随着市场竞争的加剧和全球市场一体化进程的加速,企业所面临的竞争压力也越来越大。加强企业信息化建设,建立有效的信息集成平台就成为重要的应对措施。然而,在企业实施信息化的过程中,往往存在各种各样的问题。为此,对在信息系统工程中实施监理的必要性和可行性进行了分析,并对信息系统工程监理的工作内容、管理模式等进行了研究。
1993 年以来,在我国多年发展信息产业、推广信息技术应用的基础上,国家开始全面启动国民经济和社会信息化建设。10 余年间,我国投入了数以万亿计的庞大资金,建立了遍布全国的各类信息系统工程(包括信息网络系统、信息应用系统和信息资源系统工程) ,极大地推进了国民经济和社会信息化进程,促进了生产力的发展,取得了令人瞩目的成就。但不应该忽视的是信息系统工程建设中存在着的问题,其中有两方面的问题比较严重。
首先是质量问题。由于企业方面缺乏相应的技术力量和管理能力,在一些重大项目的招标的实施过程中缺少必要的监督、检查。而且,对于企业来说,主要强调系统(程序) 的可用性,而对于一些附加的文档资料、维护操作手册等缺乏足够的重视,从而导致系统的升级、维护缺乏应有的规划和资料;由于企业在企业管理水平方面还有一定的差距、系统需求不稳定,使得系统开发完成后,已与系统分析时的需求有了明显的变化。
其次是效率问题。据有关方面统计,我国信息系统工程中,最终能够使用户满意、方便使用的不超过20 % ,造成大量的资金和人员浪费。
当然,造成上述问题的原因有很多方面,但主要原因是企业和承包商都不能就需求、资源配置等问题形成切实可行的理解和认同。另外,缺乏第三方的咨询、协调和监督也是一个不可忽视的原因。
为此,本文对信息系统工程中的监理问题进行了研究,从组织、人员配备等方面提出了信息系统工程的监理模式,希望能够对我国信息化建设有所裨益。
一、信息系统工程实施监理的必要性
1. 信息系统的特征
信息系统是以用户需求为驱动,由软件、硬件所组成的复杂系统。在信息系统工程建设过程中,涉及到不同的参与者,包括系统用户(高层决策者、中层管理人员以及操作人员) 、系统开发承包商、硬件供应商和网络施工承包商等。一般的信息系统生命周期,如图1 所示。一个信息系统的生命周期大致要经历需求分析、系统设计、系统实施和运行维护等阶段。
一个信息系统的生命周期大致要经历需求分析、系统设计、系统实施和运行维护等阶段 放大图片
图1.信息系统生命周期
信息系统工程与其他项目相比较,具有很多独特的特征。
(1) 信息系统的需求不稳定。与传统的工程项目不同,信息系统的开发过程更像是产品的研制开发过程,其间受到诸多因素的干扰,如图1 中的虚线所示,会有多次反复的情况出现。
(2) 信息系统工程技术含量高、参与方较多。信息系统工程是由用户、开发方、系统软件供应商、应用软件供应商、硬件供应商以及网络施工方等参与方共同完成,在整个信息系统生命周期中会发生很多冲突。此外,信息系统工程的技术含量较高,在系统试运行之前,用户对系统的控制能力有限等也是信息系统建设过程中存在的一个严重的问题。
(3) 对信息系统质量的评价受用户主观因素的影响较大。对信息系统质量的评价分几个层次: ①系统性能方面,如稳定性、安全性等; ②系统操作性能,如界面、操作的方便程度等; ③深层次评价,如系统的可维护性和扩展性等。如果从上述几个层次对信息系统进行评价,那么对信息系统质量的评价主要是受用户主观因素影响较大,特别是系统操作性能方面,受用户自身的水平、个人喜好以及对系统
的期望等影响更大。
另外,信息系统一般来说投资比较大,对系统的稳定性和延续性的要求较高。
2. 信息系统工程实施监理的必要性
图2 所示的是一个典型的信息系统开发流程,假设需求分析完成的时刻为t1 ,系统开发完成并交付使用的时刻为t2 ,开发周期, T = t2 - t1 。由于企业系统是一个不断变化的系统,导致t1 时刻的需求Q ( t1) 和t2 时刻的需求Q ( t2) 存在偏差。此外,信息系统的高技术含量特征使得用户对系统开发过程缺乏有效的控制,这样的问题在企业信息化建设中随处可见。
系统开发过程中需求变动对系统的影响 放大图片
图2. 系统开发过程中需求变动对系统的影响
虽然经过多年系统开发实践经验的总结,提出了一系列的过程和方法来避免上述问题的出现,但由于根本的问题(在系统开发过程中用户缺乏有效监控) 没有解决,在实践中收效并不大。
从上述关于信息系统工程及其特征的分析可以看出,在信息系统开发过程中,有必要在信息系统的各阶段实施监理工作。
(1) 系统规划和需求分析阶段。应协助企业明确项目的具体需求和所要达到的项目目标,帮助企业进行系统思考、整体规划。在确定了系统的整体解决方案后,协助用户进行系统选型、开发商的选择和评估等技术性较强的工作。
