广东省档案局

    近年来，在各级党委和政府的重视支持下，广东省各级档案部门以贯彻落实《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)为契机，积极开展电子文件归档管理，取得了一定的成 效。我们的工作实践与体会是：
    一、顺势而为，统筹规划，推动电子文件归档管理广泛发展
　　随着电子政务建设、信息化建设和办公自动化建设的逐步推广，电子文件的归档与管理日益成为摆在各级档案部门面前的迫切问题。早在上世纪90年代后期，广东省档案局就开始关注电子文件的归档及管理问题，并且在一些办公自动化开展较早的省直单位(如省邮电局、省人保公司、省电力局等)尝试进行电子文件归档管理。进入21世纪以来，特别是《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》颁布实施之后，广东省各级档案部门从服务全省电子政务建设、加强国家资源建设的高度，把做好电子文件归档管理，看作“是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”，看作是档案部门顺应时代发展要求的必然选择，看作是档案工作者不可推卸的历史责任。我们认识到，电子文件归档管理，是新形势下国家信息资源建设的一个重要方面。随着电子政务、电子商务、办公自动化的推广应用，电子公文将成为各级党政机关、企业事业单位文件生成的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。如果不重视电子文件归档管理，将会有大量电子文件流失，导致文件归档不齐全不完整，甚至“断档”、“断史”，造成一个时代社会记忆无可挽回的损失。只有认真把好电子公文归档管理环节这一关，才能切实保障政府基础信息资源不流失，完整、规范、安全地进入国家信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用，为实现科学发展、建设和谐社会服务。
    为了推动全省电子文件归档管理的全面开展，近几年来我省有关主管部门加强协调与合作，对电子文件归档管理进行全面规划，提出了明确的要求和任务。2002年11月，省档案局、省信息产业厅在联合制发的《广东省档案信息化实施意见》中明确要求，省、市、县各机关单位的档案管理部门须做好本单位归档电子文件的收集、归档、保管工作，“从2003年开始，纸质文件归档时，须同时归档同版本电子文件，归档电子文件须与纸质档案并存”，“省、市、县档案馆都要建立文档数据中心管理系统，积极创造条件接收本地区各单位的归档电子文件，在政务外网中提供检索利用服务”。2005年12月，在省档案局和省信息产业厅联合召开的“全省档案信息化建设会议上”，也把电子文件归档管理作为一项主要的任务进行部署，提出要“建立电子文件(档案)管理中心，抓好电子文件的管理与归档”。首先，各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，保证有保存价值的电子文件及时、安全、真实、完整、有效地归档保存；其次，各级综合档案馆要加快电子文件(档案)管理中心建设，实现机关在线电子文件的网上接收、检测、整理、保存、鉴定和利用，形成机关电子文件的最终归宿点。争取在2007年建成省直机关电子文件(档案)管理中心以及深圳、珠海、佛山、东莞、中山、江门、韶关、惠州等市直属机关电子文件(档案)管理中心，其余地级以上市档案馆，要在2010年前完成本行政区直属机关电子文件(档案)管理中心的建立。此外，《广东省档案事业发展“十一五”规划》也对电子文件归档管理工作作出了安排。
    在省有关主管部门的积极推动下，我省电子文件归档管理工作正逐步在全省范围内展开，并取得了一定的成效。据粗略统计，到目前为止，全省有近30个国家档案馆开展了归档电子文件接收工作，共接收了600多个全宗的归档电子文件；在省直机关单位中，约有80％已开展电子文件归档管理，其中40％多的省直单位档案部门可通过网络进行电子文件在线接收归档。
    二、先进先行，后者跟进，促进电子文件归档管理协调发展
