立足现有 借鉴国外----- 浅谈多部委联合共建的电子政务项目沟通管理
一、背景
国家自然资源和地理空间基础信息库是《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》（中办发﹝2007﹞17号）明确提出的，是我国“十五”期间确定建设的国家电子政务四大基础信息库之一，是我国国家地理空间信息基础设施的重要组成部分。其建设对于加强和完善我国高层地理空间信息基础设计具有重要意义，项目建成后将为国家电子政务应用和社会公众提供长期、稳定、标准化的自然资源和地理空间基础信息产品及服务。项目由国家发展和改革委员会牵头，参与建设单位包括国土资源部、水利部、中科院、海洋局、测绘局、林业局、气象局等11个部门和单位。
该项目的建设经验对于多部委联合共建的电子政务应用系统项目具有重要的参考价值，同时对多部委联合共建电子政务合作机制的完善具有积极的探索意义。
二、项目特点
国家自然资源和地理空间基础信息库项目建设目标是通过整合我国分散在各个部门和地区的自然资源和地理空间信息资源，建立逻辑上统一、物理上分布的自然资源和地理空间基础信息库。最终，构建一个数据主中心和11个数据分中心。该项目主要特点有：
Ø 项目规模大；
Ø 建设周期长；
Ø 投资资金高；
Ø 涉及多专业领域，技术难度高；
Ø 多部位跨部门合作，管理协调难度大。
三、监理工作体会
（一）做好项目管理，建章立制是基础
国家自然资源和地理空间基础信息库项目建设任务是多部委整合国家大批战略性信息资源，构建支持电子政务的地理空间信息与自然资源信息共享平台，实现政府部门之间基础地理空间和自然资源保障信息资源的有序、充分共享。鉴于这是一项全新的系统工程，没有现成的先例可循。为更好地完成项目建设，需要建立相应的组织体系，成立有关组织管理体系，在项目建设和运行管理方面建立系统的管理制度。
我们认为国家自然资源和地理空间基础信息库项目的管理制度建设工作应遵循以下原则：
1.面向项目需要、统一规划
国家自然资源和地理空间基础信息库项目的建设既要考虑电子政务及社会公众对空间信息的整合和共享的需要，也要考虑参加项目建设各单位实际的信息资源状况。管理办法不但应该满足项目建设的需要，还应该满足信息库建成后运行服务的需要，所以项目管理办法和制度体系的建设应该在满足项目需要的基础上，进行统一规划。
同时为了防止项目管理办法及制度数量过多，给使用者带来不必要的麻烦，项目管理办法及制度应采用化零为整的方法，能合并的就合并，能简化的就简化，将内容较单一的管理内容按照项目业务联系合并成一个管理办法或制度。
2.立足现有、适度修订
国家自然资源和地理空间基础信息库项目各参建单位，以及其他采集、管理和使用地理空间信息的组织机构已经建立了一些与信息系统有关的管理办法和制度，其中一些管理办法和制度取得了较好的效益，因而项目管理办法和制度体系的建设要充分利用各部门和单位已有的管理办法及制度，根据信息库项目的实际需要进行适当的修改调整。
3.适应项目组织体系
项目管理办法及制度是为信息库建设和运行服务的，管理办法及制度的建设与实施同项目组织体系有很大的联系，信息库建设采用数据主中心与分中心结合的组织体系，相应的管理办法和制度体系应该与这种组织体系相适应。
4.借鉴国内外先进的管理经验
一些发达国家在地理空间信息管理及共享方面有许多成功的经验，特别是信息资源整合、信息库管理、信息共享方面已建成一定规模的实际运行系统。信息库建设要借鉴国外先进经验，结合电子政务发展对地理空间信息的需要，设计项目管理办法及制度体系。
（二）做好项目管理，积极主动沟通是关键
