毕马威曾于十多年前预测未来财务部的发展趋势,指出企业基本业务处理将会外包或由共享服务中心来完成,而如资金和税务等方面的管理则将由一个专家顾问团队担当,所有控制功能将分派到各业务单元,财务部人员将更多地与业务部门融合,并为他们提供决策支持,为企业创造更大价值。
十多年过去了,财务部的职能的确发生了很多变化。这些变化是伴随着企业信息化水平不断地提高,而信息化起到了关键的作用。
视角一:公司总经理。
刘总是某水果进口贸易公司的总经理,他日常管理企业的基本方法就是通过财务部提供的几个报表进行。一是到货日历表和市场行情表,通过这两个表,可以看到公司预计和实际到港的货物数量、竞争对手预计和实际到港的货物数量、各地区的市场价格行情。快速制定水果的销售价格及快速在各分公司进行货物(各销售区域)调拨,最大程度地实现收益最大化。二是各柜、各品项、各供应商货物的毛利表。通过毛利表,他可以快速调整公司的进口策略及与供应商的合作策略。而这些信息的获取,是基于一套进口业务、海运物流跟踪、报关报检、到港管理、销售管理、财务管理、市场管理为一体的信息化管理平台。基于此,财务的工作也发生了很大变化,从一定程度上说,财务的职能也发生了转变。
视角二:公司业务部大区经理。
该业务经理认为,上马信息化系统前,财务部只是一个给业务部门打工的“ATM机”,即收钱和支付费用(货款);上马系统后,财务和业务数据实现了共享和集成,并且通过信息化管理加强了财务对业务的监控。财务部手里有大量数据,掌握着公司采购、业务、财务等大量全面的数据,经常提示业务部门客户信用超期,提示客户欠款超期,提示要出柜的利润报告。
“如今,财务部成了我们的监督者,也为我们提供了大量有用的数据,让我们开始习惯用数据说话。”该业务经理说。
视角三:公司财务经理。
这位财务经理认为,实现全面信息化以后,他有两点最大感受。
一是财务的责任更重了,也更重视用数据发现问题,用数据决策。“我们在财务部专门成立了公司级的数据组,录入各地收集的市场行情信息,出具各种维度的毛利报表,并跟踪业务单据状态,催促业务及时录入、审批业务单据,并定期发送预警信息和特殊数据的提醒。”该财务经理表示,从一定程度上,通过对数据的运用,财务部门加强了对业务的监控,也提升了财务为业务提供服务的能力和水平。
二是财务团队的变化。有个说法是上了信息化,财务人员可以减少1/3,通过实践发现,财务人员不但没有减少,而且还扩大了。只是财务人员的结构和工作重点发生了变化,对财务人员提出了更高的要求。现在财务核算的工作量比以前减少了2/3,财务的业务过程审核成为了重点,这也是为了保证最终数据的准确性和及时性。
视角四:公司应收会计。
“以前我的工作主要是录入凭证,手工汇总统计应收账款余额表、应收账款账龄表,在电脑前一坐就是一天。”该会计说,“现在的凭证和应收报表,系统都能自动产生和出具,我的工作量减少了1/2。现在应收账款的核销、客户的信用控制、与客户间的对账成了重点。”如今,该会计更加注重对差异和异常数据的分析与监控,对业务的理解也进一步加深,并学会了以业务的眼光看财务,该公司的财务与业务也逐渐融合。
视角五:公司数据组组长。
为了有效地利用各种数据,该公司在财务部专门成立了数据组,汇集从市场、业务、财务过来的所有数据。
“我现在手里有公司最全面的数据,如何挖掘有价值的信息,为管理者提供服务,成为了数据组的工作重点。”该数据组组长说,以前,他就是公司的一名费用会计;现在,他成了一名高级数据分析师。
随着信息化的深入应用,财务部已经真正进入了信息化世界,这给财务部本身的职能和财务人员带来了机遇和挑战,“转变”是必须面对的。财务部会继续朝着支持企业战略、决策制定和企业运营的方向发展,更加关注财务本身的的成本效率和价值创造,真正成为业务的合作伙伴。