随着信息技术的发展，档案管理工作正在发生深刻变革，传统的手工管理模式逐渐被电子化办公模式所取代。国土档案管理也不例外，纸质档案的数字化加工正在全面展开，档案信息资源库的建设日趋完善，集成式国土档案管理系统开发正成为新趋势，国土档案管理已全面进入信息化时代。
国土档案信息化的发展概况
21世纪以来，房地产市场的持续升温提高了国土业务办理卷宗的频次，加上全国土地第二次调查和土地利用规划修编等大型专题项目的实施，使国土档案量急剧增加。为了加强管理，各地相继开始了档案信息化工作。最早的国土档案信息化工作体现在建立案卷级电子条目（即常见的EXCEL表格），这是手工登记向电子台账的转变，为档案查询带来了一定便利；2000年末，依托电子设备和数字化加工软件，国土部门开始了以照片式或数字化加工扫描为主的全文档案资源库建设，纸质档案的调阅逐渐减少；近几年，国土档案信息化在全国迅速开展，主要省会城市都相继启动了档案数字化工作，这一阶段的特征主要体现在档案标准化建设更为规范，档案资源库建设更为完善， C/S架构的档案管理系统开始向B/S架构转变，为了满足无纸化办公需要，基于电子政务系统的档案管理系统集成式开发也开始推行。
国土档案信息化之技术方法
国土部门在开展档案信息化项目时应结合本部门档案管理特点，充分考档案信息化的现实基础，有针对、有计划、分步骤地去实施。笔者根据所参与完成的档案数字化项目，并结合当前档案信息化主流技术，提炼总结了以下几点方法：
加强国土档案标准规范建设。标准规范建设是保证国土档案信息化顺利实施的关键。重点是两类标准，一类是业务档案分类标准， 1991年国家土地管理局制定了《县级土地管理档案分类方案（试行）》，该方案是指导国土业务档案分类的基础，但因为该方案制定时间比较久远，涵盖的业务类型有限，主要以用地和地籍类为主，所以各地在对自己的档案进行分类鉴定时，要考虑实际情况，可以增加创设一些分类。同时要注意分类不宜过细，因为档案分类的目的是为了合理划分档案库房保管单元，方便档案上架和盘点，如果分得太细，反而容易造成档案密集冗余，不利于库房整体规划。分类可以采取物理分类和逻辑分类相结合的方法，所谓物理分类就是指从档案实际保管的角度给出总体分类索引，指导库房功能区划，可以以图表的形式展示，笔者认为物理分类不宜超过2级分类；逻辑分类是物理分类的有效补充，也是档案信息化之优势所在，即通过数据表结构加字段的形式来进一步细分档案门类，直到满足本部门实际管理的需要。
另一类是档案信息化技术标准，又包括采集著录项标准和扫描加工标准。采集著录项是一本档案关键信息的体现，也是实现档案快速、准确查找的基础，所以一定要根据每类业务的特色和实体档案的主要内容加以筛选，确定关键字段，而通常所说的大而统的著录标准是不可取的，也不符合档案信息化技术的要求。扫描加工标准包括扫描的分辨率，原则上以能清晰打印为准，不是分辨率越高越好。
加速国土档案管理系统集成开发。目前市场上有很多成熟的档案管理系统，但笔者不主张这种拿来主义，因为这种系统主要针对纯档案管理开发的，比较适用于批量化的档案数字化和单一类型的档案管理。而且这些系统缺乏灵活定制，开放性和包容性不够，与其他业务系统缺乏联动，会给后续档案的数字化带来不便。因此，国土档案管理系统应是协同电子政务办公的电子化档案集中管理平台，该系统除了具备档案管理的一般功能，能对档案收集、整理、加工、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理，还能尽量体现与国土部门现有系统在系统架构、功能和数据结构上的无缝集成，主要体现为：
1.统一认证，档案管理系统能通过电子政务系统实现单点登录，即通过统一访问控制，用户只需持有有效认证证书，就可以通过电子政务系统单点登录访问数字档案馆管理系统，即“一次登录，全网运行”，自动获取用户身份，赋予用户特定权限。
