目录

★信息化是高校档案工作核心

★“再”信息化的数据思维

★“全”信息化的延展思维

★“真”信息化的用户思维

★高校档案管理系统再升级

信息化是高校档案工作核心

※总原则：以治理为导向，立足基础，双轮（信息化与文化）驱动，多维保障。

★在高校档案工作体系中，档案信息化是核心层之一。

★新《档案法》中对档案信息化内容作了规定，

指明了档案管理现代化新路径，推动了档案信息化建设再出发。

▲加强档案信息化建设

各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

▲明确电子档案法律效应

电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

▲推进电子档案系统建设

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等互相衔接。

▲电子档案移交、接收与长期保存

电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质想档案馆移交。

档案馆应当对接受的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份报关。

▲鼓励传统档案载体数字化

国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。

已经事先数字化的，应当对档案原件妥善保管。

▲推动数字资源共享利用

档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。

国家推进档案资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

伴随新一代信息技术叠新发展，高校档案信息化建设也需要进入一个“再出发”的过程。

结合高校档案信息化发展实际，我们认为应从历史现状、现实特点和服务用户三个视角向更具“深度”、“广度”和“温度”的方向发展，推进高校档案信息化的存量“再”信息化、增量“全”信息化和面向用户“真”信息化的进程。

“再”信息化的数据思维

高校档案信息化20年的发展，成果相当丰硕，特别是以馆藏档案数字化成果为主体的档案数字资源体系基本形成。

而如何利用数据技术对已数字化的档案内容进行分析、整合、提取，是高校档案部门接下来要考虑的重点，同时也成为档案学界关注的热点。

从数字化到数据化

【参考观点】大数据的概念不在于存储或存档的数据、文档或记录的数量，而在于如何使用它们。即大数据的大，不仅仅是指数据容量的大，更是数据获取、整合和分析的范围和程度的大。

这就意味着：不仅仅是描述这些记录，还要通过识别和标记重要信息来丰富其语义。将有价值记录或标记可以连接到其他开放数据资源。

要实现档案数字化到数据化的转型，要从面向目录信息管理档案的粗粒度管理，到面向计算机信息系统管理档案页面的中粒度管理，再到面向字符管理档案内容信息的细粒度管理，在重视存储或存档的文档或记录的数量的同时，更应关注如何识别、抽取、使用与分析这些资源，从而构建档案数据化资源库，可以通过一定的技术手段实现。

【参考】基于OCR技术生成可编辑的文本层，方便内容获取；以只读方式留存图片层，防止档案被恶意篡改，确保档案存储和查阅的一致性 。

OCR成果第一阶段是应用系统实现全文检索,提高档案信息检索效率；第二阶段可发挥OCR成果提取的归档信息和公文要素的作用,辅助开展档案自动著录、 目录质量核查,以及纸质档案数字复制件挂接准确性核查等业务工作；第三阶段结合数据挖掘技术开展数据分析、知识管理、词库建设等工作。

新方向：档案内容信息的自动提取8

软件著作权参考：ITRC人脸识别软件V1.0，著作权人为上海市信息技术研究中心。登记号：2018SR081178

“全”信息化的延展思维

档案信息化永远没有尽头。结合高校工作场景，高校档案信息化主要可以从以下三个方向来延展：

其一，全面管理。以原生电子文件（如校务事项、电子公文、网页文件等）归档为方向，但要解决“归什么”、“在哪归”、“归哪里”、“怎么归”、“怎么用”和“归得好”等问题，做好校园网相关办事事项电子化归档工作，实现多样化档案信息数据集的有效管理；

其二，全面协同。从档案本身至档案环境和用户行为再到档案馆组织工作自身全面推进信息化，实现档案部门各项业务的信息化协同；

其三，弥补短板。我们发现各高校档案部门声像档案信息化还是一个短板，为此要在后期信息化发展中以声像数字资源再加工和深挖掘为方向，提升影像档案信息化的水平和质量。

照片档案智能检索：随着各类照片采集设备的普及，照片档案的数量快速增长。照片档案检索有助于对照片档案进行统一管理、展示以及利用。

照片档案智能审核与标签：十八大以来，随着反腐力度的空前加大，问题人物和不宜公开播出的问题信息越来越多。为确保照片档案利用安全，应规避不宜公开播出的视音频资料。

快速查找类似的音视频档案资料

引自：Jiang et al., A Fast Video Event Recognition System and Its Application to Video Search. ACM international conference on Multimedia, 2012.

要注意档案部门角色定位（相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工）

档案部门：负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。

电子文件形成或办理部门：负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作。

信息化部门：负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。

保密部门：负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

“真”信息化的用户思维

信息化最终的目的是服务于用户。过去高校档案信息化的重点多基于档案机构自身，着眼点多集中于档案实体的“收、管、存”，而非完全基于档案信息的“用”。基于档案信息的“用”，可以帮助利用者找到所需的档案信息的同时，探寻各个档案文件间的关联，增强档案信息利用的效益；借助数据化档案资源，可以构建基于专家经验、知识库和机器学习等技术的档案信息检索、分析工具集供用户利用。

另外，后疫情时代，为用户提供远程利用的需求大大提高，这是体现有“温度”的服务。

知识图谱与专题数据库：信息化之“真”更注重挖掘、可供利用与计算分析的关联档案数据。如以高校科技名人档案资源开发为例，我们可以在对名人档案进行相关智能著录的基础上，结合命名实体识别和关系抽取技术，创建各类名人档案知识图谱，辅助编研人员编写名人大事年表以及汇编资料长编等。

在档案知识图谱基础上，结合著录信息，更好地完成各类专题汇编。

高校档案管理系统再升级

新架构：

安装、扩容简单易管理、系统维护、升级简便

新界面：

界面友好，使用方便、适合不同终端设备使用

新功能：

智能档案数字化、声像档案内容解析

新交互方式：

拖拽操作等人机交互、邮件信息提醒归还档案

《南大之星》改版《南大智星》

档案管理系统

南京大学档案馆为了适应数字化校园建设新要求，去年启动了产学研合作项目，由南京大学档案馆、信息管理学院、公司等共同开发及推广新一代档案管理系统，以智能化应用为方向覆盖各类管理功能，实现电子文件归档与电子档案智能管理，以大数据存储为基础实现档案电子化、数据化。

通过引入光学文字识别OCR、自然语言处理、电子档案及文本信息提取、自动著录、以图搜图、场景文字识别、跨年龄人脸识别、多模态检索、知识图谱、AI客服等智能技术，提供档案智能管理、智能服务的智慧档案管理系统——“南大智星”。

对于日渐激增的非结构化数据和日渐成熟的数据智能技术，不能仍只停留在档案数据感知层面，即档案信息化并非是一个技术平台，其还应立足高校档案用户场景以及融合高校档案数据认知的规则。

基于此，有必要打通高校“传统”档案工作者与“智能”档案工作者（即智能技术从业人员）合作可能性，共同创新档案智能应用的广度和深度，把档案业务、档案数据及人工智能技术真正融合在一起以发现数智时代的高校档案管理规律，真正为高校档案用户创造档案信息化的价值。

南大档案馆正在组成产学研档案信息化研究创新团队，在信息化建设过程中，努力实现档案的“再信息化”“全信息化”和“真信息化”的到来。