摘要：随着电子政务的迅速发展，审计机关也应与时俱进，大力推动和促进本机关电子政务的开展，加强审计机关的信息化建设，以更好的履行审计机关职责，为国家的经济建设服务。金审工程是首批列入国家电子政务工程的建设项目，它的实施将对审计机关的档案管理工作产生巨大影响。本文通过简单介绍金审工程的功能，初步分析其对审计机关文件档案管理模式转变产生的影响，并指出了在此基础上审计机关综合档案室的发展趋势。
关键词：金审工程 审计机关 档案管理 影响
我国审计机关作为国家重要的经济监督部门，在维护国家财政经济秩序，促进国家经济宏观调控和廉政建设，维护经济秩序，保障国民经济健康发展等方面发挥了重要作用。我国加入WTO和社会主义市场经济体制的确立，给审计机关履行审计监督职能带来了极大的挑战。审计机关必须加快审计创新，构建电子政务平台，大力推进审计信息化建设，运用现代高新技术手段，全面提升审计工作层次，更好地适应信息社会对审计工作的需求。
国家信息化领导小组200x年第一次会议，决定在"十五"期间建设电子政务一期工程，把电子政务建设作为我国信息化工作的重点，政府先行，带动国民经济和社会信息化建设，加快10个重要业务系统的建设，其中包括审计系统"金审工程"的建设。金审工程列入国家电子政务一期工程，使审计信息化工作进入了一个崭新的阶段。金审工程的全面实施对审计机关的档案管理工作将带来巨大的影响，审计机关应凭借金审工程的契机，转换审计档案的管理模式，以高效率、高质量、高利用率更好地为审计事业服务。
一、金审工程的基本功能
金审工程的实质是以成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖审计系统各部门的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。而对于常说的"无纸化办公"，可以理解为"电子政务"的一种特征和表现。
金审工程应用系统包括建设联网审计系统、审计应用平台、审计业务系统和信息资源库。其中审计业务系统用于处理审计机关办公决策、机关事务管理、审计业务管理和审计项目实施，是由一系列应用软件在审计应用平台基础上集成的有机整体，它包括办公决策分系统、业务管理分系统、审计实施分系统、审计支持与服务分系统等内容。实现金审工程的物质基础是计算机与信息技术，主要包括三个部分：一是审计机关内部的电子化和网络化；二是审计机关部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是审计机关通过网络与被审计单位等之间进行的双向信息交流。由于金审工程是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，因此它具有四大功能：
1、公务处理功能
审计机关每天都发生大量的行政公文草拟、审计文书拟稿、审计计划编排、审计方案拟定、审计对象调查，以及文件收发、归档整理、督查催办、文印打字、会议组织等繁忙的公务，实现金审工程可以把上述繁琐的事务性工作，运用计算机来完成数据的处理，将会节省人力、降低办公成本和提高工作效率。
2、信息管理功能
办公业务信息的控制管理是办公管理的最基本功能，实施金审工程，可以完成日常的各项信息处理任务，即从审计项目的计划、统计、调查、方案、实施到被审计单位基本情况和质量控制系统等信息的收集、加工、存取、提供、利用和反馈，均通过金审工程的网络应用系统完成。金审工程通过信息管理手段，把各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、优质的功效。
3、信息共享功能
金审工程网络系统分为中央级网络和地方级网络，审计系统各单位的信息可以分为内部使用和共同使用的信息，共同使用的信息为共享信息，金审工程第一实现了审计系统各单位自身的信息共享；第二实现了审计系统各单位之间的信息共享和实时通信；第三实现了审计系统与被审计单位等之间进行的双向信息交流。建立金审工程的主要目的之一就是解决共享信息的提取和共享利用，减少信息冗余，提高信息利用率和综合管理水平。
4、辅助决策功能
一方面，金审工程的建立，能自动地采集和分析信息，提出各种可供领导参考的方案，可作为办公自动化辅助决策的有力手段。另一方面，审计机关通过网络与被审计单位等之间进行双向信息交流，使审计机关对被审计单位的情况进行动态跟踪，这对审计年度计划的科学编排起着辅助决策作用。辅助决策是一种高层次的、智能型的系统，它能根据大量的原始数据自动作出较符合实际的决策方案。
二、金审工程环境下文件、档案管理模式的转变
按照金审工程网络系统、应用系统的功能需求和建设内容，金审工程实施后，按照其工作流程，文件、档案管理模式将出现新的转变：
1、文件、档案传递方式转变
由于计算机具有科学计算、数据处理、实时控制、智能模拟文字处理等功能，因此在数字处理和文字处理等方面，越来越显示出强大的潜力。依靠计算机网络技术和存储技术，可以将多台计算机、工作站和终端联结在一起，实现信息交换、资源共享。依托通讯技术、计算机网络技术与文字处理和多媒体技术相结合，进而使办公自动化、信息传输等成为现实，通过金审工程电子政务系统，在办公室就可以发送和接收各业务部门的文字、图像、声音、影像等各种审计信息的电子数据，而不必象以前依附一定的实物载体。同时档案的传递方式也就会发生变化，目前笔者所在单位已经实现了移交纸质档案和通过计算机网络移交电子档案的同步进行。