2.模块集成，能根据双向集成的需要实现定制开发，将电子政务系统中的部分功能模块嵌入到档案管理系统中，按照电子政务流程式的管理将归档待办案卷进入档案管理系统查询和管理，同时档案管理系统的扫描收集功能也能在电子政务系统中体现，方便系统切换和数据对接查看。
3.数据同步，用户在电子政务系统新建业务时，根据宗地号或单位名称，对有档案记载的卷宗重新受理业务时，能直接调取档案信息并关联显示,对于进窗用电子政务扫描的资料目录，和档案目录对应，便于归档处理；对于电子政务进入归档环节的业务，档案系统通过接口直接从电子政务系统调取扫描件和属性数据进行归档处理。
有效进行纸质档案数字化加工。根据加工的内容并结合传统档案管理的主要任务，档案数字化包括了收集、整理、著录、扫描、图像处理、数据挂接、综合质检和装订归档的全过程，建议采用目前比较通行的工作流方式来实现。数字化加工流的定制既要根据工作量，同时要考虑人手，有些环节可以适当整合，而有些环节必须区分，如档案质检。对于积压遗留档案的批量处理，如果采取的是服务外包，具备一定规模的公司都有比较完善的数字加工模式，国土部门重点要做好档案移交和质量管控。对于档案信息化基础比较好，又有成熟的档案管理软件做支撑的档案部门，可以考虑在档案系统中自定义数字化加工业务流程，分配角色和权限，所有环节能够支持工序回馈，形成闭环的管控流程，实时跟踪和保存档案数字化加工过程中每个节点的工作，保证档案能够及时有效地得到归档。
档案信息库建设利用。通过数字化加工形成的电子档案数据主要有全文扫描数据和采集著录项两大类，全文扫描数据主要提供在线浏览，因此一定要保证扫描的质量以及和卷内目录挂接的准确性，扫描形成的图像文件可纠偏、去白边和黑框，但不宜过多地做去污、去燥处理，而应尽量体现纸质档案的原貌。由于扫描全文库所占存储空间比较大，所以要根据分辨率大小和存储格式计算数据存储备份的容量，科学规划档案数据中心的发展规模。采集著录项既是档案查询利用的关键信息，也是档案成果汇总的直接数据源，在档案资源库建设中要从全面摸清家底、方便汇总统计出发，规范各类采集著录项，明确统计的口径，甚至要对各个时期办卷过程中形成的审批信息统一计量单位，提取关键要素，设计数据表结构。在档案资源库集中建设完成后，利用档案管理系统自带的统计分析功能，要及时对各类数据进行汇总统计，形成分析结果，可以通过查询浏览电子化全文档案库，参考大事记和组织机构沿革等文献，对档案资料进行编辑研究，建立全宗卷，形成有记忆的档案。
应把握的两个关键问题
数据的自动对接。档案信息化无疑为查询统计提供了便利，但相比传统的手工管理而言，档案人员工作量也是成倍增加。要在尽量不增加人手的情况下，让档案信息化工作步入常态，就必须从数据自动对接上想办法。对接的方式可采用中间库，即电子政务系统向中间库推送，档案系统再从中间库里主动抓取，这样设计的好处在于系统出现故障时能更好地查明原因，也提高了数据的安全性。数据对接的内容主要包括办结卷宗的自动归档，档案系统继承电子政务系统内的归档任务，自动建立起档案管理的内部线化流程；其次是电子政务系统内重要审批事项的信息打包进入档案系统案卷级著录项，可以减少人工录入量并提高数据的准确性；再有通过建立电子政务系统扫描目录与档案系统卷内目录一一对应关系，完成无纸化办公形成的扫描资料向档案系统全文库的对接，避免重复扫描。
档案的历史回溯。档案的历史回溯是档案管理的难题。其中，实现相关联档案的自由查阅，是国土档案信息化应重点考虑的一个问题。笔者认为，要解决这些问题，就必须打破将宗地号作为档案主关键字甚至唯一串联字段的局限性，梳理分析档案产生的业务流程，找到档案之间真正的承载关系，通过设置主关键字加次关键字，建立多源关联信息（如审批单号、合同号、国土证号等具有唯一性的信息），直接或间接地串联起各类档案，实现档案生命周期式的管理。
（作者分别供职于湖南省长沙市国土资源局和长沙市土地信息中心）