江苏省档案局

    电子文件中心建设，是档案部门适应电子政务建设形势，站在档案信息资源是生产要素的高度，着眼规避和防范电子政务等建设过程中文件管理风险，肩负起来的涉及未来国家发展和民族数字文化遗产保护与利用的战略任务。近年来，江苏省认真贯彻王刚同志关于电子公文归档重要批示精神，档案信息化建设积极融入社会信息化进程，大力开展为社会公众和党政机关提供综合政务信息服务的工作，逐步形成了电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆“三位一体”交互发展的建设格局，在我省推进“两个率先”和构建和谐社会中发挥了积极作用。
    一、以电子文件中心建设为先导，档案信息化“三位一体”融入社会信息化建设大格局
    领导重视，档案信息化建设进入“三个一盘棋”。在省委、省政府的高度重视下，我省的档案信息化建设从总体上进入了关系经济社会发展全局的“三个一盘棋”：一是进入了政府电子政务建设的一盘棋，载体形式就是“电子文件中心”；二是进入了省政府关于大力推进社会信息化建设部署的一盘棋，载体形式就是“电子档案中心”；三是进入了江苏省国民经济和社会发展“十一五”规划的一盘棋，载体形式就是“数字档案馆”。由此，电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆建设，构成了我省档案信息化“三位一体”交互发展的新格局。档案信息化建设“三位一体”交互发展，既是发展目标，又是发展重点，还是发展的路径和任务；既是一个综合性的工作体系，又是前进中的三个台阶。数字档案馆是一个大规模的信息系统，是一个长期的工程，依赖于电子政务和社会信息化的发展程度，必须分步骤、分阶段稳步建立。在不能一步建立数字档案馆的情况下，重点建设以电子公文为主要资源的电子文件中心，将直接凸显档案馆在信息时代的公共服务功能，为进一步建设数字档案馆奠定基础。在这期间，国家档案局、国务院信息办信息化推进司和省信息办、省信息产业厅领导先后到我局调研，指导工作。在各级党委政府领导下，我省档案系统积极以电子文件中心建设为载体，加强与电子政务领导机关的沟通，积极参与各地电子政务建设，努力发挥国家综合档案馆的优势，为当地党委政府和社会公众做好服务工作。
    因地制宜，三位一体求发展。2004年，我们制订了《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005—2010年)》，提出“2008—2010年全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心和数据备份基地。”同年与省电子政务协调指导小组联合召开由各市信息办和档案部门领导参加的“电子政务环境下电子文件归档研讨会”，着眼于提高电子文件中心建设的必要性和紧迫性的认识，与各地信息化主管部门达成共识，着力解决在电子政务建设中电子文件的在线归档、管理和实时在线利用问题。当年，常州市、张家港市电子文件中心率先开通运行。
    积极探索，在实践中研究提高。在实践的基础上，我们以承担国家档案局《电子文件中心功能与作用研究》和江苏省科技厅《电子政务环境下省、市、县三级数字档案馆集成应用系统研究》课题为抓手，通过课题的理论研究，完善电子文件中心建设需求，更好地指导实践。提出电子文件中心在提高电子文件管理水平、统一电子文件管理平台、完善政务公开发布渠道等方面具有积极意义；通过建立现行电子文件集中接收、管理和发布的综合应用平台，可以确保各单位现行文件“随时形成，随时报送，随时发布利用”，达到文档一体化、馆室一体化和信息资源最大范围共享及推进政务公开的目的。为总结和交流经验，推动全省档案信息化“三位一体”交互发展，2006年11月，我们在常州召开了全省电子文件中心应用现场会，重点研究和交流如何依托各地电子政务内网建立电子文件中心综合应用平台，进一步发挥国家综合档案馆为社会提供档案信息资源服务的作用，为我省“全面达小康，建设新江苏”做出新贡献。
    二、以电子档案中心项目建设为动力，拓展电子文件中心公共服务功能
    拾级而上，落实重点工程项目。2005年，我们开展了江苏省电子文件中心的建设，依托江苏电子政务网整合在公文数据交换平台上传输的309家省直等立档单位的电子公文数据，通过组织对几十家省级机关信息中心电子文件管理现状的调研，着手制订了《江苏省电子公文归档细则》(征求意见稿)。同年省政府《关于进一步加快国民经济和社会信息化的意见》确定“电子档案中心”为全省信息化重点“12345计划”中基础性、公益性、标志性工程之一，从而将我省档案信息化建设推向了一个新阶段。该项目于2006年9月通过了省信息产业厅、省信息办组织的《江苏省电子档案中心建设项目可行性研究》专家评审论证，并被安排在2007年度省财政投入重要位置。省信息办还将电子档案中心建设项目继续列入《江苏省信息化发展战略(2006—2020)及“十一五”行动计划》中《江苏省“十一五”国民经济和社会信息化重大工程》。
    明确定位，服务优先，实现资源共享。在江苏省电子档案中心的论证过程中，确定“服务公众、服务政府”的目标定位和如何实现这个目标的方法路径，是始终受到关注的问题。我们从电子政务建设、国家档案信息资源建设的高度，深刻认识电子文件、电子档案管理工作的现实意义和重要作用，做好电子文件归档利用工作，推进电子文件中心建设，提高档案工作服务大局、服务社会的能力。我省在电子政务环境下建设的电子文件中心，主要收集整理国家机构，尤其是政府职能部门在办公自动化系统、业务系统中形成的并在电子政务平台上流转的各类电子文件，通过建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，实现信息资源共享，促进政务公开。在电子政务和信息社会发展环境下，电子文件中心作为档案馆的机制创新载体，以其高效、节约、便利成为网上政务信息集中公开的法定场所，通过收集、鉴定、保管、发布等程序将政务系统文件资源有机整合起来，达到文件信息资源最集中、最权威、最有效、最长久的效果，通过最大限度的开发利用，满足了政府部门和人民群众对政务信息的时效性需求。
