在国内多数信患化项目中,项目变更管理的主要过程往往由项目承建方独立实施。应用ABC法来实施变更管理则要求项目各参与方积极参与到项目变更的关键过程中,最终使项目的变更得到项目各方的共同认可及严格控制。该法在国内的一些大中型信息化项目的变更管理中得到了应用并取得较好效果。
0 引言
当前国内外对于信息化项目变更管理的研究,主要集中在对配置管理过程的研究上,甚至将变更管理完全等同于配置管理。配置管理往往过于侧重对软件产品形成各阶段的版本管理,而较少考虑项目参与各方在项目变更管理过程中的协调配合。ABC项目管理法(以下简称ABC法)在项目变更管理中的应用正好弥补了上述缺陷。ABC法在结合配置管理及“三方一法”的基础上,提出建立“项目各方在变更管理中协调运作”的机制,使项目各方在项目的变更过程中能积极参与其中,提高变更的效率及成功概率。
1 ABC法简介
1.1 ABC法概念
ABC法是将统一的组织架构分为A组(统筹规划组)、B组(项目经理组)、C组(任务执行组)三个组,三个组之间通过统一的ABC文档流转机制进行信息传递;按照约定的流程实施来确定、分解、细化、执行各项任务,从而最终达到顺利完成所有项目任务的目的。
(1)A组职能、工作流程和人员安排。
1)职能:项目的规划,重要文稿的形成,确认决策。统一下达已达成共识的任务或指令。
2)流程:A组人员经充分协商达成共识后,填写、跟踪并及时更新《工作任务表(A表)》。A表的内容应该是里程碑式,具有战略意义或对整个项目具有重要影响的任务或指令,在本文中,A表的任务即为解决变更管理问题的几个关键因素。把A表下达至B组。
3)人员:业主方项目负责人、承建方项目负责人、监理方项目负责人。
(2)B组职能、工作流程和人员安排。
1)职能:接收A组下达的任务表(A表),用WBS方法将A组任务分解为实施计划和步骤及具体的执行人员组合,最终形成《工作计划表(B1表)》;具体计划再细分,落实人员执行任务职责及流程,进一步细分后形成的任务表格称为《本日(或本工作周期)工作的明细安排(B2表)》。B2表实际上已经细化为每天每人的工作安排表。
2)流程:接收A组下达A表并由三方项目经理经过充分沟通后,分解任务表(A表)形成B1表及B2表。完成工作任务分解后将B1、B2表传递给C组。
3)在项目的变更管理中,B组承担大部分变更管理委员会(CCB)的职责。
(3)C组职能、工作流程和人员安排。
1)职能:接受B组所传达的任务表(B1、B2表)。执行任务表里列出的任务并将执行结果反馈至B组,由B组整理生成《总进度表(C表)》,C表反映的是A表所有任务的进展情况,交回A组。
2)流程:接收任务表(B1、B2表);执行任务;执行情况记录及反馈以供A、B组更新参考。
3)人员:三方项目组成员。
在这里需要说明的是,为了简化流程的描述,流程里的反馈、跟踪及任务更新部分被省略,但在实际工作中是不可缺少的。另外,人员配置方面,在逻辑位置上是分开的,但在实际落实到个人时(即物理位置)却可能是重叠的。
1.2 ABC法应用的前提条件
(1)三方一法,即信息化项目三方(建设方、承建方、监理方)运用单一的项目管理方法进行项目管理。项目三方经过友好协商,一致认可“三方一法”的管理机制。
(2)三统一,即统一项目组织架构、统一工作流程、统一文档版本管理平台。打破原三方过于独立,各自为政的架构,建立统一协调运作的机构。目的是解决项目中由于信息执行指令、情况反馈等不顺畅而产生的问题,为项目运行建立高效合理的运作机制,从而有效地实施项目管理,并为项目整体管理的高效运作打下坚实基础。
(3)明确清晰的职能机制。由于项目三方在项目中的职能、职责及专长不同,实施前必须有非常清晰明确的职能分工及责任分配。