近年来，青岛市电子政务建设得到迅猛发展，网络技术、信息技术应用已渗透到党政机关政务活动和社会服务领域。电子政务的发展产生了大量的电子公文，如何科学、规范地管理电子公文，如何合理整合档案文件信息，实现资源共享，成为急需解决的一个问题。为配合全市电子政务的发展，提高全市机关档案现代化管理水平，尽快实现党政机关档案文件信息资源的整合与共享，青岛市档案局积极探索电子政务环境下档案文件管理及资源共享问题，提出了依托青岛市电子政务网建设青岛市数字文件中心的思路，在电子政务环境下实现档案文件的实时归档、资源整合并向党政机关提供利用。

　　数字文件中心是以计算机、网络等技术手段实现的，以电子公文收集、归档、存储、利用为主要内容的网络系统。该设想一经提出，即得到有关部门的支持，2004年，青岛市数字文件中心项目被青岛市电子政务领导小组列为青岛市电子政务应用试点示范项目。4月，项目建设完成，投入试运行，12月，青岛市数字文件中心项目通过青岛市电子政务办公室组织的专家验收。2004年7月，青岛市电子政务办公室、青岛市档案局联合发文，要求市直各机关必须于2006年底以前全部加入数字文件中心，各区（市）“十一五”期间建成数字文件中心，与电子政务网连接的企事业单位和社会组织按照义务与权利平等原则也可以加入数字文件中心。

　　青岛市数字文件中心项目的主要内容是，以档案“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）整理模式为基础，在对各机关档案文件收集、整理、归档情况进行检查、监督、指导的基础上接收各机关形成的数字化档案信息，经过分级审查，在保证信息安全的前提下，向政务网提供档案文件利用服务。搭建了归档传输平台、存储管理平台、应用平台等三个综合硬件平台；形成了目录、全文两个大型档案信息数据库。截至目前，85％的市直机关已加入，目录数据库达到9万条信息，全文数据库有电子公文7万件；开发了包括电子公文采集、档案管理、在线移交、监督指导、电子公文查询等功能的一整套信息管理系统。

　　青岛市数字文件中心系统的建设目标，一是大力推广电子公文“四同步”管理经验，市直机关逐步达到实时归档。二是建成青岛市档案信息管理系统，依托电子政务网接收各机关形成的数字档案信息，实现电子公文的在线实时归档，实现对各机关数字档案信息的资源整合。三是设计开发面向政务网的电子公文信息查询利用平台，青岛市各级机关工作人员可以在一个查询平台上充分共享各机关形成的数字档案信息，实现档案文件资源共享。四是建成基于电子政务网络的机关档案监督指导系统，实现机关数字档案信息的有效监管。档案业务指导人员利用金宏政务网络远程为机关档案人员解决业务工作中遇到的实际问题。五是建立安全、有效的机关数字化档案信息存储机制，保证全市机关数字化档案信息的安全保管，实现机关档案数字化档案信息的异地备份。

　　青岛市数字文件中心的建设完成，对推动机关档案信息化建设具有重大意义。一是它标志着青岛的机关档案信息化建设已经达到较高水平。二是将推动全市各级机关档案文件及时归档和有效管理，实现档案管理与电子政务的有效对接，避免各单位形成的电子公文资源浪费，大大提高了档案信息的处理效率和管理水平，通过传统档案的数字化，实现了档案的电子备份，大大提高了档案信息的安全性。三是将给各政府机关工作人员利用电子公文带来极大的方便。四是满足机关档案工作人员对业务指导的即时需求。通过青岛市数字文件中心，档案监督指导人员一方面可以足不出户，随时监督检查各单位档案整理情况；另一方面，使用数字文件中心的即时通讯功能，使业务指导人员可以对机关档案人员进行档案业务远程指导，做到业务指导“零延误”、“零距离”，保证机关归档电子文件齐全、完整、有效。