据悉，2005年7月底广东省在颁布实施的《广东省政务公开条例》中，将省级档案馆的政务文件列为了政务公开的形式之一。同时，《条例》的颁布也使广东省成为了全国范围内第一个在地方法规里规定档案馆公开“红头文件”的省份。
为了贯彻省政府的规定，真正把政务公开落到实处，广东省档案馆把省政府办公厅、省财政厅、省交通厅等省直机关近百个单位自1998年以来形成的已公开现行文件集中在一起，免费向社会提供现行文件阅览服务。同时，市民也可以利用广东省档案馆安装的网上搜索引擎系统查询到这些文件(www.da.gd.gov.cn)，只要在现行文件检索页面输入所查询信息，页面就会即刻显示出市民所查询相关文件篇数、检索耗费时间并对所查内容标红，一目了然。这些措施的开展满足了市民去了解“劳动就业保障有什么现行规定”？“在房屋拆迁方面有哪些补偿措施”？这些过去“想了解却难了解”的政务信息的需求，同时档案馆保管利用部负责人还表示“如今市民甚至可以查阅昨天的公开文件。”
据了解，广东省档案馆为了使市民能够方便、快捷的在网上检索到政府的“红头文件”，曾对国内外知名搜索引擎厂商进行了全面的考察和研究，最终国内最大的搜索和内容管理技术提供者TRS在众多竞争者中脱颖而出。TRS是中文全文检索的创始者，在企业和互联网搜索、内容管理和信息挖掘等领域具有领先的技术和产品。而此次项目的成功，则再次证明了TRS在信息检索和智能信息处理方面的技术实力。