市档案局局长苏万钦

　　20世纪80年代以来，我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。但是很多基层档案部门，尤其是县级档案馆档案信息化建设依旧裹足不前，以我市为例，我市管辖11个县（市）、区，共有12家国家综合档案馆。目前，档案信息化工作主要以数字化扫描为主，且进展缓慢，一些县区档案馆甚至无法完成每年省档案局下达的扫描任务。在档案接收方面，包括市档案馆在内的12家综合档案馆都没有全面开展原生电子档案的接收工作。造成基层档案馆信息化发展滞后的因素是多方面的，资金、人员、设备等，在对各县（市）、区档案工作调研后发现，资金不足是最突出的问题，换句话说就是贫穷制约了档案信息化发展。

　　资金不足并不是档案信息化发展中不可逾越的屏障，随着政策不断调整，各级档案部门应该积极作为，打破资金不足这个瓶颈，从多方面着手，发展档案信息化。

　　（一）加强领导重视

　　虽然这几年各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但是总体上档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，甚至在认识上缺位现象严重，认为档案信息化可有可无、可快可慢，导致许多档案部门在档案信息化方面缺乏主动作为，一些县（市）、区档案馆只是将

　　数字化扫描作为每年的任务工作，只求完成数量，并不进行长远的发展规划，思想上的不作为严重影响了档案信息化的推进，也影响了档案事业的改革与发展。

　　每一个档案工作者都必须清楚地认识到现代社会是一个信息大爆炸的时代，社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉，传统的档案管理方法已经无法适应时代的变化；由于社会对档案信息的需求不断增加，传统的档案管理方法也已经不能完全满足这种需要。因此，要跳出传统的狭窄思维，适应社会发展、改变管理理念、创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以适应社会发展和国家信息化建设的需要。

　　档案部门除了要提高自身认识，更重要的是提高全社会尤其是上级领导部门对档案信息化建设的认识。2014年2月，中办、国办下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“各地区、各部门、各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，实施项目带动，切实推进档案存储数字化和利用网络化。”这无疑是发展档案信息化的“尚方宝剑”，各级档案部门尤其是基层档案馆要利用好“尚方宝剑”，及时向上级领导部门汇报，同时加大宣传力度。市档案局在加强领导重视方面积极行动，效果显著，我市档案馆数字化建设已经写入《中共新乡市委、新乡市人民政府关于2015年经济社会发展的意见》，并列入全市信息化建设和电子政务建设的整体规划，单独立项建设。市档案局报经市机构编制委员会办公室批准，在保持原有内设科室数不变的情况下调整内设科室，成立信

　　息化技术科，指导全市档案信息化工作。这些措施将“加强档案信息化重视”从挂在嘴上的口号转变成实际行动，并写入了有据可查的政策中，为档案信息化发展保驾护航。

　　卫辉市档案局多次向市政府汇报重点档案数字化扫描工作，取得分管领导的大力支持，获得5万多元资金，购置了档案数字化扫描专用扫描仪、高配置电脑等必需的设施设备，成立档案数字化扫描工作室，仅用半年时间就完成了省档案局下达的扫描任务。

　　（二）合理分配资金，分阶段推进档案信息化发展

　　目前，基层档案馆基本都面临着一个共同的问题，那就是档案馆舍不达标，截至2014年年底，我市12家国家综合档案馆仅有2家档案馆面积达标，剩余档案馆不仅面积达不到标准，基础设施配备也十分落后，有的档案馆库房是20世纪80年代建造的，现在已经属于危房，超期服役。档案馆舍是发挥档案馆各项功能的基础设施，是做好档案工作的保障，也是发展档案信息化建设的前提和基础。正因为如此，很多基层档案局往往一叶障目，将发展档案信息化的关注点集中于馆舍建设上，馆舍面积不达标、设施不完善就无法开展信息化工作，一些档案局将信息化建设与馆舍建设同时进行，什么时候修建新馆，什么时候开展信息化建设工作。但是，修建一座面积达标、设施完备的档案馆并不是一朝一夕能完成的，需要一个长期的过程，在这一过程中，各基层档案局在信息化建设上不能抱着“等、帮、靠”的心态，而是应该积极发挥自身作用，最大限度地为发展档案信息化创造条件。

　　第一，要根据政策，向上级领导机构申请修建档案馆舍。自中央实施八项规定以来，各地严禁

　　新建楼堂馆所，建造档案馆舍的难度进一步加大。2014年，中办、国办下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出了“县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心，消除‘无库馆’、‘危房馆’现象”。

　　第二，要合理分配资金。档案信息化发展不是一蹴而就的，是一个长期的过程，需要循序渐进地进行。档案库房的建设投入巨大，涉及的部门也比较多，但是信息化建设相比较而言投入少，而且可以分阶段、分时期进行。例如：市档案局立足本地经济情况，制订了《新乡市档案馆数字档案馆建设方案》，计划到2020年建成数字档案馆，共需经费1153.5万元，市档案局分批次申请经费。县区档案局也可参照此方法，将所需资金合理分配，分期申请，正如上文所提卫辉市档案局2014年申请资金5万元，5万元资金对于档案馆库建设来说杯水车薪，但是却能成立一个档案数字化扫描工作室，专门开展重点档案数字化扫描工作。这虽然只是档案信息化建设的起步，但是“星星之火可以燎原”，基层档案局要根据实际谋划本地区档案信息化发展规划，将信息化建设细化，分步骤进行，合理分配资金，走出一条长期的、不间断的发展路径，正如飞机必须经历在跑道上的滑行，才能实现完美的起飞。

　　（三）不断提高档案队伍人员信息化专业素质

　　事业要发展，人才是关键。

　　档案信息化涉及建设与管理两个方面，这两个方面都需要专业人才，能够立足于档案工作实际规划和设计信息化建设项目的目标、任务、内容、规模等。在日常的档案信息管理过程中，也需要专业人才科学管理好、维护好本部门的局域网、数据库、网站、软件系统、网络设备。但是档案信息化相对其他业务工作而言是档案领域的一项新的工作，档案队伍中能够了解和掌握信息技术的人才储备较少，尤其是基层档案局，信息化专业人才更是匮乏。以获嘉县为例，获嘉档案局（馆）共有人员17人，其中50岁以上6人，35岁至49岁7人，34岁以下仅有4人。在文化程度方面，大学本科学历3人，大学专科学历10人。从这些数据可以看出，年龄结构老龄化趋势明显，从而衍生出的问题就是知识老化、观念老化。在学历和专业结构方面，本科以上学历的人员较少，有计算机专业学位的人员少之又少，很多县区基本上没有信息技术专业人员（大专以上学历），人才的匮乏致使档案信息化发展缓慢。因此，重视信息化人才的培养，提高档案工作者的信息化水平，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。

　　综上所述，资金投入虽然在一定程度上制约了档案信息化的发展步伐，但是贫穷不是阻碍发展信息化的借口。例如：印度是世界上经济比较贫困的国家，但印度在软件开发、信息化方面确走在世界的前列。因此，我们各级档案部门要拓展思路，提高领导重视程度，规划发展步伐，合理分配资金，提高人员素质，循序渐进地推动档案信息化建设，把档案信息化建设作为档案事业发展的有利契机，推动档案事业与社会进步的同步发展。