在监理过程中，如果仅将监理方的作用定义为监督、控制的角色，那么不能有效地保证项目建设的成功。监理过程本质上是一种信息交互的过程，其目的是将问题尽可能控制在萌芽阶段。国家自然资源和地理空间基础信息库项目是涉及多专业领域、多部门共建的复杂工程。所以，监理的功能定位应是：发现问题、预警风险、推动问题解决等。监理方在项目过程中针对出现的问题，提出相应的建议和咨询意见，展开有效的多方协调，就显得尤为重要。赛迪监理一直在倡导监理过程中的顾问、咨询作用，在监理实践中也是以此作为自身职责来开展工作的。赛迪监理的这种理念，得到了建设方和承建方的高度评价。
1.做好项目冲突管理
影响项目团队绩效的因素很多，归纳起来有七不：领导不力、目标不明、职责不清、沟通不畅、激励不足、程序不全、约束不强。团队冲突的来源包括工作内容方面、资源分配方面、优先顺序方而、人员安排方面、成本预算方面、组织机构方面、个体差异方面等七大方面。处理项目冲突的方法因人而异，其中一些共同的方法是值得我们监理在工作中进行借鉴的，这些方法集中起来主要有五种：回避、强制、调停、妥协、解决问题，表示如下表：
表1 项目冲突管理处理方法评价
平衡冲突方法
描述
优势
劣势
回避
为了避免已经发生或将要发生的冲突，当事人双方或其中一方主动从争端中撤出来
表面可使冲突平息下来
会使得冲突积聚而升级
强制
这种方法是靠权力来强行处理冲突，只关心在冲突中获胜，而不顾人际关系
可以暂时平息冲突
导致当事人产生抵触心理，恶化工作环境
调停
此所谓求同存异法，在冲突中找出意见一致方面，尽量避开差异
可以一定程度地缓和矛盾
没有把问题彻底解决
妥协
这种方法是冲突双方各做让步，努力寻求一个这种的方案
使冲突当事人都得到某种程度的满意
问题可能依然解决不了
解决问题
冲突当事人积极地关注问题本身、坦诚、友好而广泛地交换意见，力争使问题得到全面而妥善解决，并实现双赢
从根本上解决了问题
较花时间
2.主动沟通、积极协调
（1）沟通协调的监理原则
组织协调包括项目参建单位之间的协调、项目参建人员之间的协调。例如，监理单位中总监理工程师与各专业监理工程师之间、各专业监理工程师之间的人际关系，监理单位与承建单位、建设单位之间的协调等。同时，组织协调还存在于项目组织与外部环境组织之间，集中在与它们的结合部位上，组织协调的目的就是在这些结合部位上做好协调、联合和连结的工作，以使大家在实现工程项目目标上做到步调一致，得到协调运行。
组织协调与目标控制是密不可分的，协调的目的就是为了实现项目的目标。比如：当设计概算超过投资估算时，监理要与承建单位进行协调，既要满足建设单位对项目的功能和使用要求，又要力求费用不超过限定的投资额度；当实施进度影响到项目预定的投入运行时间时，监理就要与承建单位进行协调，或增加人员投入，或修改实施计划，或调整进度目标，直到制定出一个较理想地解决问题的方案为止；当发现项目经理不称职时，给目标控制造成影响时，监理要与承建单位进行协调，加强力量或更换人员，确保项目目标控制的实现。
（2）沟通协调的监理方法
监理在项目建设的每个阶段，根据科学的工作方法和经验，对项目建设的各个阶段进行全方位的监理。通过日常的监理协调活动及时发现项目建设中存在的问题，并加以分析研究。监理依据现场工程进度情况，为了各方更好地沟通情况，交流信息，协调处理，研究解决合同履行中存在的各方面问题，监理单位会定期或不定期的组织召开不同层次级别的工作和协调会议，给各方提供问题交流的平台，解决工作过程中的相互配合问题。
监理及时将项目的情况向建设单位汇报，同时提出监理对上述问题的评估意见和解决方法的建议，使建设单位能及时了解实际建设状况，对建设中出现的问题能有客观的认识，并能采取相应的应对措施。监理方还会在建设单位授权的情况下直接向用户方和（或）承建单位提出合理化建议。
在该项目实施过程中，监理始终坚持职责分工明确、标准先行、主动沟通协调的工作方法，保证本项目能够顺畅、有效的实施。