(1) 档案的范畴和分类

档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是人们从事各种社会实践活动的真实与客观记载，是各种社会实践活动中原生信息的直接积累与物化形态。

按常规档案、档案专业、档案载体、档案产生领域、档案时间远近、档案政权性质等不同方式分类，如下图所示：

(2) 档案信息化的定义

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。

具体而言，是以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为平台，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。

(3) 档案信息化在国际上的发展概况

从国际范围来看，自上个世纪90年代以来，计算机技术与现代通讯技术相结合，信息化浪潮席卷全球，促使世界各国的档案工作朝着数字化、网络化方向发展。各国政府不仅从体制上将档案信息化工程纳入国家信息总体框架中进行规划和设计，更以立法的形式指导档案信息化建设。

以美国为例，美国通过实施一系列的信息化工程来推进档案管理现代化进程，如“美国记忆”工程、“幽谷”工程、“加利福尼亚数字图书馆网关和加利福尼亚文化”工程、“世界数字图书馆”工程等，对美国的档案管理信息化建设起到重要的推动作用。紧随其后，加拿大、英国、澳大利亚、新加坡等国也着手推进档案信息数字化、网络一体化建设。世界各地的档案信息化建设获得了长足发展。

当前，国际档案信息化建设通过加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，有力地促进了世界各国档案事业持续快速健康发展，进而积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现了更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。

今后，国际范围内的档案信息化建设将朝着档案信息智能化管理方向迈出坚实的步伐，进一步建设成为“没有围墙”的档案馆。

(4) 我国档案信息化的发展进程

档案信息化发展从最初计算机辅助档案管理发展到档案业务综合管理再发展到当前以双套制管理为核心的档案信息资源管理，经历了一个从产生、发展到逐步成熟的演进过程。

我国档案信息化的发展进程可以划分为四个阶段：

①第一阶段(从上世纪80年代末到1995年)：档案信息化的萌芽时期

在这一阶段，计算机技术开始应用于档案行业，但档案信息化的主要工作是针对传统纸质档案的管理，参照《中华人民共和国档案法》等法律、法规对传统档案管理的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个彼此依存、相互制约的环节进行计算机管理，主要以目录管理为主，管理流程几乎完全模仿在一个单位内部的人工管理模式，没有建立充分的信息共享机制。

这时的档案软件多以单机版为主，纸质档案的数字化工作开始起步，但一般都是单件、小批的加工。

②第二阶段(从1996年到2005年)：档案信息化的发展起步期

这一阶段也就是“九五”和“十五”期间。通过档案工作者与档案信息化厂商数年的磨合与共同努力，一些档案部门的计算机应用水平有了较大的提高，开始从单机的档案功能环节管理发展到网络化的综合业务管理。

这时，一个单位内部各种类型的传统档案(比如文书、声像、科技、会计、实物等)都纳入信息系统管理范畴，从目录管理发展到全文管理，与此同时，档案信息资源库的建设取得一定的成绩，各级档案部门的大批量数据服务逐步开展，并可以为单位内各个部门用户提供档案信息服务。

这时的档案软件多以C/S结构的网络版为主，可以在单位内部实现信息共享。目前国内大多数单位的档案信息化建设现状就处于这一阶段。

③第三阶段(从2006年到2015年)：档案信息化的黄金发展期

在这一阶段，我国档案信息化建设已纳入各级政府发展规划。相对于前一阶段的档案信息化，本阶段在以下方面进行了较大程度的优化：应用范围大大扩充 档案管理发展到以电子文件管理为主，充分借助局域网、政务网和互联网网络平台实现各级档案部门的互联互通、数据交换和共享，形成区域性的集中分布式档案信息资源库;信息来源大大拓展 利用各种技术手段，实现有价值档案信息资源(包括实体和电子)的采集和接收，既解决了原业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富了档案信息资源库;服务水平大大提升 通过对档案信息资源的生命周期管理和再加工，提炼出不同角度和不同用途的信息资源，通过不同途径面向不同用户提供全方面、多角度、深层次的档案信息服务;市场规模快速增长 档案信息资源管理软件的使用由经济发达地区向全国范围逐步普及，档案信息化发展到比较成熟的阶段，产品得到广泛应用，市场规模将快速增长;用户体验更加满意 数字档案馆建设理念逐步深入人心，B/S结构的档案软件开始涌现，富客户端开发技术也逐步得到应用，软件的用户体验大大提升。

