工作者和管理者在一段时间中将不得不对引给予更多的研究与注意。档案工作者对最近的立法深表忧虑，因为这将使传统的文件可能不经档案管理部门的任何授权或控制就转化成光盘形式或电子形式。自动化系统只受到技术规则的保护，而不考虑和分析其中的外交因素与档案因素。这对于一个将其公共行政行为置于书面文件基础上的国家来讲是一个严重的限制。
　　虽然意大利在文件管理系统方面的研究起步较晚，但目前许多组织都在尊重档案要求的前提下研究和试验文件保管系统，并运用模拟技术，将档案室系统、文件组织、文件流程及行政程序的特殊要求结合在一起。

 
3．瑞典及北欧国家的联全计划
　　瑞典国宝档案馆不公是国家档案文件的保管部门，而且是国家文件管理的最高权力机构。因此，它从第一代电子文件产生时起就着手对其管理，直接负责制定机关电子文件管理政策、参与有关电子文件的立法及各机关信息系统的设计。瑞典国宝档案馆早在70年代中期已宣布电子文件具有"官方文件"性质，与传统纸质文件具有相同的法律地位。自那时起，它一直在监督与制定政府机关电子文件管理的详细规则与一般建议，制定了电子文件的产生机构对电子文件进行长期保管及最后向档案馆移交的规则。
　　当瑞典行政部门开始产生电子文件这后，政府成立了一个以国家档案馆馆长为主席的委员会，调查这项现代技术所涉及的档案方面的诸多问题。由于委员会的工作，电子文件从其产生时起就被看作为"文件"。调查产生了几个报告，1976年的报告宣布电子文件具有与纸质文件相同的地位，应移交国家档案馆保存，并与其他档案一样服从同样的利用规则以适应新闻自由法所规定的自由利用。
　　瑞典文件和档案管理一直服从源于新闻自由法的法律系统。"使利用成为可能"的观念一直支配着有关档案与文件管理的讨论，也一直影响着瑞典档案理论的研究。例如，档案法宣布公共档案由公共文件组成。一个机构产生或接收的所有文件，包括文字、图像形式及任何可读、可听式借助计算机及其他技术能被理解的文件都是公共文件。因此，所有能被人类理解（读到、看到或听到）的文件均被认为是公共文件。自然，收到的电子邮件、从外部数据库得到的数据也被认为是公共文件。
　　国家档案馆1995年完成的一项调查研究表明，调查中的一些机构对电子文件是否需要长期保管主要取决于文件对其产生机关是否有用，而非根据政府的规定。研究还发现，系统文件经常是不充分的，因为它们是私有的。解决这一难题的可行办法之一是对档案工作者及其在信息技术领域的同事进行相应培训。这个研究形成了两个分报告，主要对电子文件及所谓"电子档案数据"的理论概念进行了分析。可以说，瑞典国家档案馆不公关注电子文件管理的实际问题，而且注重理论与观念问题。这与那些电子文件管理理论与建议主要产生于大学和研究机构的国家相比是一个进步，介这些理论对政府办公环境产生的影响十分有限。
90年代中期，瑞典国家档案馆参加了一个计划，从档案工作角度对电子文件管理的软件设计提出要求。
　　北欧国家在1993-1996年间完成了一项旨在提高各自国家档案馆电子文件可利用性的联全计划。这一计划包括以下各个部分：开发软件使平面文件形式的数据库文件转化成关系数据库格式；调查转移到公共档案馆的电子文件系统利用的可行性；分析需长其保管的电子文件的不同整理方法。
　　报告确认欧洲档案馆至今只接收了第一代电子文件，一般为政府数据库。从平面文件转达化成关系数据库将产生一个不同于原文件的有效的数据库结构，因此，关系数据库版本被认为是"利用者复制版本"，原文件则被认为是"原件"。对于边转化了的数据库进行在线利用是相当昂贵的，但从备份载体上转化不到30分钟就能完成。适合长期保管数据库文件载体有三种类型：dat-dds、8mm和dlt。它们都是铁基磁带，不过保管这种磁带必须预防高温和空气污染。

 
4．俄罗斯
　　尽管俄罗斯一些法律要求电子文件要移交和保存到州档案馆中，但效果非常有限。大多数档案馆由于缺乏资金及人力，不愿意式没有能力接收电子文件。苏联的解体也增加了这个问题的难度。即使电子文件产生机关的档案部门也无充足的资源保管过期的电子文件。
本世纪60-80年代，与本方国家相比，俄罗斯的信息技术相对落后：主要在有关高技术企业和机构（如空间工业、军事工业、航空工业和冶金工业）产生了许多科技信息系统与数据库，但大部分存于主机上，通常只供内部利用，从未互相连接，还有许多重复性副本和补充性文本……如今，情况正在迅速改观。由于pc机与网络技术的运用，办公自动化系统发展很快，不断产生新的电子文件。数据库内容也有所改变，从单纯的技术与科研信息到商业信息、利用信息、从事信息；不仅在公共部门，就是么人银行、股票交易易所、私营传播媒体也产生了电子文件。仅一个数据库目录就收录了3万个数据库。
　　俄联邦国家档案局有2000多个档案馆与文件中心。文件移交至档案馆之前，保存在各部门档案室中，但这些档案机构只利用传统纸质文件，尚未解决电子文件的接收问题。
　　俄罗斯国家档案馆正面临两难选择：或开始电子文件的中央储存与保管，或让其留在原机关，但这样做可能会导致电子文件的损坏。目前，大部分州及地方部门档案馆不提供对电子文件的大量存储与长期保管。
对文件进行临时储存的各部及其他机关档案馆的状况犹其糟糕，尽管它们与部机关紧密联系。一半的档案馆无专门的存储空间与人员。在此情况下，将文件转化成新载体或数据格式，要对电子文件提供适当的保管条件，是相当困难的。