电子档案都是“真香”的存在
来源:财智无界网 更新时间:2021-09-10

对于各国来说,电子档案都是“真香”的存在


伴随着计算机与互联网技术的高速发展,人类已经全面踏入了信息化、智能化时代。各行各业,对信息的利用性和依赖性愈发强烈。

在顺应时代发展的潮流中,各类档案的管理工作也正向电子化、信息化方向迈进,电子档案管理应运而生。和传统档案管理相比,电子档案具有节约成本、实时共享、存储安全等诸多优势。可以说电子档案代表了未来,也是现代信息管理的必然发展趋势。

政府牵头主导,严控每个电子档案时间轴

对于发展推广电子档案这件事上,世界主要国家的态度几乎是一样的,那就是“真香”。从上世纪90年代中后期开始,电子档案和电子归档已经成为各国关注的焦点。包括美国、英国、澳大利亚等多国先后建立了各具特色针对电子档案管的管理模式。

以美国为例,为了应对联邦政府快速增长的电子文档带来的挑战,美国国家文件与档案管理署斥资3亿多美元,于2011年建设完成了“电子文件档案馆(ERA)”系统。

成立后的第二年,系统就接受了约131TB的电子档案。随后美国国家文件与档案管理署又与美国行政管理与预算局发布了《M-19-21备忘录》,这其中对电子档案的推广进程进行了详细规划,例如:

2019年,所有联邦机构要以电子格式管理永久文件;2020年,美国国家文件与档案管理署又修订修订了管理法则,以适应联邦机构向全面电子文件管理转型。

2022年前,美国国家文件与档案管理署将不再接收模拟格式的永久或定期文件,并只接收电子格式并有适当元数据的文件。

为了推广电子档案 澳政府开始“内卷”

澳大利亚对于电子档案系统建设也十分看重。例如遵照开放档案信息系统,参考相关模型,设计了针对电子档案管理的信息系统,用于推进澳大利亚国家档案馆的“数字文件保存”战略,同时提出了数字化保存新标准。

例如,所有非试听文件格式必须为TIFF格式,PDF及JEPG文件格式只能用于访问衍生产品。据了解,澳政府之所以强制要求采用TIFF格式,是为了更准确的捕获打印和书写文件的所有属性,以确保电子档案的完整真实性。
此外,澳大利亚国家档案馆还要每年对数字保存标准进行审核,以确保其符合国际GLAM够标准。

有意思的一点是,澳大利亚还“破天荒”的将电子文档管理管理与推广工作,与政府责任和绩效评估挂钩。可以说为了推广电子档案,澳大利亚政府内部已经开始“内卷”了。
与知名大学合作,利用区块链技术确保档案透明、不可篡改

不同于美国、澳大利亚的以项目驱动变革,有的国家则采用了标准化、制度化的协调管理模式。通过跨界合作制定出统一的标准和规范的工作模式,从而实现电子档案归档、管理的规范化目标。

为了对电子档案进行统一管理,英国曾将历史手稿委员会、皇家出版局、公共机构信息办公室、英国公共文件管理局四部门合并重组,成立了英国国家档案馆。

为了确保存储的电子档案绝对的安全、不可篡改,英国国家档案馆与知名学府萨里大学通过开放数据、合作研究,推出了电子档案区块链项目“ARCHANGEL”。
该项目为电子档案存储建立了一套分布式系统,系统中的每个参与者都能通过秘钥获得档案的访问权及档案副本。同时,对档案的任何调整,都会实时反馈到访问者的副本中。

任何单方面对档案的修改都将争得全网所有参与者同意后才能修改,此举不仅保证了电子存档的公开透明性,同时也确保了档案不可篡改性。

政令的相继发布,将电子会计档案推向了新高峰

而在所有档案中,会计档案无疑是最重要的组成部分,可以说会计档案电子化进程,将直接影响到整个电子档案的推进的顺利与否。

从2013年12月,国家档案局、发改委、财政部、税务总局联合发布的《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》开始。

到2020年3月财政部发布《关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》,及2020年6月人大常委审议通过的《中华人民共和国档案法》。

再到2021年四部委联合发布的《扩大电子发票电子化报销入账归档试点工作通知》。可以说,近年来我国监管部门对于推广电子会计档案可谓不遗余力。

此外,2016年商务部、中央网信办、发展改革委在联合发布的《电子商务“十三五”发展规划》中强调,要加快企业电子会计档案管理制度及平台建设,完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准。

并且,要推进电子会计档案管理,形成电子发票信息库,建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台,发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用。

整体看,政令的接连发布,无不在强调电子会计档案对于未来的重要性。在《财智无界》看来,电子会计档案的未来,将直接影响我国数字经济体系,以及数字中国建设,重要性不言而喻。
会计档案管理迎来了“无纸、无人、无缝”

既然电子会计档案对于未来发展如此重要,市场又是如何看待它的呢?从2019年首批7家试点单位,到2021年扩充至579家,短短2年内电子会计档案试点规模扩大了82倍。
但市场上对于电子会计档案重要性的认知还远远不够。据不完全统计,有近90%的企业,电子会计档案建设属于空白;近95%的企业,不了解电子会计档案应该如何建设。
为了顺应国家推广电子会计档案的发展大势,也为了更好的帮助广大企业建设适合自己的电子会计档案系统,易快报推出了“易会档”电子会计档案管理平台。
据《财智无界》了解,电子会计档案管理平台支持增值税电子发票、纸质发票报销入账,并自动归档。实现了业财票档一体流程无缝衔接,通过电子档案、电子源文件台账、核算系统无缝对接,真正将电子档案管理做到了“无纸、无人、无缝”。
站在广大财务工作者角度看,电子会计档案管理平台通过智能抓取手段获取电子档案核心源数据,大大降低档案系统对接工作量。通过智能制档,将财务人员彻底从线下归档繁杂的工作中解放出来。
对于社会经济的主体企业而言,电子会计档案管理平台能够将业务系统、核算系统、档案系统整合归一,实现软件管理全流程“闭环”,助力企业系统一体化建设,彻底打通了企业无纸化经营“最后一公里”。
此外《财智无界》发现,“易会档”能够根据当下企业档案“电纸并行”的管理现状,为企业提供完整的线上档案利用平台,实现企业档案高值利用,助力企业加快数字化转型进程。
至于易快报推出的“易会档”电子会计管理平台,未来还能取得怎样的突破,《财智无界》也将持续关注。
写在最后:
时代前行的脚步,如同奔流入海的大河一往无前。在前行的进程中,企业如何争当时代“弄潮儿”?唯有积极利用前沿技术,顺应时代变革,而电子会计档案技术正是企业发展中不可或缺的一环。
对企业来说,建立完善的电子会计档案系统不仅可以减少大量成本消耗,提升档案的利用效率及便捷性。同时,档案存储变得更加安全省心。而最重要的一点是,电子会计档案作为企业数字化转型中的重要一环,利用好它将无疑走在数字转型的最前沿。(财智观点)