目前，第三阶段的信息化依然处于发展之中，远未到成熟的程度。

④第四阶段(预计2015年以后)：档案信息化的成熟期

预计在这一阶段，档案信息化的发展已进入成熟期，档案软件产品将全面进行更新换代，客户对应用和服务的要求将上升到新的高度。

各级档案部门基本都采用信息化的手段对档案生命周期进行全程管理，覆盖全国范围的档案信息资源网格基本建成，结合数据挖掘技术和知识发现技术，档案信息服务由被动转向主动，能够为不同需求的用户主动提供信息服务。

(5) “十二五”期间我国档案信息化的发展现状

①“十一五”期间档案事业发展成果

到“十一五”末，全国共有各级档案行政管理部门3154个;各级各类档案馆4077个。馆藏档案39264万卷(件)，比“十五”末增长39.9%。各级各类档案馆共接待利用者3000万人次，提供利用档案、资料8100万卷(件、册)。各级国家综合档案馆总面积473.3万平方米，已公开现行文件和政府信息公开查阅场所接待利用者450万人次，公开出版编研资料5050种、104000万字。档案工作在全面建设小康社会构建和谐社会中发挥了重要的作用。(资料来源：《全国档案事业发展“十二五”规划》)

②“十二五”期间，随着重要法规、规划纲要和战略目标的相继推出，档案信息化建设迎来了黄金时期

2010年国家档案局公布的《数字档案馆建设指南》要求各级档案局(馆)，紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

2011年，我国《国民经济和社会发展十二五规划纲要》明确要“做好历史档案和文化典籍的保护整理工作”，这为档案事业的可持续发展提供了切实保障，为全国各级政府重视档案工作起到了示范作用。

2011年10月党的十七届六中全会，我们党提出了建设社会主义文化强国这一新的发展目标。随后，国家档案局在2012年2月召开的全国档案工作暨表彰先进会议上，也提出了“建设与文化强国地位相匹配的档案强国”的目标。档案强国这一新战略目标的提出，体现了党和人民对档案事业的新要求、新期待，对档案事业更好更快发展具有重要意义。

随着上述重要法规、规划纲要和战略目标的相继推出，档案信息化建设迎来了黄金时期，并将随着物联网、云计算、大数据、移动互联网等新兴信息技术的出现而不断向纵深发展。

③重点围绕“电子文件管理”和“数字档案馆建设”的档案信息化建设在全国范围内展开“十二五”期间，档案信息化工作的重点在于：贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设;根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等;加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范;实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务;搞好电子文件(档案)备份中心建设，落实电子文件的异质、异地备份制度。各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提供网络信息服务。

(6) 档案信息化的市场容量

①档案局(馆)信息化市场容量

根据国务院直属网站中国政府网的数据显示，全国县级以上行政区划共有：23个省，5个自治区，4个直辖市，2个特别行政区;50个地区(州、盟);661个市，其中：直辖市4个;地级市283个;县级市374个;1636个县(自治县、旗、自治旗、特区和林区);852个市辖区。据此合计，全国共有省会级城市32个(香港，澳门除外)，地级城市333个，县级城市2862个。

按照目前档案局(馆)信息化建设实践，通常省级档案局(馆)的信息化建设初始投入平均约为2500万元;地市级档案局(馆)的信息化建设初始投入平均约为1500万元;而县市级档案局(馆)的信息化建设初始投入平均约为500万元，由此估算档案局(馆)的信息化建设初始投入将超过200亿元。另外各级档案局(馆)每年还需投入约原始投入的20%-30%进行维护或升级，全国档案局(馆)信息化市场容量巨大。(数据来源：计世资讯)。

③ 档案室信息化市场容量 政府部门档案室信息化的市场容量按照各级政府部门立档单位进行估算，一个省级政府部门立档单位保守估计约500个，地市级约为300个，县市级约为100个。根据计世资讯的统计，按照全国32个省级城市，333个地级城市，2862个县级城市，若每个省级立档单位按10万元投入，每个地市级立档单位按5万元投入，每个县级市立档单位按1万元投入计算，则档案室信息化市场中仅针对政府部门的市场规模将超过94亿元。(数据来源：计世资讯)

据中国年鉴信息网数据，《2011中国企业名录》统计，截至2010年底，全国共有4,674,100家企业;据《2011中国大中型企业名录》数据显示，中国年营业额5,000万元以上或员工人数500人以上大中型企业共有25万多个。保守估计每家大中型企业的档案信息软件投入至少10万元，则档案室信息化市场中仅针对大中型企业的市场规模将超过250亿元。