图书单品种核算实现了编务、出版、发行、财务一体化

　　刘成勇认为:单品种核算的实现，推动了商务印书馆内部考核机制、激励机制、约束机制、分配制度的改革顺利进行，也为商务印书馆现代化的管理奠定了基础。

　　说到商务印书馆，一般人想到的是一本本厚重的词典。意想不到的是商务印书馆早已搭上信息化的快车，不论是数字内容还是管理现代化，都可圈可点。信息化让商务印书馆这个百年老店，焕发出新的光彩。

　　信息化解放了编辑

　　在辞书出版领域，商务印书馆出版的《词源》、《新华字典》、《现代汉语词典》已成为规范汉语使用的标准。编纂辞书是一项浩繁的工程，需要投入大量的人力物力。其中，语料采集、标注入库、提取书证最为烦琐，也是决定新版词典质量的关键环节。

　　在上信息化项目以前，这些工作都是依靠人工制作卡片、人工检索的方式完成，商务一年制作的卡片总量可以装满几面墙的文件柜。而且整个辞书的编纂过程历时几年乃至十几年，因此，辞书的出版缺乏时效性，严重滞后于语言的发展，无法适应信息化社会的需要。另一方面，大量有经验的编辑人员从事简单的重复劳动，造成人力资源的浪费。

　　商务印书馆信息中心主任刘成勇介绍，“商务印书馆辞书语料库及编纂系统”项目，是利用中文信息处理及计算机技术，建立从语料采集、辞书编纂到编辑出版的一体化系统。

　　项目完成后，把编辑从手工制作卡片的劳动中解放出来了，提高编辑工作效率，辞书编纂周期由原来的五六年缩短到现在的一两年，也提高了新词补充的科学性—以前选择新词主要依靠编辑的判断，现在是通过语料库自动分析选择。

　　该系统是目前出版行业最大的业务软件系统，获得国家财政拨款800万元。

　　释放工具书的能量

　　大部头的词典是文字工作者案头常备的工具，但是纸质工具书价格昂贵，而且不方便携带。这些客观存在的特点限制了工具书的普及。如何充分利用数字内容的资源，是商务印书馆需要思考的。刘成勇认为，要根据不同内容资源的特点，采取不同的模式。

　　《新华拼写字典》主要的应用人群是文字工作者，在电脑大量普及之前，都是用笔在纸上书写，人们也习惯在纸质字典上查阅。现在电脑大规模普及了，用电脑打字写文章是很多人的做法，这些人也习惯用电脑查阅词典。为了适应新的形势，刘成勇介绍，商务印书馆开展了工具书在线系统项目的建设，该项目将《新华拼写字典》等工具书的数据资料以在线和网络版的形式向读者提供。经常需要使用《新华拼写词典》的读者有明显的特征，主要是集中在出版社、图书馆、科研机构。因此，刘成勇把机构作为主要销售对象，实践也证明这是一个行之有效的办法。

　　商务印书馆出版了《中华人民共和国地名词典》，分33卷出版，包括了县辖镇以上全部政区名和大量重要村名、集镇名，共收地名l0万条，但是此书实际销售并不理想。考虑到经常需要准确使用地名的，大多是历史工作者用于查阅文献资料，而现代的文献资料，更多是从网络上获取。刘成勇介绍说，商务印书馆和清华同方达成合作意向，在读者通过CNKI查阅文献资料时候，文中出现的地名自动链接到地名数据库上，供读者点击查阅。清华同方把这作为一个打包服务提供给读者，商务印书馆从中获得分成。

　　信息化实现单品种考核

　　除了内容数字化相关的项目之外，商务印书馆信息化另一个重要方面是管理信息化。现代管理的一个核心制度就是绩效考核制度。然而长期以来，出版社很难对编辑个人的业绩进行考核，一个重要原因就是不能实现单品种考核。以往出版行业单书核算一般都指单品种、单印次的生产成本核算，并没有延伸库存商品、委托代销、销售收入、销售成本。原因是虽然出版行业只是图书一种产品，但是图书品种多、批次多，成本版次间变动频繁，销售时间跨度大，销售复杂，因此人工实现按单品种、单印次的全流程核算难度巨大，有时是不现实的。

　　在以前，由于管理信息系统建设缺乏统一规划，计财处、发行部从自身的业务应用角度，购买或开发适合本部门的管理软件，使商务印书馆管理信息系统建设处于部门级应用水平。而这两个系统之间缺乏统一规范的管理，品种名、客户信息、版印次等重要数据的编码标准和口径不统一，数出多门。而且这两个系统使用了不同的数据库软件及系统应用平台，差异较大，对数据共享及数据同步带来相当大的技术障碍，阻碍了两个系统间的统一、互联，事实上使得财务、业务数据无法实现共享，形成了信息化建设中备受诟病的“信息孤岛”现象。这样的信息系统对解决单品种核算毫无帮助。

　　鉴于这种现实情况，刘成勇介绍，“商务印书馆信息管理一期工程的重心，是在各部门软件使用顺畅的基础上，实现国内尚无其他出版社实现的编印发财务信息一体化，让操作人员彻底从各种重复劳动中解脱出来，让数据信息顺畅流转。在编印发财务信息一体化的概念中，财务的单品种核算是核心，其他一切为之服务，使图书的各种核算信息完整清晰、及时、准确。”

　　要实现单品种核算，首先需要设计一套完整的全流程单书核算。刘成勇介绍，在商务印书馆徐凤君老师的帮助下，信息中心设计了一套核算流程，解决了困扰出版行业财务核算多年的难题。以单书成本核算为基础，以单书应计生产成本为手段，实时利用各种业务单据(主要是发行业务单据)，最终实现库存商品、委托代销、销售收入、销售成本的管理意义上或财务意义上的图书单书核算。

　　由于财务系统对数据的连续性、准确性、数据平衡、数据间的关联要求非常严格，基础数据的整理是实现单品种核算的另一个重要基础。信息中心对1998年以来的财务账务数据进行了全部转换，尤其对单品种图书的生产历史成本在计划财务部的配合下进行了整理和转换，花了近一年的时间，获得了完整的单书的历史成本数据，实现了财务数据和业务数据的关联，为实现新的财务核算奠定了坚实的数据基础。

　成功经验

　　突出重点问题重点解决，是管理信息系统成功上线的另一个经验。刘成勇认为，管理信息系统是一个复杂的系统，涉及到业务工作每一具体的层面。为了能够更好收到实效，不过多地陷入到细节问题中去，我们确定了“突出重点，分步实施”的战略。一期工程中，我们的核心任务是“以财务为核心，实现单品种核算”。凡是涉及到与核心任务相关的销售收入和生产成本问题，在一期项目中一定要重点解决，对校对工作管理、编辑出版流程管理等非一期工程的核心问题，我们采用尽量简单的方式处理，或者只在一期工程中提出，具体实现放在二期工程之中。

　　选择好的合作伙伴是项目成功的关键。这也是成功的又一个经验。刘成勇认为，选择一家IT公司来实施管理信息系统，首先要考虑该公司有没有一个完整的产品线，是不是编务、版权、出版、发行、财务等子系统均以自身开发力量完成。许多出版社管理信息系统的实践证明，由于一家公司的产品线不全而采用多家联合开发方式，往往由于公司之间的协调问题而使项目流产。云因公司有书目数据库系统、信息平台和集编务、出版、发行、财务于一体的管理信息系统等非常全面的产品线，利于信息资源的整合。