胡健 印玺 来源：万方数据
关键字：第三方物流 管理信息系统 信息系统规划
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本文认为，第三方物流管理信息系统设计是以计算机技术为支持，通过对物流配送的各环节进行有限的资源最优配置，主要包括物流管理信息系统中心和物流企业对外的Web站点。文章提出，应将开放性、协调性和有效性作为系统开发的总体目标。系统应包括客户管理子系统、订单管理子系统、仓库管理子系统、配送管理子系统、经营决策子系统、账务管理子系统、系统管理子系统等。
一、引言

    第三方物流(TPL)是现代物流业发展的一种崭新形态，日渐成为物流理论和实践关注的重点。经历了短短十余年的发展，全世界的第三方物流市场已经明显表现出潜力大、渐进性和高增长率的特征。第三方物流企业引进先进的信息处理技术，不仅会提高物流企业的自动化程度和信息共享度，提高工作效率，降低成本，更重要的是从根本上改变物流企业的发展战略，有效地促进物流企业各部门之间的协作，改进物流企业与客户的信息交流方式。

    从对我国采用第三方物流服务企业调研的结果来看，有53％的企业对第三方物流服务觉得满意，有47％不满意，而不满意的最主要原因是作业速度慢和物流信息不及时、不准确，其次是作业差错率高、运作成本高。由此可见，我国第三方物流企业的物流运作方式急需改进，尤其是其物流信息能力。中国仓储协会对全国物流供求状况多次调查的结果也表明，物流信息成为运作质量之后企业对现行第三方物流运作不满意的主要原因之一。从其第三次调查中我们可以看出，在采用第三方物流的需求企业中，有67％的生产企业和54％的商业企业对第三方的物流服务感到满意，有23％的生产企业和7％的商业企业对第三方的物流服务不满意。不满意的原因中，首先是因为作业速度慢和物流信息不及时、不准确，其次是作业差错率高、运作成本高。到第五次调查时，仍然是运作成本高和物流信息不准确排在前两位，如表1所示。

表1 对第三方物流服务不满意的原因

 

    从中可看出生产企业和商业企业对第三方物流服务关心的首先是成本与运作质量及包含物流信息在内的运作能力等。

    当前第三方物流企业的竞争是围绕着对信息资源的占有而展开的，因此建立高效、适用的管理信息系统是应对挑战、壮大自身的有效手段。如何建立合理、有效的第三方物流管理信息系统已成为摆在我们面前的非常迫切的任务。

二、从供应链角度对第三方物流管理信息系统的再造分析

    供应链管理主要是通过供应链中前馈的信息流和反馈的物流、信息流，将供应商、制造商、分销商等直到最终用户连成一体，对包括订货、销售、库存管理、运输、仓储、客户服务各方面进行综合一体化的管理，从而使供应链上各节点企业分担的职能集成而形成一个整体性的管理模式。它要求对企业供应链中的信息流、物流和资金流、增值流、业务流以及协作伙伴关系等进行设计、规划和控制，将供应商、制造商、分销商直到最终用户连接成一个整体，达到对彼此间物流业务流程的无缝连接，从系统优化角度来达到一种集成性的供应链管理控制，并据之来实现价值增值。

    处于供应链中游的第三方物流企业应当发挥其物流衔接的功能，在对其物流运作实现信息化操作的基础上，应建立可与供应链上下游各节点进行数据交互与传递的数据平台，通过信息技术和信息系统的支持，与供应链上的业务伙伴和下游顾客及时地共享物流供需信息，从而整合其供应链上的各方物流资源。

    从实现供应链管理的角度考虑，第三方物流企业应形成网络化的物流管理信息系统，加强对整个供应链物流环节的信息交流，达到与供应商或厂商及外协物流伙伴、下游顾客之间的供应链信息的处理与共享，同时通过建立基于Web的物流交易系统，以物流订单为驱动简化物流交易流程，从而有效地实现对其物流业务的一体化协作。

三、供应链角度下第三方物流业务运作模式分析

    在对信息系统分析和规划之前，我们必须详细地了解第三方物流的实际作业流程，并对每个相关的环节进行具体分析，这样才能开发出适合企业实际情况的第三方物流管理信息系统。

    供应链中第三方物流基本作业流程为：第三方物流企业接受客户的配送请求后，进行有关的订单审核、分类等处理，并根据订单安排货物进出库，拟定配送计划，力求按照客户需求将货物准确、及时地从市场供应方送达市场需求方(如图1所示)。