    讲求实效，开发利用与安全保障相结合。电子文件中心收集的范围首先就是国家机构产生的公务性电子文件，保存的首先是电子公文等政务信息文化遗产，反映了一个地区政治、经济、文化的发展轨迹，一级政府履行职能的真实历史性记录，保证了党和政府的数字记录遗产仍然能够为现在和将来保存使用，它构成了数字档案馆内容和结构的核心。电子文件中心提供了信息资源新的利用途径，实现了电子文件现行期的开发利用，引导政府公务人员和社会公众通过网络获取档案信息资源并获得超越地域和时空限制的个性化服务，通过数据仓库等技术的应用，使得潜在的更有价值的信息在最大范围内得到最有效的利用。与此同时，我们严把信息安全关，按照《中央办公厅国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》(中办发(2004]34号)和(《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》(档发[2005]1号)文件的要求，正确处理“加快发展与保障安全，公开信息与保守秘密”的关系，与江苏省国家保密局联合制发了《江苏省档案信息化建设保密管理办法》，对包括电子公文在内的档案信息上网的程序、方法和内容做出了规定。我们还通过“江苏档案信息网”整合全省网上电子文件中心信息资源，并与“中国江苏”政府门户网站连通，为社会公众提供可公开的电子文件。
　　三、加强规划，典型引路，全面推进电子文件中心建设
　　贯彻标准，统筹规划协调发展。为切实贯彻《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)和《电子公文归档管理暂行办法》，我局组织了由省级机关20多家单位信息技术人员、档案工作人员组成的课题组，用了一年时间研究办公自动化和业务系统电子文件归档情况，先后制订了《江苏省文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505—2002)和《江苏省电子文件归档与管理办法》，在国家标准的框架下进一步细化数据结构及通用格式等内容，增强了可操作性。2004—2005年，编制了《档案信息化工作实用手册》并组织档案信息化讲师团在全省开展巡讲，全省涉及电子文件归档的机关工作人员6800多人接受了培训，电子文件归档意识和操作技能明显增强。2004年我局在《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005—2010年)))中明确提出“加快电子文件中心建设”的重点任务，按照时序从苏南7个市县开始试点，提出“2007年苏南地区全面建成网上电子文件中心，2010年前苏中、苏北地区全面实现网上电子文件中心”的目标。为了保证实效，在各地尚未推出独立电子文件中心系统的情况下，我局通过联合南大苏富特软件股份有限公司的技术力量，组织江苏省档案科学技术研究所参与研制开发了“电子文件中心系统软件”，在张家港和常州市先行试用。当前，以电子文件中心建设为先导、“三位一体”交互发展的信息化建设格局正在我省各地形成。至2006年，全省已建成电子文件中心28个(占国家综合档案馆的23％)，接入电子政务内网45个，上载现行文件95738份。整体建设形势是：苏南地区全面展开，苏中地区正在推进，苏北地区已开始启动。苏州市已进入数字档案馆建设阶段。
    典型引路，率先发展示范推动。常州市电子文件中心是我省首家基于电子政务环境下正式开通的电子文件中心，于2004年12月建成，截止2007年4月共接收1．6万份电子公文。在建设过程中，常州市委、市政府高度重视，协调各方大力支持、通力合作，保障资金，将电子文件中心建设纳入全市电子政务平台建设。常州市档案部门一方面建立依托电子政务网络的电子文件管理机制，加强对全市各类电子文件的收集，不断充实丰富电子文件中心的资源，一方面加大宣传推介工作，使电子文件中心广为人知，充分发挥其服务领导、服务机关和服务社会的作用，全市半数以上的区县建立了电子文件中心，率先实现了“有条件的地方先行试点建立电子文件中心”的目标要求，为我省档案系统加强电子文件管理工作做出了示范，提供了经验。2005年南京市进一步拓展功能，建成了“市文档数据中心”，已接收目录数据274．7万条，全文数据73．9万页，成为市级电子政务用户决策和咨询信息平台；鼓楼、雨花台等区电子文件中心建设项目经区人大批准列为区经济和社会发展目标；江宁区在建设新馆时同步设计、建设数字档案馆。无锡、泰州、连云港等市相继建成依托电子政务网的电子文件中心。
    建设现代化意义上的档案馆，发展现代档案事业，它的意义就在于增强档案馆功能，提升档案工作服务水平。我们从电子政务建设、国家档案信息资源建设的高度，深刻认识电子文件、电子档案管理工作的现实意义和重要作用，重视做好电子文件、电子档案的收集、保管和利用工作，稳步推进电子文件中心建设，提高档案工作为党和国家大局服务、对历史负责的能力。虽然我们的工作有了一些成绩，但从总体上来说档案工作为大局服务的能力仍然很有限，档案事业发展的任务仍然很艰巨。我们要以这次会议为动力，认真学习和借鉴兄弟省市的成功经验，按照又好又快发展的要求，努力推进我省档案事业迈上新台阶。