(2) 系统开发阶段。协助企业进行项目监控和管理,确保企业和实施伙伴双方能够严格地按照项目计划完成项目,并确保项目的实施质量。因为企业在信息系统能力方面存在不足,所以有必要引入项目监理制度,对项目质量、投资和进度进行有效控制。
(3) 系统评价阶段。项目完成后,通过项目监理,企业可以有效地开展项目实施之后的效果评估和评估之后的持续改善。而这种工作正是结合国际上通用的标准对项目的实施成果进行评估。同时可在信息系统应用的基础上,为企业设计基于信息系统的持续改进方案,使信息系统能长期发挥作用。
二、信息系统工程监理模式
1.信息系统工程监理程序
与一般的工程监理相比,信息系统工程监理具有一些独特的特征,特别是在工作方式和工作内容方面,这种差异更加明显。为了使信息系统工程监理能够有效地开展,可采用如图3 所示的监理程序
项目监理工作程序 放大图片
图3.项目监理工作程序
(1) 监理合同的签订。监理单位承担监理业务时,首先应与企业单位签订书面信息系统工程监理合同,至少应包括监理范围,其内容包括:界定监理的主要工作,这是编制监理计划的主要依据,也是监理合同的标的;双方的权利与义务;监理费用及支付方法;违约责任及其对有争议问题的解决办法;其他事项。
监理合同一旦签订,就具有了法律效力。双方必须严格按照合同规定的内容展开工作。
(2) 编制监理工作计划。监理工作计划主要包括人员计划和工作计划两方面的内容。①人员计划。签订监理合同后,监理单位应根据合同的内容、项目的特征和监理单位自身的状况确定项目总监理工程师、监理工程师以及其他监理人员。各类人员必须具备相应的任职资格,并出具相应的证明材料。②工作计划。根据签订的监理合同和承包方的信息系统开发计划,编制详细的监理工作计划,其内容包括:信息系统工程建设中的关键点和关键活动;信息系统工程建设中的报告制度和内容;信息系统关键点验收标准和要求;监理报告制度和内容;信息系统结项验收标准以及应归档的资料。
上述计划需提交企业,经企业审核确认后作为监理工作开展的依据。
(3) 过程监理。过程监理包含两部分内容。①项目实施前的监理。项目可行性研究包括:根据监理单位的调查研究和分析,对企业的信息系统规划、方案进行全面评估,并进行经济、技术等方面的可行性论证;协助企业进行信息系统整体规划;通过调查研究企业需求,从中立的角度,基于对企业需求和软件产品的全面了解,帮助企业进行业务和软件的评估,找到最合适的实施方案;协助企业进行项目招投
标工作;协助企业签订项目开发合同,从中立的角度进行全面评估,选择最合适的承包方。②项目实施过程中的监理。项目实施过程中的监理应包括:进行项目监控和管理;评估项目进度和投资进度;负责信息系统质量检查;按计划、分阶段或定期提交监理报告,向企业单位报告信息系统工程监理活动情况,如出现重大情况,必须及时报告;对项目实施过程中发生的变更进行评估和责任归属,并根据不同情况进行必要的处理,以保证项目的顺利进行。
(4) 项目验收。项目验收应包括: ①根据项目验收标准进行项目验收,并编制项目验收报告; ②按照项目实施合同进行结项结算。
(5) 总结与评价。项目总结与评价包括: ①信息系统工程效果评价; ②提交监理报告; ③编制系统升级及维护计划。
2. 信息系统工程监理模式
信息系统工程监理可以采用如图4 所示的管理模式开展工作。企业分别与监理公司和系统开发商签订合同。监理工程师通过监理合同而获得企业的授权,从而可以在系统实施过程中,对系统开发商以及由其确定的分包商、供应商以及其他合作方进行监督和管理,以保证项目投资、进度和质量目标的实现。
信息系统工程监理模式 放大图片
图4.信息系统工程监理模式
三、对信息系统工程监理人员资质的要求
为了保证信息系统工程监理工作的顺利开展,有必要从知识结构、经验以及人员隶属关系等层面对信息系统工程监理人员进行研究,以确定信息系统工程监理人员的资质要求。
(1) 从知识结构的角度看,信息系统工程监理人员需要具备的知识主要包括信息系统理论、项目管理以及相关的软硬件知识。
(2) 从工作经验的角度看,信息系统工程监理人员应该具备与信息系统相关的实施、开发等方面的经验,具备信息系统项目管理的经验、良好的沟通和协调能力。
(3) 从人员隶属关系的层面看,信息系统工程监理人员不应该与参与信息系统建设的任何一方有任何隶属关系,从而保证监理人员能够公正、公平地开展监理工作。
由此可见,对信息系统工程监理人员资质的要求是非常高的,在确定信息系统工程监理人员时,要从上述3 方面进行综合考核,以使监理工作顺利开展,并取得最大效益。
信息系统工程实施的效率和效果对于企业信息化工程的进展具有重要意义。为此,本文对信息系统工程实施中引入第三方监理的必要性、监理过程以及监理模式进行了深入研究。该模式在天津市制造业信息化工程实施过程中进行了尝试,并取得了较好的效果。