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图1 第三方物流基本作业流程

    第三方物流的具体作业流程主要包括以下几个方面的内容。

    1．订单处理

    订单处理是整个配送中心业务的开始，也是信息系统中数据的起点。高效的订单处理是整个信息系统成功的关键，订单业务贯穿于整个物流供应链的每个环节。物流中心只有在接收到客户的有效服务请求后，才能继续开展配送、运输工作。订单的接收主要应通过互联网来实现，也可以通过电话、传真等其他手段，但在这种情况下，需要人工录入订单信息。

    2．身份验证

    一个可靠的系统应在接收订单时对客户的身份进行验证，只有身份验证通过后才能为之提供服务，否则需要与客户进行进一步的联系，让客户修正或注册。客户在通过配送中心的服务器注册登记时，必须提供一些有用的信息，如公司联系电话、公司所在地点等。

    3．信息分类管理

    由于客户的来源不同，所以应对不同服务类型加以区分，同时客户请求需及时响应，还要对配送的货物数量、类型、运输方式等进行分类整理。

    4．库存管理

    库存管理主要是对整个库存商品的现状进行跟踪调查和全面管理，包括入库管理、出库管理、库存盘点。第一，入库管理是对进入仓库的货物信息进行收集(如登记、分类)，为今后的配送做准备：第二，出库管理是结合配货处理来协同实现的，在接受订单和配送请求后，根据订单上的要求发放货物，并记录配送的相关信息；第三，库存盘点是对仓库中现有商品的现状进行管理，以便随时了解能否满足配送的需求。

    5．配送、运输处理

    配送系统是对具体客户的订单进行系统处理后界于订单处理和库存处理、运输处理之间的一个处理系统。系统根据订单要求，再结合库存状况进行配货处理或者联系供应商采购，并对处理结果进行相应的分类，或者向需求方发货。配送、运输处理是一个复杂的系统处理，因为第三方物流公司所面对的客户分布在不同的区域，物流中心必须掌握每个配送点的实时状况，然后通过决策系统的分析判断后，制订一个可靠、经济的配送计划，由相应的配送点或者整合其他供应链中企业的资源来完成。

    6．财务结算

    第三方物流的财务结算与其他交易的计算方式一样，一般都是通过在银行设立专门账户，凭借配送单据，通过网络或其他方式，将款项划至中心账户。需要说明的是，这种结算方式是建立在双方诫信的基础之上的。

    7．决策分析

    决策分析的目的是为了让企业以较小的成本完成更优质的配送任务。决策分析内容一般包括配送站点的决策、库存量的决策、车辆调度、外协合作商选择、客户管理等。

    8．经营管理

    经营管理是指管理人员通过各种方法来实现配送中心效率的管理，并制订恰当的经营决策方案。根据各种信息与报表，包括配送统计数据、客户对配送服务的反应报告、配送商品次数及所需时间报告、配送商品的失误率、仓库库存情况、设备损坏及维修报告、设备成本分析、人力资源分析等作出决策。

四、第三方物流管理信息系统总体规划设计

    1．第三方物流管理信息系统总体规划的目标

    第三方物流管理信息系统(Management Information Systems，MIS)的系统设计是以计算机技术为支持，通过对物流配送的各环节进行有限的资源最优配置。一般说来，第三方物流管理信息系统功能包括两方面：一方面是物流管理信息系统中心，另一方面也是物流企业对外的Web站点。客户通过浏览器能与服务器进行通信，提供动态信息交互和信息服务，并在此基础上实现对订单下达、实时查询等业务的支持。因此，系统应把开放性、协调性、有效性作为系统开发的总体目标。

    (1)系统开放性。由于供应链管理模式很强调整个供应链上物流提供和需求的有机统一，因此为满足第三方物流各部门及其外协物流伙伴的共同物流协作计划需要，系统必须具有一定的开放性。也就是说，第三方物流管理信息系统不应再是一个封闭式的孤岛系统，而必须是建立在互联网之上的开放式和集成化的供应链信息系统，通过信息的高度共享和交互与供应商、外协物流合作伙伴、顾客保持较好的沟通和联系。

    (2)系统各节点的适用性。第三方物流管理信息系统应当适应企业单个业务分布和整体物流运作的要求。从企业运作角度来看，应当提供整体物流决策所需要的业务信息管理与分析以及物流决策的支持界面和全程反馈的管理界面；而对其外协物流合作伙伴则主要提供制订分配物流计划信息与作业进度信息反馈操作界面：对企业客户则提供具体的订单接收、运作安排计划信息和查询接口界面。

