因审计对象的信息化,审计也开始进行信息化,金审工程由此而来。在国家审计署已经完成金审工程一期建设,规划二期建设时,基层审计机关的金审工程建设也在紧锣密鼓的进行,笔者正是在这种大环境下以计算机专业人员的身份进入审计机关,参加金审工程建设。
一、 实践与经验
在领导的高度重视和强力推动下,在同事们的支持配合下,我们在今年进行了金审工程的实践。
1、 完善硬件设施建设,充实基础
金审工程的硬件基础是计算机和信息设备。为此,局里投入资金14万元,共配置台式电脑7台,笔记本电脑16台,做到每个股室有台式电脑,每个审计小组有笔记本电脑,同时,为方便审计取证配置扫描仪、数码照相机;为方便资料交换配置优盘和移动硬盘。为方便资源共享配置服务器和数台打印机,基本满足需要。
2、 建设局域网和数据中心,提供服务
一方面根据笔记本电脑和台式电脑并存的现状,建成无线局域网和有线局域网,实现二网合一。另方面,用一台服务器建立小型数据中心,24小时开机提供数据资源共享服务,配置打印服务器,提供公共打印服务。
一是档案资源共享。把历年所有的案卷年份、编号、标题等索引资料全部整理入库,存入数据中心的一个EXCEL文件,任何人需要查阅档案,只需通过网络在此文件模糊查找就可以找到案卷所在的具体位置,避免在档案室东查西找,极大的提高查阅档案的效率;同时,对2007年所有的档案都以电子存档的方式存在数据中心提供共享,日后如需要查阅2007年及以后文档,就可以直接在局域网上查询。
二是审计文书共享。把审计署统一的文书和经常需要用到的文件,全部整理一份样板,任何审计小组制作文书时,只需通过网络在数据中心拷贝一份样板,根据实际情况稍作修改即可,既规范审计文书制作,又提高工作效率,同时还保证美观统一。
三是学习资料共享。我们把一些计算机教程视频录像、审计专业资料、常用软件及各种学习资源等放在数据中心,使大家随时随地可以学习这些资料,推动了学习型组织建设。
3、 开展培训和小组讨论,提高计算机水平
一是开展集中学习。春节刚过,局里即开展计算机大练兵,全局全部干部统一集中开展为期一周的计算机操作知识和金审软件应用学习,这样的集中学习今年共开展两次,可以普遍的提高全局所有人员计算机水平。
二是开展小组讨论式学习。每个审计小组都是一个计算机讨论小组,每三个月进行一次集中讨论,重点解决工作中遇到的计算机问题以及金审软件使用方面的难点。
三是学习成果集中。所有的学习中遇到的普遍问题都以备忘录的形式存进数据中心,方便其它小组在同样的问题前少走弯路,也巩固学习成果。
4、 组建核心团队,推进金审软件应用
因为审计人员的学习进度不尽一致,我们从每个审计小组抽调1名业务能力强、计算机水平高的审计人员,集中到一个虚拟的核心团队,这个团队的目标就是使用金审软件,进行计算机审计实践,全年共进行了多个项目的计算机审计探索,开展了一个审计项目的计算机审计实践。同时这个团队的成员也可以推动各审计小组对金审软件的使用。
总的来说,我们的计算机水平提高,工作效率提高,金审软件的应用也有了开始,整体的信息化水平大幅提升。
二、 问题与思索
纵观以往及这一年来的实践,我们也遇到了一些问题。
1、 基层人员计算机水平普遍不高
一是因为基层审计机关配置计算机时间晚。署、厅机关由于很早使用计算机、经常使用计算机,其计算机水平普遍较高。而基层审计机关则正好相反,以我局为例,全局40余人,2001年配置了5台计算机,2006年配置了6台,今年才大规模配置。所以配置晚,使用少,水平低。
二是因为基层审计机关人员结构不完善。一方面年龄结构不合理,整体偏大,学习兴趣减弱,况且以前也未怎么使用计算机,应用起来难度加大。另一方面缺乏计算机人才,由于审计机关历来作为财务类专业机关存在,忽视计算机,也未引进相关人才,计算机专业人员的缺失使推进力度和效果大为减弱。
三是缺乏约束力和长效机制。以往大部分的文书制作等都是笔写好再交给外部的文印店,少部分也是个别同志用计算机整理打印,大部分人员很少需要使用计算机,偶尔也是打打牌休闲一下,而现在随着金审工程的推进,金审软件的应用推广,每一个审计人员都必须熟练使用计算机。但并没有约束力,金审工程的建设并未加入相关考核,所以并未引发压力、引起重视。
