1. 协同办公的含义
协同办公是网上办公的高级阶段。在电子政务为公众服务的业务中, 各部门将自己的业务通过互联网来向公众服务被称为网上办公。将各部门的公众服务业务简单地汇集在政府统一的网站并不困难, 但是不能为老百姓带来更多的方便, 虽然公众可以利用这一网站来递交服务请求, 但前提是用户必须要清楚什么事情由哪一部门办理, 然后才能登陆该部门的网站, 找到相应的业务申办入口递交服务请求。这种部门导向的网上办公会给不熟悉政府业务的用户带来许多麻烦, 特别是当用户要办的事情需要涉及多个不同部门的业务时会加倍困难,这个阶段只能称作网上办公的初级阶段。
为克服部门导向的网上办公给用户带来的不便, 网上办公需要提升到高级阶段即协同办公阶段。协同办公的网上公众服务应有如下特点:
(1) 目录采用应用导向而非部门导向。公众能通过自己的应用政务服务需求经由政府统一网站入口, 自动导向政府办事入口, 不再需要事先了解政府各部门的职能;
(2) 需要多部门共同协办的任务, 用户申请后自动驱动多部门办理, 不需用户分别对口驱动，各部门协同工作的业务自动完成；
(3) 为支持目录应用导向与部门协作业务自动驱动, 各相关的业务系统将进行跨部门的整合, 进行系统再造, 通减少数据冗余、流程改进提高公共服务的效率。
2. 协同办公的难点：
（1）协同办公的优势很清楚, 但是成功的案例却很少,首先协同办公需要设备管理集中，业务的进、出口集中以及数据的集中, 需要与各相关部门的业务进行大量、细微的协调;
（2） 协同办公系统需要各部门业务自动化有很好的基础才便于推广新的业务;
（3） 协同业务需各部门密切配合, 协调好各部门的利益关系是一个难题。
由于协同办公是在各部门系统开发之后开始的新项目, 如何与各现有系统良好对接并能充分利用各部门系统的成果，不仅是一个复杂的技术问题和管理难题，还会碰到行业管理(条条)与地方政府管理(块块)很多要求不一致的地方。如此多的管理与技术上的困难, 使得电子政务协调办公实施起来并非易事。
3. 海淀区政府是为数不多的成功范例
海淀区政府协同办公业务推行始于今年初，首批业务是企业设立服务系统，这项业务有着256种不同的业务需求, 主要涉及9个委、办、局单位, 海淀区的企业设立协同办公系统成功地连结起九个委办局的系统, 并于7月开始投入运行, 迄今已接办上百项协同办公的业务，还将推出有关房地产项目开发，招商引资，市场监管，城市管理、教科文卫、劳动就业、社会保障等一系列协同办公业务。
海淀区政府把各种业务分解成一个个功能群来逐一开发, 如劳动、科教文卫、民政、公安、社团体等等, 将政府按部门的业务提升为面向公众服务的协同功能团, 逐次实现各功能群的协同办公, 让电子政务为建设公共服务型政府发挥作用。
二、海淀区电子政务建设发展的历史
海淀区电子政务建设已经有八年的历史, 经历三个阶段:
1. 部门效率提升阶段：自1997年到2003年, 是海淀区各部门分别开发自己的应用系统阶段。为了提高本部门公众服务的工作效率, 各部门相继投入大量经费开发很多独立的系统并投入运行, 这些应用系统经过五、六年的运行与维护已变得很成熟, 如海淀工商局开发的业务应用系统“简易登”, 使用户可以在网上快捷递交资料进行设立企业申请, “简易登”对于减少用户直接登门的次数和返工补证次数起到重要的作用。还有，海淀地税局已经实现90%企业的报税在网上进行。
2. 区域政府统一上网阶段:2004年到2005年, 是海淀区各政府部门的工作统一、规范上网的时期, 建立了全区统一的技术平台与公众服务门户, 在此平台上实现35个委办局的1578项业务工作的网上办公。这些项目中有很多是原各部门开发的业务, 也有很多是新开发的网上业务。统一平台开发工作持续了一年, 于2005年初投入运行, 到十月份已经接受三万多任务单。为了方便用户登门, 海淀区建立统一的办事大厅, 设立一百多个办事窗口来支持对公众的服务, 每日来访的用户有3-4000人。为便于网上递交业务, 大厅内还设立有二十多台微机供用户免费使用, 并配有辅导人员帮助用户使用该设备。