    (3)平台的可扩充性。平台的可扩充性包括两个层面：一是空间上的可扩充性；二是时间上的可扩充性。空间上的可扩充性是指平台能够实现不同地理位置上的规模拓展，因为物流系统设施(如仓库)在空间上的变动很大，因此，物流信息平台必须适应物流设施的地域变化。时间上的可扩充性是指当用户需求、技术进步、企业组织结构随着时间的变化而变化时，系统能够对现有的某些功能模块进行改造或增加某些功能模块，以适应新的变化。

    2．第三方物流管理信息系统的流程分析

    一般来说，物流管理信息系统的功能包含以下几个部分：(1)订单管理：使用通讯技术如邮件、传真和EDI或EOS登录和维护订单信息。(2)仓储管理：包括物品入库、物料在库移动、签收等环节。(3)运输管理：包括运输单证的形成、装车计划、制定路线等。(4)包装管理：包括换装、分装、再包装等活动。(5)情报功能：包括与上述各项活动有关的计划、预测及有关费用情况。(6)财务管理：设计成本核算、运费计算等。

    第三方物流管理信息系统除了传统的储存、运输、配送服务具有相应的功能外，应当还提供集成化的网络服务，如通过Internet与供应链上的客户进行数据交换，及时了解不同配送站点的库存数量、所有设备和人员的使用状况、供应链中供应商和协作商的信息，并能根据历史数据进行市场预测和决策等，这些功能都是现代化的物流配送系统的核心和出发点。

在系统地分析了供应链环境中第三方物流的实际作业流程后，我们可以得到第三方物流的管理信息流程，该流程是建立在全面了解、分析第三方物流企业实际作业流程基础之上的。现在我们分析一下管理信息系统的处理流程，如图2所示。

 

图2 第三方物流管理信息系统的业务流程

    (1)客户提交配送订单；(2)客户中心对客户进行身份认证，验证通过后进入下一步，客户中心也可及时反馈物流信息给客户，以方便客户查询；(3)订单模块存储订单信息，并进行分类整理；(4)根据订单要求向决策中心发送相关信息；(5)决策模块查阅库存信息、人员设备信息及其他运输、仓储外协合作商和供应商数据，并分析经营管理的历史数据，然后作出决策反应，并提交到配送中心；(6)配送中心向相应的配送站或者外协商和供应商进行配货、送货、退货返回等；(7)运输点执行配送任务；(8)财务管理模块通过网上或其他方式进行财务结算。

    当然，在实际的作业过程中还涉及到其他的作业管理，如库存盘点、入库管理、人事管理、设备管理、客户管理、系统维护等等。

    3．第三方物流管理信息系统功能结构

    第三方物流管理信息系统功能结构可以划分为四个层次：数据管理层、业务处理层、决策管理层及战略管理层。

    我们可以归纳出系统的总体功能模块。功能主要包括：

    (1)客户管理子系统：客户登陆管理、客户资料管理、客户身份验证、客户查询、客户关系管理；(2)订单管理子系统：订单的接收、分类整理、查询；(3)仓库管理子系统：入库管理、出库管理、库存盘点、仓库优化管理、货物查询管理；(4)配送管理子系统：配货管理、送货管理、运输跟踪管理、运输调度管理、运输线路决策、配送站点决策；(5)经营决策子系统：反馈信息管理、合作商管理、供应商管理、市场预测管理、市场信息管理、企业内部信息发布管理(包括企业介绍、经营理念、法律法规、市场报价等)；(6)账务管理子系统：成本预算管理、客户财务结算、供应商财务结算、合作商财务结算、财务统计管理、各子系统人力资源管理、人事考勤管理、设备维护维修管理；(7)系统管理子系统：用户管理、数据备份、系统设置、文档管理、查询打印服务等。

    根据以上功能分析，可以将第三方物流的物流管理信息系统描述如图3所示。

 

图3 系统总体功能结构

五、结论

    就我国目前对第三方物流管理信息系统的研究现状来看，存在着一些不足，主要体现在两个方面。一是把一般物流管理系统中都具备的内容归结为第三方物流管理信息系统的内容；二是系统规划和功能结构划分上还有欠缺。本文从第三方物流管理信息系统规划目标出发，结合第三方物流理论及其运作模式，从供应链角度对第三方物流业务流程和信息系统流程进行分析，在其管理信息系统的规划中考虑到了供应商、客户、外协物流合作伙伴之间的信息传递，突出了第三方物流的业务特点。

    出于应对物流跨国化、提高物流竞争力的需要，第三方物流企业有必要从供应链管理的角度对其管理信息系统进行规划分析，应用信息技术和网络技术构建基于Web的物流管理信息系统，与供应链上下游节点各自的信息系统实现必要的衔接。在企业、外协物流合作伙伴和客户之间实现信息在整个供应链环节上的采集、传递和分析，从而实现对物流运作全过程的信息化管理。