随着互联网+、郑州市获批智慧城市、郑州市物业管理协会推广使用“智慧物业信息化管理平台”，物业管理信息系统在公司也即将启动。

一、物业管理信息系统应用的必要性

物业管理信息系统是当前社会相对比较热门的生活服务业信息化板块之一，设计、施工、采购、房地产都是阶段性工作，而物业管理则从40年至70年不等。如何贴近老百姓生活实际、提供更多增值服务、满足物业人和业主需要，将是物业管理信息系统在设计、实施阶段首要解决方案。同时，随着人工成本的快速攀升、人口红利的渐行渐远、人工智能的急速扩张，物业管理信息系统将在降本增效精细管理方面提供更好的支撑。

传统物业管理在物业规模、物业业态、物业质量不大、不繁、不高的发展初期，发挥了应有的作用，但是随着地产扩张、从“居者有其屋”到“健康、生态、幸福”，其缺点不断显现：

1、效率低。电话、对讲，四处找人、无法实现实时对接，特别是在应急维修、应急处置方面，逐级请示、层层批示已经不能满足各方面的多元化需求。

2、保密性差。主要是业主信息、档案材料、合同管理等容易失密。

3、保管难度大。物业公司在多年的运营过程中，产生大量的文件和数据，对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

4、人员流动带来的数据失真问题。公司内部调整、人员流动是正常现象，人员一旦调整或辞职，新接手的人员对业主不熟悉，容易出现数据失真现象。

5、时间节点把控不力，造成企业损失。物业服务合同、房屋租赁合同、物业费用收缴、水电费用收缴、安全检查整改等，容易因为职责不到位、人员事务工作多，导致各种拖期，从而引发不必要的利益损失。物业管理信息系统可以自定义预警，定时提示能有效的防止遗忘失误;收费做到不重复、不漏收的控制，物业费用自动生成费用报表，收费只需点击鼠标就可完成;水电只需每月录入表数，软件自动计算应收金额;系统中角色权限管理严格，收费员、财务、经理可设置完全不同的操作权限，防止漏洞。

经理和财务可以实时的从不同的角度，不同的方位查询当前物业现状，查询住户资料， 收费情况，费用到期和欠费情况等。

物业管理信息系统是针对当前物业管理、物业服务而开发的管理软件，能够提高小区的智 能化管理，能够把大量的工作人员从繁重的手工工作中解脱出来，提高物业管理工作的工作效率并减少错误的发生，能够面向物业管理和服务各项事务，利用计算机进行集中管理。物业管理信息系统要求支持各种物业形态的日常管理，围绕房源、客服、收费三条主线，以业主管理、客户服务、收费管理、仪表管理、设备管理、车位管理、清洁绿化、消防保安等日常管理事务的执行过程为操作核心，有效处理住户、物业管理人员之间的关系，实现流程化、规范化管理，同时提高物业服务水平。

二、物业管理信息化误区

物业管理信息化，是物业公司进行现代化管理的重要标志，拒绝信息化，从某种程度 上讲，也就是拒绝先进、拒绝科学、拒绝进步。物业管理信息化，属于“决策层工程”、是“一把手工程”，只有老板、老总重视了，执行起来才会有力度，效果才会更明显，也才能最终成功。

物业公司知道专业系统好，好在哪里?没有使用前，比较模糊，也有许多顾虑：

1、“我们以前见过、用过物业管理系统，也就那样，没多大意思。”

物业管理信息系统需要从三个方面来分析，一是这个系统的本身：实不实用，操作方不方便;再是执行力如何，是否“贵在坚持”;三是一套系统，有许多功能，不要指望将所有功能都用起来，正如XP操作系统，全世界都用，常用的也就那些，但有特殊时也能满足。

物业管理系统，只是一个比较先进的管理工具，不能解决所有问题，但可以协助物业公司按照“程序办事”快速办事，凡事有人负责，凡事有人监控，凡事都有结果，可以让物业人有更多的时间做更重要的事情，哪怕是喝喝茶看看报，打打高尔夫也好!

2、“要实现信息化管理，必须人手一台电脑?”

一般而言，管理总部每个部门一台，管理处1-3台，能够上网就可以进行信息 登记、查询、统计和分析。不需要人手一台。

3、“信息化管理，对电脑操作水平要求高，要专人负责?”

