作者：邵杰 段立云 

　　档案是保险信息的主要形式，档案工作也是保险信息工作的重要组成部分。但目前大多数保险公司的档案管理系统尚独立于保险信息系统之外，封闭运行，效率低，效益差。档案工作必须打破封闭状态，纳入公司整个系统的重要组成部分，促进信息与保险经营活动的创新性结合，从而在深化保险业改革和发展过程中发挥了其无可替代的作用，体现档案工作的特有价值。

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　　档案是保险信息的主要存在形式，保险公司档案部门一旦参与到信息化之中，也就顺理成章地成为信息化的主体和中坚。信息高效顺畅地流动，依赖于完整的保险公司信息工作流程，即：信息采集→信息存储→信息加工→信息，形成环状的信息流。但目前大多数保险公司的档案工作处于“信息存储”状态，信息流未能形成环型，利用者单向面对信息存储与保管环节，形成你查我调的被动服务格局，既影响了信息价值的利用，也降低了信息工作的效率。要打破这种格局，必须拓展工作内容，完善工作流程，向前参与信息的形成与采集，推后加强信息产品的开发与利用，从而提高工作品位，既要为信息服务创造条件，又要为信息的整合提供环境。

　　转变观念 完善方法

　　纳入信息化后，保险公司档案部门便转化为保险信息部门，档案工作人员的角色也随之发生转变，成为信息工作人员。既然是信息部门、信息工作人员，就要从信息的角度认识和处理问题、开展工作，把档案材料的收集、管理与利用上升到信息采集、管理和提供信息服务上，逐步构造信息管理的思维定势，形成强烈的信息意识，为档案工作纳入信息化奠定思想基础。要依据信息的特点，从整个保险信息流来设计和规划档案工作，以提供高效信息服务为中心，在信息采集、加工、传递、运用等各个环节同时展开工作，而不能仅从档案保管的目的出发，设计和开展档案工作。充分认识并尊重信息基本属性，按照动态、及时、准确的原则来做好信息工作，努力实现档案工作思路、工作方法的转移和升华。并不断贴紧保险需求，大力开发信息资源，为保险资产管理、市场营销、险种开发、服务创新提供优质的信息服务。

　　注重质量 突出特色

　　档案纳入信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量，而更要关注经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现。信息化不只在量，更在于质。如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被社会利用，那么这种信息化意义不大。为此，档案部门必须走出“大而全”和“小而全”的死胡同，突出自身特色。目前，在保险系统，保险业务档案绝大多数是“孤本”，所以，档案文献比其它文献更具特色，重要的是档案部门与业务部门需挖掘其中的精华，在信息化管理中体现“保险档案特色”。如保险公司可在OA系统中建立“保险业务档案数据库”，对保险业务承保、理赔、防灾防损、客户服务、再保险、市场开发等业务活动中形成的各种文件、材料、单证、报表、照片、图表、台账（登记簿）等资料、数据进行深层次的加工，从中寻找带有规律性的东西，提供给保险业务部门，供其参考利用，以体现保险档案的价值。

　　提高素质 强化队伍

　　档案信息工作者是保险信息化的主体力量，具体负责信息处理、加工、传输、存储和提供利用。他们是保险信息化的关键因素，其素质如何将成为衡量保险信息化程度的重要标志。档案信息工作人员面对的是以高科技信息技术武装起来的、非高水平高素质无法加工和处理的信息对象，对知识和素质的要求更高更严。保险公司必须采取有力的措施，加强保险档案干部队伍的建设，切实提高保险档案工作人员的专业素质，如要求档案工作人员必须经过专业培训，具备上岗资格，增加学历要求，为档案工作纳入保险信息化提供强有力的主体准备。