高校档案信息化建设是我国高校档案工作未来发展的一个重要的趋势。2000年，国家档案局在全国档案工作会议上正式提出了“档案信息化”的概念后，很多高校对档案馆进行了重新定位，逐步建立了高校档案信息系统，从而使高校档案馆走出了校园，成为面向社会公众的一个重要的信息平台。2004年，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》(以下简称《纲要》)，具体明确了档案信息化建设的目标和任务，指出了档案信息化建设的具体内容，为加快推进高校档案信息化建设指明了方向。
高校档案信息化建设的涵义
随着经济社会和科学技术的发展，信息技术在高校档案工作中得到了广泛应用，传统档案管理“为保管而保管，重保管轻利用”观念已经无法适应信息社会发展的需要，高校档案管理逐步开始从面向档案实体保管重点向以档案数字化为社会提供服务进行转变。笔者认为，目前，应当从如下几个方面来理解高校档案信息化建设的涵义：一是信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术水平在不断变化之中，档案信息化目标也要进行动态调整。二是档案信息资源是高校档案信息化建设的核心。三是档案网络建设是高校档案信息化建设的基础。四是档案信息资源社会共享是高校档案信息化建设的目标。因此，概括而说，高校档案信息化建设是指在档案管理过程中以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，运用信息技术提高高校档案工作现代化水平，以实现高校档案信息德社会化服务为目标的动态过程。
高校档案信息化建设存在问题
观念问题。
高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念具体到高校档案工作而言，是对高校档案管理理念的挑战。换句话说，就是人要有档案管理的创新理念，这种理念不仅要与高校教学服务相适应，更要与信息化时代的需要相适应。目前，高校档案管理部门自身管理还存在观念陈旧，习惯于传统的手工的档案管理模式和方法，重“硬件”建设、轻软件环境，重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念，缺乏档案信息化建设的创新观念，导致档案信息化建设整体发展水平落后于信息社会发展的需要，影响了高校档案事业的科学健康发展。
协调问题。
因为各高校之间关系平行、互不隶属，缺乏统一的协调机构，所以高校档案信息化建设的现实只能是各高校各自为政，无法彻底实现资源共享，资源利用率相对偏低。再者，各高校办学实力、办学效益参差不齐，在没有统一的规划与协调机构的情况下，高校大都根据实际情况选择适合自己的管理模式、管理软件等等，不仅高校之间的资源共享很难实现，就是在高校内部各部门也是自主购买和使用相关管理软件，致使相互之间的数据接口不能交换，系统不能兼容，无法实现资源共享，形成“档案信息孤岛”。
资金问题。
高校档案信息化建设需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件，因此，必须要有足够的财力支撑。高校档案信息资源化建设和管理需要专项经费的投入，当前由于缺少科学的规划管理和专项经费的投入，使得高校档案信息资源建设长期形成了条块分割的局面，造成数据库规模小、结构不合理等一系列问题。高校的信息管理机构资金来源单一，几乎完全依靠财政投入，难以满足档案信息资源建设合理完善的需要。
技术问题。
就档案信息数字化来说，现阶段档案数字化的技术还不成熟且不经济，信息资源数字化的主要方式有键盘录入和扫描两种。键盘录入的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高;扫描还存在图像质量不高、扫描慢以及汉字识别率低等缺陷。另一方面，高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不同，而且不同的档案部门，或同一档案部门的不同的信息化业务环节，会采用不同的多种多样的信息技术，使用不同的管理软件，这样就形成了信息资源共享技术上的壁垒，而且对于网络环境安全性的保障、黑客攻击的防范等技术支持也要求很高。因此，高校间的档案部门无法形成信息互访机制，制约着高校档案信息资源的充分共享。
管理问题。
美国咨询家汤姆、彼特斯认为，信息资源管理的成功，5%在于技术，95%在于人的因素，而档案资源作为信息资源的重要一块，不但要在设备和技术上有高的要求，也需要充分考虑到人的因素，所以人的管理质量和水平对高校档案信息化建设具有重要作用。就目前而言，高校档案部门原有的相对封闭的管理体系一直制约着档案信息化的发展，档案信息化意味着要实现档案信息资源共享，因而，高校在推进档案信息化建设过程中，实现档案资源共享，就必须要整合各高校、各部门的资源，势必会打破原有档案管理体系，若是管理问题处理不好，就会给高校档案信息化建设带来很大的问题。
人才问题。
