当前县级档案部门的档案信息化建设才刚刚起步，档案信息化工作各方面仍处于摸索阶段，在通过长期使用、反复比较、总结分析当前我们试用的两款档案管理系统(以下分别称为软件A和软件B)，在软件选择方面得出一些经验及规划发展方面提出几点建议以供参考。

　　一、不同类型档案管理软件系统的使用情况对比分析。

　　一是系统性能方面。软件A通过2个月的功能测试、记录日志及联系软件商解决问题，经过连续使用进行测试，软件运行稳定；软件B在试用阶段没有发现重大问题，软件运行也很稳定。二者均满足档案信息化的基本要求，但存在明显的区别：软件A是基于B/S模式的网络版软件，服务器维护相对复杂，但硬件设备、底层软件、运行环境等方面的要求上相对较低，且用户通过网络完成操作易于管理；软件B是基于C/S模式的单机版软件，软件运行稳定性虽然优于软件A，但是不能满足灵活性、易维护性、多用户操作等要求所带来的便利，不利于档案部门档案信息化发展。二是系统功能方面。软件A与B均能够完成档案数字化管理的日常工作，数字档案内容大致相同，软件系统都为十二大功能模块。即便如此，因不同的软件设计方法和思路所带来的功能差异仍然合理存在，最为明显的是移交声像档案文件，不同的软件商有自己的考量角度：软件A移交声像档案文件失败，原因在于软件商考虑到文件数据通过网络传输，为保证系统性能不受影响，特意限制了移交文件容量小于20MB；软件B不涉及网络传输，可在本机移交声像文件，文件容量不能超过1.5GB。在声像档案保存方面,软件B存在很大的优势，但其网络版目前未试用(软件厂商没有提供)，无法确定在网络上是否能够完成视频文件移交。三是软件费用方面。通过分别与软件A、B的销售人员进行了解，可得到下面的费用表格以供参考：

　　表1 两款软件价格对比

　　四是安全性方面。单机版软件面向单个用户、单个权限，涉及到存储介质、移动传输介质、互联网及软件自身漏洞等安全问题。相较之下，网络版软件的安全问题种类更多、危害更大，但当今针对网络系统的各种杀毒软件、防火墙、加密认证、专网技术及监控软件等层出不穷，不断提高、完善网络的安全性能。

　　二、继续推动档案信息化进程，规划好统一的档案信息管理系统平台的几点建议。

　　目前，软件A与软件B不能够进行互相移交电子，所以测试过程中软件A与某些档案室使用的软件B不兼容问题已经产生，虽没有产生更大问题但不容忽视，更需要统筹规划。解决此问题可以通过三个途径：1、应由上级部门组织力量自主研发档案管理系统，实现更大规模的集群式数据库网络，更易于管理、维护，系统兼容性更高；2、制定档案管理系统生产标准，加强各类软件的兼容性、扩展性，能够完成各类软件间的档案交接和信息交互；3、暂缓向各档案室推荐档案管理软件，由档案部门选用网络版的软件，并负责规划、组织建立档案管理系统网络平台。它们都有各自特点：途径1是档案信息化发展的最佳方式，各级档案部门购买技术过硬、安全系数很高的档案信息管理系统花费太大，但上级部门可以通过严格招标、集资研发等方式来实现地区性、全省性乃至全国性的档案管理系统。途径2加强了各级档案部门的自主性，正因为这种自主性使得制定生产标准迫在眉睫，但是这种生产标准并非只是单纯地规定数字档案应该包含的项目、内容，应是与网络体系中协议相类似的约定，否则无法推广生产标准，甚至有阻碍档案信息化未来发展的可能。仅从县级档案部门和当前工作实际的角度，推动信息化发展应该采用途径3——自主建立网络平台，它有以下优点：

　　1、 费用分散但推广难度降低，容易建立统一平台。仅针对购买费用而论，从表1可以看出，单机版相较于网络版成本太大。以我市为例，推广档案管理系统的涉档部门多达90个，若采用单机版，则需要花费14.4 万元(软件A)或25.2万元(软件B)，而网络版花费7.2万元(软件A)，通过上文“系统使用情况对比分析”和购买费用的描述，建议选用网络版。

　　2、 易于维护、管理，安全性能高。网络版软件都是进行统一的维护、管理，只需要维护数据服务器就完成了整个网络维护工作，并且用户端出现错误，如病毒、黑客攻击，及时发现、修补系统漏洞也不会对数据服务器产生危害，安全性能较之单机版软件大大提高。当前，可以采用专网技术、加密技术、防火墙认证技术及入侵检测技术等进一步保证网络平台安全性、正确性及稳定性。

　　3、 可与时俱进，不断进行扩展和合并。随着档案信息化工作要求的发展，全国各级档案部门必然要形成能够互通有无的数据库整体。采用网络版软件可以依靠控制用户数量扩展网络，为建设国家综合档案馆数据库打下良好基础，能够灵活地扩展和合并网络应在考量范围之内。

　　三、将档案信息化发展工作落到实处，考虑搭建档案管理网络平台的方案。

　　档案管理系统网络平台是未来档案信息化发展的大趋势，利用此平台会为档案信息化工作带来巨大推动力，但是搭建它的方案仍然有待商榷，从费用、推广性、可行性及可用性等多方考量才能够着力推动信息化工作。通过对比表1中软件网络版的价格可知，两款软件局域网费用大致相当，但因软件B的扩展方式是网络间的合并，与软件A的单个用户增加的方式不同，在网络平台推广方面，软件A网络版更容易被人所接受，例如，软件B的中型网络需要花费6.8万元，大型网络需要花费19.8万元，从档案信息化发展现状出发，无论是档案部门单独支付还是与各档案室集资建设，推广难度都很大。实事求是选取合适档案管理系统，充分考虑搭建档案管理网络平台的方案，才能够将档案信息化发展工作落到实处。

　　总而言之，档案系统管理网络平台因其低费用、高效率的特点将是档案信息化未来发展的主流，但是档案管理系统都面临着潜在的安全问题，这也是建设好档案信息化的重要指标和关键所在。本文仅是在建设、维护、管理的成本上来对比分析了不同软件的优劣，及如何推动档案信息化建设进行初步研究、讨论，以期达到提供实用性信息的效果。　

（作者系吉首市档案局工作人员）