中科院计算所是专门从事多媒体、智能人机交互等技术科学研究的机构，由国家高技术科研发展计划（863计划）智能计算机主题专家组与美国摩托罗拉公司共同出资设立的联合实验室是其下属机构，目前承担着多项国家级科研计划、项目及课题。

 

中科院计算所的协同需求

中科院计算所及其联合实验室由于科研计划、项目及课题众多，研究方向和领域较广，科研项目小组及科研人员数目较多，原有的信息化系统已无法满足对各部门、科研小组的管理及日益频繁的沟通和协作的办公需求；也无法实现实验室中各科研小组内部的管理和临时项目团队的沟通、协作、管理的需求。为此，中科院计算所必须对原有信息系统进行重新规划。其具体需求如下：

科研小组内部管理 计算所各科研小组都是以项目的形式临时存在，人员来源复杂，因此管理比较困难，成员沟通与协作也存在很多问题，例如：当科研项目内容发生变更时无法在第一时间通知科研小组的所有人员，从而导致在增加工作量的同时白白消耗了项目的成本。另外，项目进度安排，项目进程中大量科研成果汇总、保存等管理问题也日益突出。

不同科研小组之间工作协同及管理 由于各科研小组的科研工作相对独立，各科研小组的工作安排、项目进度、文档资料、小组工作讨论等重要信息和工作，都无法和其他科研小组进行共享和协作，造成信息沟通不畅，工作效率低下。同时，也造成计算所对不同科研小组无法实现统一管理，计算所领导无法及时了解不同科研小组的状况，管理人员与各个不同的科研小组成员之间也无法实现灵活高效的业务协同。

科研知识管理 各科研小组在长期的工作过程中积累下的宝贵知识，是计算所开展各种科研工作的参考和基础，需要进行良好的管理，如对内部公用信息进行添加、更改、删除、更新，对文档进行有效分类，下载权限设置等，并通过各种交流手段实现知识共享，以确保有用的知识能够发挥最大的价值。

信息安全性保障 作为科研单位，各种科研信息及数据必须绝对保密，各科研小组成员之间以及科研小组之间，信息与数据的传输、存储必需有严格的保密措施，一旦信息遭到截获或者破坏将对计算所的正常工作造成严重影响。

 

点击科技协同解决方案

点击科技根据中科院计算所的具体情况和实际需求，从信息交流和信息共享入手，着重解决各科研小组的内部管理，临时项目团队的沟通、协作和管理，以及各科研项目组之间、各部门之间的沟通与协作问题，为其部署了包括“竞开协同之星（GK-Star）”、“竞开协同服务器（Geneking Collaboration Sever）”、“竞开邮件服务器(Geneking Mail Sever)”在内的竞开协同办公平台。

综合通讯。竞开协同办公平台中的“竞开协同之星（GK-Star）”提供了强大的综合通讯功能，所有信息都可以通过同步及时全面的传送给需要接收的科研人员，帮助各科研项目组成员了解最新科研状况；同时，使计算所所有成员都能够进行跨地域、跨组织的实时沟通和交流，节约了大量通讯成本，也解决了不同科研项目组成员之间、部门之间的快速信息传递，文档、资料的共享等问题。

协作区。GK-Star提供了创新的多人协作工具——协作区。计算所所有的科研人员都可以在共享的协作区中开展科研工作，较好地解决了原来因沟通不畅造成的信息滞后和收集资料手段落后而造成的重要信息偏失遗漏问题；项目小组成员还可随时随地在协作区中开展专题讨论，发表自己的观点，既提高了效率又节约了成本。功能强大的共同编辑工具，能够轻松解决以往撰写科研报告工作中的版本控制、信息交流、讨论、收集意见、整理总结等各种繁琐复杂的问题。自动版本控制能自动保存每一阶段的科研成果，讨论信息关联功能则可随时存储所有的相关论点及信息。文件共享功能则可使所有成员多方共享科研资料，保证了所有成员同时得到最新资讯，避免因版本混乱带来的各种问题。

人员日程计划的监督管理。竞开协同办公平台的日程安排功能帮助计算所实现了全所的日程计划共享，计算所各级领导可以随时查看相关部门、人员或项目组的日程计划，并可及时发现科研项目中存在的问题。避免了计算所领导层查看各科研项目组的科研项目进展、人员准备等情况时需要开会或单独会谈的麻烦，也方便了各部门随时了解合作部门的计划安排情况。

稳定易用的邮件系统。竞开协同办公平台还提供了简单易用且功能强大的邮件服务器和客户端。严格的身份认证与加密体系，可有效保证数据的传输与存储安全，保证了邮件的安全、稳定。

 

计算所协同收益

竞开协同办公平台使中科院计算所实现了协同办公、知识管理、应用协同和工作流程的电子化，从而较好地实现了中科技院计算所对各部门、科研小组的管理和各科研小组内部的管理以及临时项目团队的沟通、协作和管理。平台中的综合通讯使计算所在节约了大量通讯成本的同时也建立起了业务知识积累和应用平台；智能的日程计划安排系统则帮助各科研项目组成员，在提高自身的时间管理能力和沟通、管理效率的同时提高了动态应变的能力。

 

 

 

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协同办公为用户带来哪些价值？

协同办公结合了移动办公、远程办公、虚拟团队、延伸型企业、实时企业、企业应用门户、人本管理、柔性管理等应用技术与管理概念，适应现代敏捷企业以快制慢、随需应变的要求，可快速整合企业内外的资源，使企业获得互动、整体的效益，提高交易效率、降低交易成本。也为协同办公的使用者获得全新的工作体验。

具体来说，协同办公能够为用户带来以下几个方面的价值：

1、加强实时能力，实现信息快速传达、反馈沟通和实时化的管理，适应市场需求，快速变化。

2、提高延伸能力，使企业从单一的、封闭的内部管理体系，延伸到跨企业、跨行业、跨地区的行业联盟。

3、与传统的ERP、CRM、OA等“刚性管理”工具与方法相配合，实现团队协作。

4、可以不受办公室界限的约束，实现完全的安全、高效的移动办公、远程办公。