《纲要》指出，“加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运动现代化技术的技能。”而现实的情况是，目前高校档案信息化人才严重缺乏，根本不能适应当前档案信息化发展的需要。从专业结构看，档案专业和信息技术专业人员极少，既熟悉档案业务，又精通现代化信息技术的人员更是少之又少。高校目前绝大多数档案人员都是非档案专业，缺乏系统的档案和信息技术专业理论知识，在高校以教学为中心的大环境下，档案信息化人才培养纳入高校工作的重心还有大量工作要做。
高校档案信息化建设发展对策
不断更新档案发展观念。
高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。高校档案管理部门要想办法采取多种形式、借助各种手段，努力加强档案法律法规宣传教育，提高学校档案工作人员和兼职档案员的档案意识，改变传统的档案管理理念，用发展的眼光审视高校档案信息化建设的意义，让档案信息化观念深入人心。各高校在推进档案信息化建设过程中，要树立大局意识，以科学发展观为统领，从国家及学校发展的长远利益出发，打破技术上的壁垒，互相取长补短，实现信息资源的共享。特别是在信息资源管理环境下，应积极运用现代信息技术，建立档案信息数据库，依照学校自身的专业特点开发出具有独具特色的档案信息网页、网站，实现档案资源的合理配置与有序开发。
建立档案信息化协调机构。
高校档案资源信息化建设的实现要有组织保障。因而，在目前管理体制下，应当建立由省教育主管部门负责牵头组织高校档案信息化协调机构，从行政和技术两方面统一指导并规划地区各高校档案管理的信息化建设。考虑到各高校办学条件、办学效益等方面的差距，可以先选择部分具备条件的高校作为试点，实行统一规划，然后逐步实现各高校的全面覆盖，打破传统的各自为政的局面，形成统一领导，布局合理、相互合作的工作体系。高校档案信息优化整合与开发利用，关键在于强化组织调控，完善政策法规，合理规划。高校档案管理改革要以创新为动力，以服务高校教育需求为导向，从管理理念、运行机制、服务方式上解决档案信息资源开发建设中的突出问题。积极组织实施高校系统档案资源的合理配置、优化组合和合理开发利用。
争取多方支持，加大资金投入。
档案工作是传承办学历史的重要载体，也是学校重要的办学资源，它在学校教学、科研、基础建设及各项事业的发展中发挥的作用越来越明显，越来越重要。因此，领导对档案信息化建设的重视和支持是做好档案工作的基本前提。和其他工作一样，档案信息化需要人、财、物作为基础，离开这一基础，档案信息化就无法开展，从这一方面来说，领导重视是做好此项工作的关键。当然有了学校的资金支持，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制，不断拓宽资金来源渠道。
完善技术和档案信息制度。
完善技术方面，各高校要重视数据库建设，避免重复开发，联合构建档案信息集成系统，建立集约化的、丰富的、系统的档案信息资源库，为档案信息资源的共享提供物质基础;要统一数据库格式，研究和制定一套通用的数据规范，有了统一交换格式，才能对来自各个高校的档案信息资源进行深度整合，建立统一的、不同主题的教育信息数据库，以此来实现各个高校之间的优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。在制度建设方面具有多重目标，其中重要的目标之一就是谨防档案信息化中各类“档案信息孤岛”的出现。“档案信息孤岛”现象不仅可能发生在档案部门之间，而且也可能发生在档案部门和其他信息部门之间。消除这种现象，既有技术因素的障碍，也有非技术因素的障碍，其中搞好制度建设是关键一环。因此，各高校应在档案信息管理制度标准、安全制度、技术规范标准等方面加强。
加强档案信息化管理。
从管理学的角度来说，“三分靠技术，七分靠管理”，高校档案信息化建设也一样。要将档案信息化纳入到学校信息化建设中，纳入学校发展规划中，在建立适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度和安全管理与责任追究等规章制度的基础上，并将其纳入到学校信息化平台建设的相应环节之中。没有档案管理的信息化，学校信息化就不完整，而离开学校信息化，档案信息化也无从谈起。因此，学校领导和档案工作人员要不断转变观念，把自己逐步融入到档案信息化管理的氛围中，以法律法规为依据，加强对档案信息化工作的统一规划和管理，做好监督和检查。每一个档案工作者不仅要当档案的管理者，更要做档案的研究者、档案管理的创新者，以促进档案工作科学健康发展。
加强人才培养，提高档案人员素质。
任何工作都不能缺少人力保障和智力支持。领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提，是档案人才队伍形成的有利保证。档案管理人员要提高自身业务能力，面对各种新兴事物，档案管理者的工作不应仅停留在整理归档的层次，满足于“资料全、保管员”的水平，而要主动适应时代的发展，努力学习新技术、新方法，成为既精通传统的档案业务，又懂计算机网络技术的复合型人才，积极尝试档案信息编研等创新性工作。档案工作属于行政管理，却有很强的专业性、业务性及技术性，应大力引进具有档案专业学历，又精通计算机网络技术的年轻人从事档案工作。此外，还要加强对高校档案部门现有人员的继续教育，为培养创新人才搭建平台。提高档案工作者的地位和待遇，用激励机制留住人才、吸引人才。