来源:KMC 更新时间:2012-04-15

 电子公文是电子政务活动的必然产物。电子公文的归档与管理是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作,其运行和管理的好坏直接关系到电子政务建设的成败；电子公文的归档与管理是国家信息资源体系建设的重要组成部 分，是电子公文档案开发与利用的基础。

 

在信息社会, 信息是与材料和能源同等重要的战略资源,是国家和社会的重要财富和资产,是当代最活跃的生产要素之一, 是当前国际竞争的焦点。信息资源的开发和利用是国家信息化的核心任务,是贯穿国家信息化建设进程的主线和取得成效的关键。国家组建的信息系统的完善和综合程度, 是衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标, 其主要方面包括全部学科领域的文献、图书、档案、资料数据, 这些构成了国家的基础信息资源。

 

换句话说,国家信息资源应当是过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的各类信息的总和。经过归档整理以后的电子公文(电子档案) 是一种原生的信息资源, 无疑应当是国家信息资源的重要组成部分。而且, 我们可以有把握地预测, 电子公文将是未来档案馆数字信息资源的最主要来源。因此, 电子公文的归档与管理,是信息资源建设的重要内容。

 

在人类社会发展的进程中,从甲骨到光盘,信息载体发生了几次重要的历史跨越。甲骨、竹木简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘,等等,介质翻新,载体变化。世纪转折点及这一重要发展机遇期, 将会发生难以逆料的飞跃。在当前可以预见到的未来, 存储在各种不同类型载体上的电子形式的记录, 将是各种信息资源的主要来源与形式。

 

当前, 办公自动化和电子政务建设在世界各国蓬勃展开, 尽管目前仍然是纸质公文和电子公文并行运行和同时归档的“双轨制”, 并且以“白纸黑字” 为主,相信随着科学技术的不断进步,行政立法的不断完善,终将有一天实现真正的“无纸化办公”,电子公文也将成为党政机关公文的主要形式, 进而成为国家档案信息资源的重要源头, 成为档案工作者将要处置和管理、为社会各界提供利用服务产品的主要对象之一。

 

为此,我们要紧紧抓住21 世纪初这一重要发展机遇期,未雨绸缪,高度重视电子公文这一先进文化的特殊载体,加强收集、鉴定、整理,做好电子公文归档管理工作, 把国家档案信息资源建设好。如果等到我们将来意识到电子公文归档工作重要性的时候,已经解决了原始性、真实性保障措施的时候, 再来进行收集、整理电子公文的工作, 就为时已晚了。我们绝不能重蹈前人的覆辙, 在档案信息及其载体的发展史上形成新的时空黑洞。

 

目前,我国国家档案资源建设已初具规模,并向纵深发展。截至2002 年底,我国各级各类档案馆共保存各类电子档案近35 万盘,档案室保存各类电子档案则超过230 余万盘, 其中有相当一部分是归档电子公文。这些电子档案资源既是国家的宝贵历史文化财富,又是国家信息资源的组成部分,在建设有中国特色社会主义事业中发挥着重要作用。我们要切实按照“三个代表”重要思想的要求, 进一步加强包括电子公文归档工作在内的档案信息资源建设,为发展先进生产力、发展先进文化和为维护最广大人民群众的根本利益提供优质服务。

 

总之,电子公文是电子政务的必然产物,大力加强电子公文归档管理, 是国家电子政务建设的重要内容,是国家信息资源建设的组成部分,是新时期各级档案部门为全面建设小康社会服务而需要坚持不懈进行的一项基础性业务工作。全国各级档案部门必须努力开拓电子政务条件下档案工作的新思路,加强电子公文的归档与管理, 认真研究电子公文归档管理的理论和技术问题, 并认真探索充分利用电子政务这一统一平台整合档案信息资源的新路子,为提高电子政务工程的整体绩效, 不断丰富国家档案信息资源, 为实现全面建设小康社会的宏伟目标服务,做出应有的贡献。

 

注：本文来自王博士的《档案学通讯》2004 年第3 期“论加强电子公文归档管理的现实意义”，有删节。