3. 跨部门协同办公阶段: 2005年7月海淀区推出第一个协同办公系统即企业设立跨部门协同办公系统。选择企业设立作为协同办公的首项任务缘于企业设立的服务链长, 涉及协同办公的部门多, 外部需求量大, 容易看出协同办公的效果。系统清理出256个功能群, 针对性计协同办公系统，实现该系统与各协同单位系统及数据的对接, 系统自今年7月份投入运行以来, 接收任务已上百件, 办结业务几十余件。
海淀区目前的协同办公业务还处于开始阶段,只有一个协同办公业务系统在运行，开发人员正在加紧工作, 不久将会有更多的协同系统投入。协同办公需要不断改进, 籍以实现“一口受理、一口回复、分拣转办、实时监督”的公众服务模式。
三、海淀区推动统一上网与协同办公的步骤
1. 从业务梳理开始
海淀区电子政务工作人员很清楚, 电子政务的工作必须从业务规范化改造开始, 只有清晰、规范的业务才可以进入计算机的处理流程，发明“五清四表”法（注1）来规范清理相关业务, 共规范化1578项业务上网。业务的规范化改造是电子政务工作的第一步, 也是日后坚实的基础。
协同办公的业务开发第一步是业务梳理，协同办公的业务梳理不仅要梳理业务内容, 还要完成数据关系的梳理, 要准确地理清楚数据的共享关系，要理清楚功能群与协同之关系。为了完成好协同业务的功能群梳理, 海淀区政府提出“三层六步”法（注2），使协同办公业务的梳理规范化，梳理工作是协同业务开发最重要的一步。
2. 认真做好与各协同业务部门的合作
协同业务的开发中做好与各相关部门的合作是另一个关键。系统的开发部门认真向业务部门学习是很重要的, 开发者首先要“懂业务”才能将问题“看得准”，有了“懂”和“准”合作才能推进。为了使业务开发顺利, 尽量地保留与利用各协同部门的成果非常重要。这些成果积累业务部门多年的改进经验与智慧, 利用这些成果不仅会使以后的系统更智慧, 而且会保护各业务部门的积极性。开发商主动向各业务部门靠拢, 尊重业务部门的成果, 尽量维护这些已有的系统是成功的重要措施。
3. 领导下定决心, 义无反顾地推进
在推动联合上网与协同办公的过程中, 区领导的决心起着重要的作用。在方案建设过程中, 各业务部门经常会提出各种各样的不同意见, 开发工作不能对此随之任之，应当吸收其中的合理部分, 因为很多意见是从局部利益提出的, 领导的决断力在这种情形下显得非常重要, 需要拿出魄力才能推动统一的电子政务策略发展成功。
4.灵活、机动的接口开发策略
各部门现有系统的整合很艰巨, 因为每个部门都已经开发有自己的业务系统, 这些成果都需要保护, 注意保护这些成果将会在很大程度上降低行政阻力，需要软件系统开发商做更多的努力。这次企业设立的协同办公系统涉及9个部门, 就会出现九种完全不同的系统连接的接口方案, 连接各系统的相应软件都需要精确的对症处理, 尽管其精确度成为系统实现中的最大成本，然而正是这个最大成本确保系统的顺利过度, 实现最终的目标。
四、协同办公的成效与问题
1. 从数字来看待协同办公的成效
协同办公对企业设立工作的改进有些可以通过数据表达出来, 如对数据冗余的减少。经过数据梳理 使得总体的报表填报的数据减少, 通过各部门共享用户填报的数据, 重复填报的数据量也减少。内资高新技术企业设立（有限责任公司）”业务事项，协同前办事人填写的表单数为29张，数据为678项，协同后表单减少到11张，数据缩减为423项，办理时间由协同前的46工作日缩减为32工作日，工作效率提高了30%。
2. 从降低补证率看协同办公的成效
协同办公的巨大成效还表现在减少用户重复跑政府办事部门的次数，以往用户办一项企业设立业务经常要跑八、九次, 造成用户反复跑腿的重要原因是信息告之率太低。用户设立企业之初根本就不知道有哪些程序, 由于要办的企业涉及八、九个部门, 每一部门都有自己的办事程序与办事要求, 其它部门对此不甚了解, 这就意味着没有一个部门能够讲清楚全部要求与全部程序, 使用户跑很多怨枉路, 成为用户与办事部门争吵最多的问题。协同办公通过对整个业务的梳理已将流程完全搞清楚, 通过网络告之准备什么资料,大大减少用户的反复补证。