其实，每个部门总有1-2个人会电脑的基本操作，不需要每个人都上机，也不需要时时刻刻 都上机。负责系统管理的职员需要上机操作，但没有必要专人专办。

4、“每天的事情很多，录入系统需要时间，忙不过来。”

人工成本快速增长的今天，“一个萝卜一个坑”企业不会养闲人。信息化管理，就是强调时效性。当天事当天清， 每个部门的事每个部门清。上班时、下班前、工作结束时，把有关数据简明扼要录入系统，是必要的。撇开收费不谈，其他部门每天也就是5-30分钟进行信息录入和查询，老总开周会、月度会议前，浏览浏览有关信息，用数据说话，讲话更有针对性和时效性。

信息共享，你给别人方便，别人也给你方便。如果说这点时间都没有，那是假话或者工作效率有问题。

5、“现有的管理方式很久了，习惯的，难得改变。”

新事务的接受都有一个过程，所有人都同意不现实。就是发工资，也有人闹情绪。信息化管理，并不是完全推翻现有模式，重新打造，而是在原有基础上调试和强化。

6、“信息化管理，能提高工作效率，节省营运成本?”

信息化管理，用数字说话，用效果说话，透明度高，做的好、做的快、做的多，大家看得见。久而久之，良性循环。信息化管理，大公无私不说假，奖优罚劣，管理和监控一目了然。

7、“公司小，项目小，刚交房的新项目，信息化管理没必要，不值得。”

“麻雀虽小，五脏俱全”越小越繁，越小易乱。新项目，一开始就将营运数据建立在系统之中，给业主留下“规范、专业、优质、高效”的第一印象，以后将少许多麻烦。信息化之初，感觉“多一事”天长日久，数据量积累大了，查询、统计、分析，就会“少许多事”。

8、“‘土办法’搞了蛮多年，信息化管理不能马上见效益，可有可无，不着急。”

如果几年前使用了信息化管理，也许你会发展的更快更好， 成本早就回来的。用了都说好，有点夸张，用了都肯定，那是事实。当然，不排除个别失败的，关键是坚持。

作为一家发展型物业管理企业，长期采用传统的管理方式，要走很远，可能也很难。

9、“我们有财务软件，不需要物业系统软件。”

财务软件主要负责凭证和核算，财务人员使用的多。物业管理系统主要负责日常收费、客户服务和行政管理，小型ERP系统集成，多部门、多项目、多人使用的项目管理软件，实施配置工作量比财务软件大的多，效果较好。

10、“信息化管理的成本太高。”、专业系统“大同小异，差不多”选哪家都一样，关键看价钱。

物业管理系统，属于固定性资产投资，长期使用受益。

当然同样是专业物业管理系统，大同小异差不多。可别小看“差不多”细节往往决定成败。 考察软件，看细节、看功能、看操作、看服务，而且要仔细地看，最后你才能看价格。

11、“物业系统信息化，从哪里开始执行比较好?”

物业公司，租赁管理、财务收费是核心(收费使用最频繁，对软件功能的细节考察非常重要)，客户服务是重点，行政管理作后盾。一般而言，可以先从财务收费开始，然后到客户服务，最后就是行政管理的信息化。

不管从哪里开始，有一点，决策层必须高度重视，强调执行，并且坚持执行才会成功。否则，只会半途而废或者部分功能使用。

三、物业管理系统实施难点

物业管理信息系统，没有国家标准，没有企业标准，项目标准都没有。物业服务项目不同，需求也不同，同一个部门，人员不同，岗位不同，需求也有差异;甚至同一个部门同一个人员，随着时间的推移，可能也有新的需求。“众口难调”有点难，所有人都满意，所有人都说100%，确实很难。

物业管理信息系统，跨地域、广域网使用的多，软件公司必须熟悉硬件、网络、病毒、远程部署、企业门户等系统资源和技术。

物业管理信息系统，因数据多、情况复杂，数据初始化，90%都是软件公司做，使用方协助和配合;

物业管理信息系统，涉及到财务、客服、工程、行政等多部门的协调和配合，使用人员多，人员流动性大，电脑水平参差不齐，培训工作量大，项目周期长，单个项目2-3个月，多项目 5-6个月甚至更长时间，相当于小型ERP系统集成。

物业管理信息系统，后续服务工作量大，出现问题的机率大，对后续服务、升级服务的要求比较高。

（作者单位：中建七局机械设备公司 ）