    广东一个突出的省情是区域间经济发展差异较大。以2004年为例，面积占全省90％、人口占全省82％的东西两翼地区和山区，地区生产总值还不到珠江三角洲经济区的一半。经济发展的差距也影响到各地区现代化建设的步伐。根据各地电子政务建设、信息化建设和办公自动化建设步伐有快有慢的情况，省档案局特别注意分类指导，协调发展。一方面对不同地区实行分类指导，根据各地经济发展水平，按照“先进先行，后者跟进”的原则，对电子文件归档管理工作提出不同的目标和要求，使全省电子文件归档管理工作协调发展；一方面要求各地要根据本地实际，及时开展电子文件归档管理，使电子文件归档管理工作与当地电子政务建设、信息化建设和办公自动化建设协调发展。
　　珠江三角洲是现代化建设起步较早的地区，因而在电子文件归档管理方面起步也较早，进展也较快，在一定程度上起到了先进先行的带头作用。省档案局(馆)以新馆建设为契机，开展了广东省档案局(馆)信息网络系统及声像业务系统项目建设。经过3年的建设及试运行，该信息网络系统于2005年8月通过国家档案局和省信息产业厅组织的专家鉴定，认为新馆信息网络系统及声像业务系统具有先进性、实用性、创新性，达到国家同行业领先水平，目前声像业务系统已收集归档电子文件373540件。珠海市档案局(馆)是我省最早开展档案信息化建设的档案局(馆)之一，近年来他们将电子文件归档和管理作为档案信息化建设的重点，于2003年建成“珠海市电子档案数据中心”系统，并于2004年正式开通并开始电子文件网上移交、接收和查询利用工作。到今年3月初，该数据中心已存储电子档案目录共16类574000条，归档电子文件38801件，同时，该市还开展了本地电视新闻视频文件的收集归档。2002年，佛山市率先被列为“广东省信息化建设试点城市和中国电子政务应用示范工程试点城市”，逐渐建成了上联省、横联市直各单位、下联各区、镇(街道)的电子政务网络，实现了安全可靠的电子公文的接收、发送和查询。佛山市档案局抓住这一有利时机，提出了全市档案信息化建设“两点一库”的思路，即以电子文件管理和馆藏档案数字化为切入点，“联岛成陆”，以建设“一市五区”共建共享的统一电子政务文件档案数据库为目标。为此，佛山市以现行文件利用工作为突破口，于2004年建成了佛山市“现行文件网上查询中心”，实现了“一市五区”可开放电子文件和开放馆藏档案目录的全面整合和共享。目前，该中心数据库已接收归档电子文件102313份，成效显著。中山市电子档案馆建设于2002年6月经市政府常务会议审议同意，纳入全市党政机关政务信息化建设中。2006年3月，中山市电子档案馆系统正式投入试运行。该系统集数据采集、归档、查阅档案、移交接收、档案编研、档案开放等功能于一体，目前已在市府办、小榄镇等十几个单位开通试用，存储电子文件5230多份，计划到2007年底推广到全市130多个党政平台接入单位。此外，广州、深圳、东莞等市和广州市荔湾区、番禺区以及佛山市顺德区、南海区等档案馆，也在电子文件归档管理方面作了许多有益的探索，先后建成或启动了电子文件管理系统建设。
    与经济发展较快的珠江三角洲地区相比，广东东西两翼地区和山区电子文件归档管理工作虽然起步较晚，相对落后，但他们也能跟随本地区电子政务建设、信息化建设和办公自动化建设步伐，及时跟进，做好电子文件的归档管理。2004年11月，“韶关市电子文件数据中心”在韶关市档案局(馆)开通，目前，江门、肇庆、茂名、湛江、阳江、惠州、汕头、汕尾、潮州、揭阳等地也在积极跟进。
    除了通过管理系统实行网上电子文件在线接收外，一些档案馆和机关单位档案室还用光盘存储方式进行电子文件离线移交归档。如深圳宝安区档案馆，目前已接收各机关通过光盘移交的2000年以来形成的电子文件2万多份。
    三、建章立制，加强培训，保证电子文件归档管理可持续发展
    为了更好地贯彻落实《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，我省各地根据本地实际先后出台了一些电子文件归档管理规定或办法，并举办各种电子文件归档管理专题培训班，为电子文件归档管理工作的可持续发展提供了必要的保证。