2、文件、档案保存方式的转变
由于文件的文稿草拟、文件收发、文件传递、督查催办、文印打字等办公环节可以通过计算机完成，作为文件的各种要素均在数据中完整存储下来，文件中的各种原始信息在网络中实现整体
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传输，用户在网络中可以获得一个文件的整体内容，包括文件原始格式、印章、签发、内容等。因此，随着金审工程的完善，人们对纸质文件的依赖性将逐渐减弱，而更多地通过金审工程应用系统，在各审计实施环节保存、获取和利用相关的电子审计信息。
3、文件、档案管理方式的转变
在金审工程环境下，电子文件的管理将变得越来越重要。由于当前计算机技术自身存在各种缺陷，以及审计文书法律效用的要求，审计机关对审计文件的管理和利用仍然采用"双轨制"，即文件电子数据与文件实物载体同时并存。但是，从长远来看，随着计算机技术的发展，数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决，电子文件将不断增加，很有可能取代纸质文件，因而，纸质载体的文件数量将不断萎缩，只保留一份归档。实施金审工程的最大特点就是减少纸质文件流转，通过政务平台以数字化形式进行传递。因此，对不断增加的文件、档案电子数据，传统的文件档案管理方式已不能适应审计工作的要求。审计机关转变文件、档案的管理方式应做到如下几点：一是从制度建设入手，建立健全电子文件、电子档案的管理办法；二是档案工作者要转变观念，更新知识，既要进行档案专业知识的学习，又要加强计算机知识的培训，不断提高自身素质，更好地管理电子文件和电子档案。
三、审计机关综合档案室的发展趋势
根据以上的特点及变化，在金审工程环境下，随着电子文件和电子档案的不断增加，审计机关中保管各级文件、档案的综合档案室，将面临着两种发展趋势。
（一）档案室呈功能萎缩的趋势
第一种趋势是档案室功能的萎缩。金审工程的建立，在审计机关实现无纸化办公，档案室将不再有大量的纸质文件档案或特殊载体档案进馆，电子文件将置于各机关办公室（或审计署办公厅）的信息中心管辖之下，由信息中心将电子文件和档案数据实行统管，虽然电子文件管理机构可以将文件数据备份后移交档案室，但那已经失去了档案室作为文件最终管理机构的意义，档案室将成为真正管理机关历史档案的机构，其存在的空间将变得非常狭小，最后有可能成为信息中心的附属机构。
（二）档案室呈功能壮大的趋势
第二种趋势是档案室功能的强大。在这种情况下，审计机关的所有文件、档案、信息完全置于档案室的管理之下，档案室成为本机关现行文件、历史档案资料及其数据的保管重地，档案室将实现职能的转型，档案室的地位将迅速提升，这是一种机关档案室发展壮大的趋势。如前所述，金审工程的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，实现审计机关的"无纸化办公"，因此电子文件大量产生，档案室中纸质档案的数字化速度也将加快，导致了档案实体与其所包含的信息内容分离速度的加快，文件与档案的界限变得模糊起来，文件、档案实体与电子信息同时并存于档案室，档案室将承担起文件、档案实体管理及其电子信息管理的重任。档案室通过金审工程平台向利用者传递电子信息将逐步成为其重要的工作，随着功能的增加，档案室的任务将发生根本性的变化。那么，这些功能的扩展，使档案室不再是纯粹的档案实物载体的保管基地，更加突出的将是信息管理机构及数据的传输枢纽，随之而来的是档案室将获得更大的发展空间。在这种趋势下，档案室的功能将得到扩展和延伸，档案室将逐步发展成为"机关文件管理中心"、"档案信息管理中心"、"档案信息传输中心"等多位一体的机构。
1、文件管理中心
金审工程的实施，审计机关必须有专门机构来综合管理大量产生的电子文件。依据国家有关法律，档案室作为机关文件的最终归属地，以及与文件管理密切关联的部门，在文件与档案转换间隙变得不清的情形下，由档案室承担文件管理是顺乎自然的问题。档案室可以将自身的功能延伸前置文件管理之中。
2、档案信息管理中心
金审工程的实施，在纸质档案形成的同时，伴生的电子档案信息，需要实行同步管理。随着金审工程的实施和完善，审计机关档案室将逐步演化成为信息存贮地，成为强大的档案信息管理中心（电子档案室）。
3、档案信息传输中心
伴随档案信息管理中心的建立，借助强大的信息网络，档案室将不停地"吞吐"档案信息，既将各个部门形成的电子文件纳入管理，同时，通过网络满足不同利用者的需要。这样，档案室就承担起档案信息传输职责，成为机关的档案信息资源交换中心，以此为基础建立起来的档案信息网将成为审计机关不可缺少的"公共服务网"，使档案资源得到充分的共享，从这一意义来讲，档案室将成为信息传输的中心枢纽。
可以说，计算机技术的发展，金审工程的全面展开，审计系统机关档案室的发展有喜有忧，我们应该凭借金审工程的契机，使审计档案事业发展壮大，实现档案室的职能转变，转换审计档案的管理模式，以高效率、高质量、高利用率更好地为审计事业服务。(审计署广州特派办 黎朝晖)