2、 OA软件无法满足需要
目前基层应用的OA软件还是《统计管理软件的升级版》,其功能严重滞后需求,只能统计,无法满足信息管理、人员管理、项目计划管理、公文签发、审计资源共享等一系列功能。如果这套软件只需要一个审计人员做档案统计,而不需要每个机关工作人员参与,也就无法提高信息化水平。而我们目前利用数据中心实现的部分共享尚有很多缺点,如不具约束力、无法保密、可抵赖、信息不安全,只起到了一个简单的共享作用,而非真正的信息化。
3、 金审软件在基层难以应用
一是因为被审单位帐务特殊性。一方面是帐务简单,与署、厅不一样的是,基层审计机关,审计单位多、涉及资金少,被审机关帐务简单,使用金审软件进行计算机审计犹如杀鸡用牛刀。以我局为例,我们审计的单位一般年运用资金50万左右,简单的几本帐就结束了,翻一下帐只需要一天,而为了几十条记录而动用金审软件,似乎有点小题大做。另一方面是因为基层更重视原始凭证检查,因为帐本简单,审计原始凭证尤为重要,根据我们的基层审计经验,大部分基层会计人员往往在这方面犯规,如招待费,用金审软件一查就是招待费多少多少,而只有查阅原始凭证才会有所发现。所以对于小规模审计我们一般回避使用金审软件。
二是因为计算机水平要求高。金审软件要求项目组每个审计人员都使用用计算机来履行审计职责,在目前基层审计机关计算机水平不高的情况下,这是致命的弱点,业务能力强的不一定能够使用计算机进行审计,所以对于大型审计项目,由于人员计算机水平参差不齐,金审软件就变成了辅助审计工具。
三是因为计算机审计方法欠缺。在AO2008里,只有极少数的计算机审计方法。可能由于财务秘密性特点,在署、厅网站及任何方面,我们均未能够找到计算机审计案例方面的书籍,少数应用金审软件的成功经验也是在署、厅,与基层形成了非常明显的知识断层。虽然每年有计算机审计培训,但基层在缺乏知识经验支援、缺乏参与实践的情况下,也难以应用金审软件,开展计算机审计。
三、建言与期望
1、 加大硬件投入、完善人才结构、加强培训力度
有必要加大基层审计机关的信息设备等相关基础性硬件投入,筑建金审工程的硬件平台。有必要在各级审计机关引进计算机专业人才,使其作为动力源不断推进金审工程的应用,提高审计机关信息化水平。有必要加强对现有的审计人员和工作人员的计算机培训力度,努力提高其计算机水平,以适应新时代审计人的知识要求。
2、 加快软件开发速度、完善软件功能
基层迫切需要一套先进的OA系统,满足审计机关要求,如扁平化组织结构、服务型机关、业务型机关等。也需要针对基层现状思索AO审计软件的小规模项目应用方法,这样,肯定会极大的促进基层应用的热情和动力。
3、 加快部署、提高推广应用速度
希望署厅能加快金审工程的推广速度,有好经验,充分利用互联网,发挥署、厅网站核心作用,快速推广。有好系统,争取资金,安排人员,快速推广。尤其是《审计管理系统》的部署,署、厅加快一天,基层节约一月,正如“山中方七日,世上已千年”。因为基层人员、资金实力有限,国家审计署、省审计厅在信息化方面应作为基层的核心支撑点,如建立开放型网络服务空间、开放型网站,这样市、县、区级审计机关就直接使用署、厅的开放平台,避免每个基层机关购买服务器、建设专用机房等,大幅节约资源。
4、 建立全国性数据中心和审计内网
由于审计机关的相似性,我们迫切需要全国性的数据中心,如:法律文库数据库、专家数经验据库、计算机审计经验数据库等,有这些核心数据库作为支撑,可以消除知识断层,提高工作效率。我们也需要全国性的审计交流内部平台,促进学术交流、经验交流、人员交流,产生思维碰撞,使整个审计系统焕发出勃勃生机。尤其是计算机审计经验,基层知之甚少,极为需要。
总之,基层渴盼金审工程,但由于种种原因使OA和AO应用还处于初步,对于如何更好更快的在基层实施金审工程建设,我们做了些尝试和摸索,抛砖引玉,希望大家指正。(作者:湖南省洞口县审计局 尹华健)