3. 自动化系统怎样凝聚细节改进
运用信息技术能够很好地积累细节改进的经验, 减少用户的填报失误。任何失误都会带来用户时间的浪费, 甚至是重新填报，设计良好的网上填报系统能通过程序来检查预防出错。
随着系统边运行边总结边改进, 将有更多的经验与智慧被修正到系统中提升系统的智能, 系统由于这些努力将日臻完善。
4. 协同办公系统建设存在的一些问题
(1) 由于各业务系统的标准不统一,接口连接的成本过高 将会带来以后维护的复杂性。
(2) 有些政府部门的配合还存在着问题, 个别部门的消极会拖延整体的进度。
(3) 有些行业的规定存在着相互矛盾的条款, 如在土地的使用方面有些文件的审批权是按面积划分, 有些文件又是按投资规模来划分审批权, 相互矛盾必然会影响协同办公业务的开发效果。
五、海淀走在协同办公前列的背景
(1)海淀区有着更大的实际需求的压力
电子政务建设的经验证明, 业务发展水平与实际需求的水平密切相关, 高水平的电子政务离不开环境需求的巨大压力。海淀区是北京市经济最活跃的地区, 是电子信息产业和 高科技的中心, 平均工作时间内每七分钟就有一家新企业诞生, 巨大的业务量对海淀区的工作带来巨大的压力, 迫使政府必须努力利用信息技术来提高效率。海淀区受到的压力尚不止数量增加, 还有着更多的复杂性诸如涉外企业, 海淀区亦是国际知名企业的关注点, 这些现实问题在要求区政府提高公众服务质量的同时也成为推进电子政务的动力, 推动海淀区的工作走在前面。
(2) 良好的知识环境
信息化的核心是知识化, 电子政务是长期的知识工程。海淀区电子政务工作取得的成效，一方面由于本区有着良好的IT知识普及环境, 海淀区是IT人才和高校集中的地方, 企业又以IT产业为主, 自然有利于网络业务的推广。另一方面海淀区开展电子政务的历史久, 积累的经验和技术多,为海淀电子政务的建设创造更适宜的知识环境。
(3) 有利的管理机制
推动协同办公需要强有力的行政管理机制, 需要各相关部门有一定的信息技术应用基础, 需要足够的经验支持, 海淀在这些方面可谓得天独厚。很多工作在更大范围内运作时难度会增加, 各相关政府部门水平不齐使难度愈加突出，有些部门取得条条的经费支持会更多, 会带来太多的不一致的系统, 为整合带来困难，相对的权力高度集中会有利．区级政府对电子政务经费的强力掌管度亦有利于协同办公的顺利开展。
(4) 合适的领导,合适的队伍, 合适的业务负责人
协同办公是复杂的电子政务工程, 基础条件具备后最重要的就是人的选择。从海淀区电子政务协同办公的进程中可以看到领导人的决心、业务队伍的干练以及业务负责人的眼光与负责精神, 这些因素集合在一起使得海淀区有能力为协同办公领跑。
六. 海淀区协同办公的成长对电子政务工作的启示
1. 长期应用导向取得今天成果
从海淀区电子政务的发展历史可以看到长期从应用出发 不断改进的重要性, 电子政务是一个持续不断的改进过程。海淀的电子政务已经有近十年的历程, 不断改进、不断投资、不断改革才能推动事业的发展，电子政务领域是没有速成的。
2. 信息化是个知识化的过程
海淀区电子政务的成功的另一个启示标明， 信息化是个知识化的过程, 电子政务效益取得的关键是如何为系统注入更多的知识。知识的积累与聚集过程是从业务梳理开始的, 认真、科学的整理业务, 使业务规范化、科学化、清晰化，成为日后工作的重要基础。一个系统开发成功并非事情的结束, 而是维护、改进、完善的开始。大量的经验包括预防错误的经验都在不断地向系统充实, 系统的改进带来整体效率的提升，这是知识积累的过程, 信息技术提供了积累知识、积累智慧并运用知识与智慧的最好的工具。
3. 协同办公成为政府职能转变的有效工具
协同办公推动政府公众服务业务向应用服务导向转变，协同办公为政府转变职能建立服务型政府提供有力的工具, 对于转变政府的形象, 提高为公众服务的效率有着积极的作用, 是有条件的地方政府机构推动电子政务的努力方向。