为加快信息化建设,提高档案管理水平和利用效率，海南省国家税务局于2008年组织开发了电子档案管理系统, 2009年开始在全省各市县国税局推广应用，2010年各市县局档案库房全部按统一标准完成建设，历史征管档案与新增征管档案均全部实现了系统信息化管理，经过近两年的完善运行，档案系统日趋成熟，截止目前，全省已建成21个标准化档案库房，库房总面积1720平方米，已归档征管档案2712089份。

　　电子档案管理信息系统推广前，我省国税系统征管档案一直采用征管档案“由各业务部门安排专人负责、分散保存”的老模式，存在档案整理不及时、归档不完整、没有符合标准的存放空间、纸质文件流转过程中容易遗失和档案查询利用效率较低等问题。电子档案管理系统改变了传统征管档案管理模式，以统一规划的档案库房和大容量存储服务器为基础，以计算机、扫描仪、条码打印机等设备为配套硬件，以条码为媒介，以每份档案作为基本归档单位，为构建起一个可实现全省档案信息资源共享的“大电子档案库”奠定了坚实的基础。电子档案管理系统能通过影像采集、条码管理、智能检索、借阅管理、销毁管理等功能，从档案形成到销毁实行全程信息管理，得到了总局领导的充分肯定，得到了广大纳税人的好评。

　　避免了纳税人重复报送资料

　　节约了纳税人的办税成本

　　在电子档案系统运行前，档案完全依靠管理人员手工管理。档案信息使用的基本方式是纸质资料的借阅，而由于纸质资料的唯一性，信息使用也就必然具有排它性。虽然总局明确税务机关应避免纳税人重复报送相关资料，但受资料管理手工模式的限制，面对纳税人的税务工作人员无法判断哪些资料是纳税人已报送过的，因此纳税人不重复报送涉税资料的要求也难以真正落实到位。电子档案上线后，在纳税人办理二次业务或者其他类型业务时，电子档案系统服务器中存有的档案资料影相可以直接被相互衔接的各种业务系统调用，无需纳税人重复提供资料，节约了纳税人的办税成本，进一步优化了纳税服务。

　　减少了纳税人办理业务时间

　　提高了纳税人办税效率

　　电子档案管理系统与我局开发的税务审批等系统紧密衔接，在利用税务审批系统受理业务时，受理业务的人员通过扫描仪对办税所需资料进行扫描，生成的影相资料可自动存储到电子档案系统服务器中，下一环节业务受理人员可以直接利用税务审批系统调用电子档案系统服务器中的影相资料进行审批直至办结，纸件资料不再参与流转，实现了无纸化办公，业务受理时间相对以往人工逐个环节呈批的模式大大缩短，办税效率明显提升。

　　丰富了纳税人的户籍管理信息

　　方便了纳税人的查阅、使用

　　手工条件下，多年的纸质档案堆积在一起，数量庞大，档案信息的调阅程序复杂，查找困难，数据利用率非常低。电子档案系统存放档案的影印件，将纸质档案所载信息转化为电子数据，存放、调用、处理能力大大加强，非富了纳税人一户式管理的信息内容，税务工作人员与纳税人都能方便快捷的对所需档案资料进行查阅利用，为前来查询、办理业务的纳税人节省了大量时间。

　　规范了税务机关档案管理工作

　　节省了人力，提高了效率

　　传统的档案管理，依靠手工登记、整理档案，登记信息不规范，错盒、乱架的情况时常发生，收集达到销毁年限的档案工作量非常大，多年的档案一直堆积，占据大量的空间，管理的难度也随着档案数量的增加而不断增加。电子档案系统自动记录装盒信息，借阅归还的档案由系统重新分配存放的档案盒，标识每个档案盒的使用空间，并可很方便的查找出需销毁的档案。提高了档案室的利用率，减轻了管理人员的负担，也规范了档案的管理。

　　海南国税电子档案系统功能特点

　　（一）档案索引条码化

　　“文档条码”是文档资料的唯一标识符，由系统随机产生。通过“文档条码”将档案原件与系统中的档案影印件和存放信息联系起来。档案收集、装盒需扫描“文档条码”，建立该份档案的基本信息，并安排存放的档案架和档案盒。档案借阅需扫描“文档条码”，将档案添加到借阅单中。“文档条码”建立起纸质档案与系统信息的必要联系，保证了电子信息与纸质档案的有序管理。

　　（二）管理程序规范化

　　系统包括档案收集、档案交接、档案装盒、档案查询、档案借阅、档案销毁、档案调整七大模块，功能涵盖了档案资料的扫描、贴条码、创建交接单、采集索引信息、档案室接收资料、档案装盒上架、资料查询、借阅申请、审批借阅、档案归还、档案盒调整和档案销毁等内容，形成了对档案资料从生成到销毁的全程信息管理。扫描条码是每个业务功能对档案资料确认的基本方式，操作简便，查找快捷、归档有序。

　　（三）档案查阅无纸化

　　系统可以通过文档条码、纳税人识别号、建档税务机关、登记日期、关键字对档案进行查询，定位准确。档案资料以电子扫描件的形式保存，可以在系统中直接查阅相关资料的内容，避免了借阅的繁琐程序，提高了档案使用效率；也有效减少了纸质档案在借阅、传递过程中的破损、遗失风险。

　　（四）资料共享信息化

　　由于所有档案信息均存储在省局专用服务器中，使用者可以在任何时间和地点通过能够连接国税内网的计算机登陆系统，根据相应权限直接查询利用档案资料，突破了时间、空间的限制，提升了档案的利用率。（陈振恒）

　　1、为每份档案贴上唯一的身份标识条形码

　　电子档案管理系统