来源:中国电子政务网 更新时间:2012-04-15
背景资料
杭州市档案馆的档案管理信息化始建于1989年，经过十几年的发展，现有档案目录数据库记录1225694条、全文扫描122215页，各部委办局55家单位电子文件数量31606件、1510卷；192盘人口普查数据；缩微胶片524盘（625万页
杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。杭州市档案局对档案的处理程序是这样的：接收档案时将检查档案确认无误后并填写移交接收单—专业档案业务人员对接收下来的档案进行整理—相关业务人员再行检查无误后归档入库保管。
工程实施前，杭州档案局已建成的内部局域网主要通过DLINK等设备构成，通过一台思科2600路由器与市政府连接，通过一台代理服务器与局外部门外网连接；有20台工作站、3台服务器、5台低速扫描仪；还没有办公自动化软件。
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随着"阳光政府"、"透明政府"等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在全国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。
档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要目标。而且用条目进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
不仅仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐，查询者先要查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
而且档案的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局（馆）馆藏档案以纸张的存储介质为主（25万卷×100页=2500万页），辅助的存储介质有磁带（录音带（98盒）、影像带（400卷合规格有3/4和1/2）），黑白照片、彩色照片（10000张）和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手工进行。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。
点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了"先行者"的种种艰难，这其中又以确定需求分析下的功夫最大。信雅达和杭州市档案馆在项目之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后再同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和流程进行了多次改动，前后共经历了三个模型，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式。
在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。这个平台基于IBM的DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。
档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现电子文件元数据、安全性、共享性、法律效应的实现，并且实现办公事务工作包括机关公文管理（收文、办文、拟文、发文、传阅、归档等）和事务管理（会议管理、日程安排、通知通告等）等功能。
这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出"服务"的信息化建设理念，即利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点仅仅放在档案资源的数字化上。杭州市档案局对网上档案馆项目的定位是"涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者（单位或个人）和档案管理者（全市各档案馆室）需求为目标来建设实施。
建设历程
(1)客户在实施本系统之前，还没有一个完整的系统能够在全局范围内统一使用，导致客户对本系统的需求不明确，甚至存在个别用户对怎样利用计算机能更方便的处理自己的业务工作都不明了的情况。
解决办法：先实现了一个在基本了解客户需求及其业务工作范围、内容的基础上，开发出一个原型系统让用户使用，在使用后，通过召开3轮持续了将近3个月的客户沟通会议，让用户在使用原型系统的基础上，提出对自己业务工作的修改要求，从实际角度出发，为用户实现了功能完整、操作简单、使用方便、界面美观的系统。
(2)客户是一个综合性档案馆，原有的基于Access的历史数据比较多，且数据库表存在“数据数量多、数据结构杂、数据格式乱、数据表格繁”的现象，Access数据库根本不能满足海量数据的存储、查询的性能要求。同时，作为服务性事业单位，外来利用者对这些数据的使用又要求比较频繁。
解决办法：通过对历史数据的整理，将其中具有统一格式要求的数据导入到DB2临时库中，并建立历史数据查询模块，提供了一个暂时性的查询平台，既满足了利用者的需求，又对原有数据的存储和查询性能提高了一个台阶。
