行政公文管理是各级机关、单位的工作人员日常公务的重要组成部分。传统行政公文管理工作基本存在文件办理流程不规范、涉密文件保管不当、跟踪催办不到位、存归档不及时等现象。相对于传统行政公文管理方式，OA行政公文管理最大特点就在于其公文处理的电子化，结合多种计算机技术的应用，如工作流定义技术、审批应用技术、身份验证技术、数字签名与传输加密技术、电子签章和痕迹跟踪技术等，彻底改变了传统公文处理的费时费力的弊端，并超越时间、空间分隔的限制，实现公文处理的标准化、信息传递的数字化，提升机构行政公文办公效能。

历经十余年的发展，各OA厂商针对机构办公相继推出了行政版OA产品，基本都涵盖了行政公文管理的全过程。但在OA产品严重同质化的今天，细节处往往才能见真功夫。

近日笔者有幸试用了具有国内最完善公文收发系统之一的赛飞软件OA系统行政公文管理功能。该系统公文管理提供了完备而又灵活的公文收发机制，集成了赛飞专用文档控件和OFFICE通用文档控件两种格式的控件，具有在线编辑、痕迹保留、手写签名、电子印章、全屏批注等功能。赛飞软件最为胜出的地方则在于它精细的设计足以让用户轻松享受公文管理的整个应用过程。

软硬加密相结合保障安全

安全性是机构行政公文管理工作的重要需求之一，所以OA行政公文管理功能必须使用与之相适应的安全保障体系来保障重要信息的安全。为了将安全做到第一，赛飞软件不仅采用了通过国家公安部权威认证的Office电子签章手写签名技术，而且采用国内极少数软硬结合加密的软件系统。通过赛飞USB IKEY身份认证令牌认证、USB EKEY与CA结合身份认证，极大地提高了用户登录的安全性。同时，对登陆密码也可以设置多种安全保障措施，如密码的长短限制、使用期限等，安全性较大部分同类软加密系统极大增强。赛飞软件的软硬加密安全方式避免了对企业系统造成潜在的无法估量的损失。因为与安全要求较高机构的长期合作，在安全性上赛飞软件的OA产品已非同一般。

 

五重保护的电子印章

赛飞软件采用内嵌式技术的电子印章包括设计密码、使用密码、防伪码、验证码、权限五重保护，并支持备份各个印章的详细跟踪记录，确保了印章使用的安全性、可靠性及唯一性。

 

自动手动双向自定义公文流程

机构间公文流转的一个重要特征就是流程复杂、灵活多变，难以用标准的程序化语言解释，因此有无灵活的工作流定义体系成了影响公文流转系统成功与否的关键要素。赛飞软件不仅设计了与公文流转相适应的工作流程定义系统，使操作人员能够自主地设定公文流转流程；而且操作者还可以在处理选项中可以根据情况自由选择后续的步骤或环节，更贴合传统办文习惯，满足实际公文处理需求。

公文传阅中的回执

公文分发后，往往对传阅结果没有有效的统计方式。针对这一现象赛飞软件设计了发文的回执功能，对公文传阅、执行情况可以进行有效的反馈，并可以对回执情况打分以及数据统计。

便捷的收发文相互转换

发文转收文、收文转发文，是行政公文处理中常遇到的现象。在赛飞软件的OA产品中同样可以轻松的实现：在发文的传阅步骤中只要将转发权赋给相应的人员，就实现了发文转收文；收文在登记后进行分发时只需选择提交内部转发，即可将收文直接转为发文。

痕迹跟踪与流程监控

公文在处理的过程往往经过多个部门的多个工作人员，可能存在大量的修改行为，为了保证公文的原始信息，确定公文责任，赛飞软件在行政公文管理中对文档各种修改行为进行痕迹保留及跟踪，并形成附属公文的流程跟踪稿签，以备审核。同时，在整个过程中，系统支持对公文流转的监控管理，有权限的人员可以查看公文的详细流转过程并可以对所有公文进行有效的督办、催办、转办、代办等操作。

便捷的公文档案管理

赛飞软件设计了与公文系统配套的档案管理，强大而细腻，还可进行公文档案利用率自动统计。发文经过拟稿、签发、到印制时可进行归档操作，实现发文在传阅的同时自动流转到档案信息管理的待归档案中；收文登记后进行分发的同时可执行归档操作，之后相关人员便可进行具体归档。

软件产品向来是细节处才能见真功夫，细节是决定产品品质的根本。软件上一个细微的不足，足以让你的软件使用不畅，所以只有在细节上下足了功夫的厂商，才能真正发挥OA为用户提升管控效能的应用价值。经过赛飞软件的精雕细琢，数字化的公文办公流程，不仅对信息的安全防范做到了第一，而且大大缩减了传统公文发送及接收所消耗的人力、物力及财力，提升了公文处理效能。

公文的数字化流转只是电子政务建设开出的一朵小花。现阶段，电子政务建设将进入业务协同和集成应用的新阶段，未来如何借助科技力量开展电子政务智慧城市信息化顶层设计，将是众多厂商和机构需要积极探索并努力实现的一个重要课题。