    2004年2月19日，经广州市政府同意，市政府办公厅印发了《广州市电子公文和信息交换管理试行规定》。该规定要求：“电子公文办理完毕后由各使用单位办公室(或机要室)自动向广州市档案馆内部网归档保存”，并明确“电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。须收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档”。该规定还要求“各使用单位应指定专人负责电子公文归档工作，并按照《电子公文归档管理暂行办法》的有关规定执行”，同时对电子公文管理、流通和存储系统设备的配置提出了要求。目前广州市档案正按照该规定要求，加紧进行电子公文归档管理系统建设，一俟系统建成使用，将真正实现对通过广州市电子公文和信息交换系统处理后形成的电子公文的集中统一保管。为了进一步规范全市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，2003年7月，深圳市档案局印发《深圳市电子文件归档及管理办法》，要求“市档案移交单位应当于每年第一季度采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给深圳市文件管理中心”，“各区档案移交单位暂将应归档的电子文件按上述要求移交给所在区档案馆”。
    为了提高各单位档案人员电子文件归档管理操作技能，为电子文件归档管理工作的可持续发展提供技术保证，自2002年以来，我省各级档案行政管理部门先后举办了20多期电子文件归档与管理专题培训班，1600多人参加了培训。在2006年省档案局举办的3期专题班上，授课老师分别以电子文件管理基础、信息固化与数字化加工、办公自动化与文档管理、OA文档一体化管理与需求分析为题进行了详细的分析阐述。丰富的教学内容、精彩的授课技巧、图文并茂声像并重的多媒体演示和浓厚的学术探讨氛围，深受档案员们的欢迎。通过培训，使有关人员既掌握了操作技能，又转变了传统观念，取得了良好的效果。
    四、管用并重，稳妥务实，实现电子文件归档管理科学发展
    电子文件归档与管理，是一项全新的工作，没有现成的经验可借鉴，真正是“摸着石头过河”。为有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，我省一直坚持用科学的态度和发展的眼光来对待电子文件归档管理中的各种问题。在实践中，我们采取态度积极，措施稳妥的策略，务实求真，一步一个脚印，扎扎实实地做好电子文件归档管理过程中的每一项工作。比如在对待电子文件归档“双套制”问题上，我们是以确保电子版本的真实性、完整性和有效性为重点，而是否同时制作纸质版本一起归档，则根据“有无必要”和“有无可能”相结合的原则来确定。即根据归档内容的重要程度和使用需求，对有必要而且也有可能同时形成纸质文件的，才同时保存电子和纸质两种版本的文件，而不是所有的电子文件归档时都实行“双套制”。因为如果都要求“双套制”的话，有些是“没必要”，而有些是“不可能”的。如照片档案，现在数码相机这么普及，照相的成本是低廉的，但冲印的成本却是高昂的，如果都坚持“双套”保存，实在没有必要。又如音频或视频电子文件，因其信息无法记录在纸上，即使想实行“双套制”也是不可能的。因此，我们认为，在对待电子文件归档管理问题上，求真务实是应有的态度。
    电子文件与纸质档案相比，不仅具有信息形态多样、信息传递便捷、可操作性极强的特点，而且还有归档后可以不受保存地址的限制，只要通过网络系统就能实现信息共享的优势。因此，我们认为，电子文件归档后，不能像对待纸质档案一样，因怕反复利用会造成磨损而藏之高阁，给人一种重藏轻用的感觉。如果那样的话，的确是对归档电子文件这一信息资源的浪费。为了充分发挥电子文件的特点和优势，我们在重视电子文件归档管理的同时，也十分注重电子文件的利用。省档案馆先后分三批将省直单位移送的7331份现行文件制作成光盘，分发给各市县现行文件利用中心，同时还在广东档案信息网上开设现行文件专栏，年点击率达60多万次，既方便了各地群众利用省的文件，也较好地发挥了电子文件的优势和作用。“珠海市电子档案数据中心”系统建成后，通过珠海市文件中心网向社会提供已公开现行文件服务，到今年3月初，通过网上提供现行文件38801份，文件总阅读数达54万多件次。佛山市现行文件数据库建成后，及时开通了已公开现行文件网上查询服务。到今年3月初，已在网上开放电子文件35815份，上网查阅达9．1万多人次，查阅文件达13万多件次，其快速、便捷的服务全面提高了档案利用的效率，在社会上获得广泛好评，成为该市政务公开的重要窗口。
    广东在电子文件归档管理方面虽然做了一些工作，但我们清楚地认识到，与形势发展的要求和上级主管部门的要求相比，我们的差距还很大。我们也知道，信息技术发展很快，在电子文件归档与管理过程中，还会有很多新的问题不断出现。我们将坚持以科学发展观为指导，以求真务实的态度，学习借鉴先进经验，不断解决前进道路上的问题，进一步抓好全省电子文件归档管理工作，努力实现全省电子文件f］档管理科学发展!