(3)编码过程及测试过程都是基于windows操作系统进行的，而要求的操作系统为AIX，这就存在一个从windows到AIX的数据移植和功能稳定的过程。
解决办法：在用户试运行阶段，部署两套系统，一套运行于windows操作系统，一套运行于AIX操作系统。在使用过程中发现问题并解决问题，在AIX操作出错的情况下，系统切换到windows平台，不影响用户的使用；在实施人员解决好AIX操作系统中的问题后，再将整个系统切换回来。同时，安排专人对原有存储在windows下的数据进行移植，保证了数据不丢失。
(4)问题：系统采用IBM CM，该存储平台在国内于综合性档案系统的使用还是第一次，对存储平台的不熟悉，导致实施过程中发现的一些有关IBM CM的问题的解决会延续较长的时间。
解决办法：安排专人对IBM CM出现的问题进行跟踪解决。既保证了技术问题的解决，又不影响其他人的工作。
技术资料
系统架构
档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层——服务层——存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。
办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过CommonStore for Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。
档案数字化系统形成的计算机文档，通过接口存储到内容管理平台中进行存储和管理。
各系统通过EIP Toolkit可以检索访问内容存储平台中存储的各种数据，其中视频和音频文件以流媒体形式提供，在检索下载的同时提过对视频和音频的调阅、查看。
整个系统平台具有丰富的文本处理功能，包括文本分析、全文检索和语言检索等。
应用效果
(1)纸质档案方面的应用效果：系统应用后，对原有纸质档案进行扫描加工成影像，目前已经对中共杭州市委（办公室）、杭州市人民政府（市府办）、杭州市园文局（市园林管理局）共3个全宗的7000多卷案卷进行了数字化影像加工，完成了近700000页的影像加工。对这些档案的调用，可直接在网上进行操作，不用调实际纸质案卷进行查阅，大大缩减了外来利用者的查询时间，既方便了外来利用者，又提高了工作人员的工作效率。举例来说，使用本系统之前，查阅一份案卷，要经过“纸质目录查询->得到纸质档案的所在地址->接待人员递交所需档案清单->库房人员调出档案->接待人员登记档案->利用者使用->接待人员索回档案->库房人员入库”这样一个繁琐的流程，利用者不方便，管理上也不方便，还可能造成纸质档案原件的破损。使用本系统后，只需要经过“接待人员登记利用者->利用者登录系统直接查阅影像”这样简单的两个步骤，就能满足利用者的查阅档案的需求，大大减少了业务流程。两者相比较，前者查阅到一份档案并进行实物查询需要半天左右时间，而后者仅需要10分钟。
(2)局内办公方面的应用效果：杭州市档案局在实施本系统之前，并没有自己的办公自动化和业务操作系统，工作人员都是在纸张上记录台帐，或者在计算机里面以个人Word文档、Excel表格的形式对工作内容、工作成果进行记录。各个处室领导、局领导不能即时得到自己处室的工作人员、局内工作人员的工作情况、工作内容和工作成果；局内各工作人员之间的交流也不方便。本系统实现了办公自动化和业务处理的统一，工作人员均可在自己的岗位上按部就班的操作，实际工作内容、成果都能实时反馈到处室领导、局领导手中；工作人员之间也可利用本系统进行沟通交流，这就能大大促进了领导对工作的决断。举例来说，使用本系统之前，办公室在收到市政府的发文之后，需要将发文打印多份，然后在相关处室进行传阅。一份文件在各相关人员间传阅签字完毕，最快也需要半天左右的时间。使用本系统之后，办公室收到市政府的发文后，只需要在公文处理中进行转发，各相关人员能同时收到发文并查阅签字，一份文件传阅签字完毕，只需要半小时左右。同时，领导可在即时查阅到工作人员是否已经查看过发文。
（3）政务外网中利用方面的应用效果：在政务外网中，各部委局办工作人员利用公务员邮箱进行统一登录的功能，只要使用自己的邮箱用户名和密码进行远程登录，就拥有查阅档案的权限，而其中的指定用户，还可在网上进行年检工作，方便了各部委局办对所需要档案的查阅需求，方便了年检数据的网上递交和检查，各相关单位整体工作的效能又上了一个新台阶。
对本系统建设的简要自评
(1)系统采用的内容管理系统具有专利技术的三角形架构，符合J2EE 标准，极具扩展性、安全性和稳定性；其面向对象的物理数据模型，能有效的实现对海量多媒体大对象等数据的管理；内容管理系统应用到档案领域在国内还是首次。
(2)系统支持参量检索、全文检索、图像检索、音频和视频检索等。其中的全文检索，能针对图像识别后的全文进行智能检索，以最快捷的方式来满足用户检索需求。
(3) 提供对各种格式的档案、资料、现行文件等进行采集、管理、利用，能满足目前档案局的档案管理要求，并可在此基础上进行扩充。
(4)提供网上年检的一整套解决方案，各个下属部委机关在网上就可以进行年检工作。年检工作在网上即时实现，在国内还是首次。
(5)将办公自动化与业务处理融为一体，既满足了平时的办公需求，又满足了档案专门业务的处理需求。业务处理与办公自动化无缝结合，在国内也是不多见的。