摘要 随着办公自动化进程的加快，电子文件与纸质文件管理是一个长期并存、互动发展的管理格局。而电子文件和纸质文件管理的共存状态，即：双套制和双轨制两类，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革，如：文档一体化和实体管理的简化；纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。

电子文件作为电子计算机技术的伴生物，给人类的记忆工程带来了深远的影响。其读写方式、特性以及内容与载体的关系等与纸质文件有显著的不同，两种管理方式可以互相补充，互相学习，以促进档案事业的发展，构成了信息时代人类记录方式的动态图像。因此笔者对这两种形式文件管理的关系试作如下探讨：

一、电子文件与纸质文件的共存状态

1.电子文件与纸质文件的共存平台

电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，它与以往记录方式、记录载体的变化相比更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。从古至今，每一种新的记录形式产生后都会与此前存在的记录形式共存一个阶段，但是逐渐取而代之。例如：从甲骨到竹简，从缣帛到纸张，随着历史潮流档案的不断发展，电子文件与纸质文件的关系要比前几代的人类记录复杂得多，两者之间将会在相当长的时间里共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，可以归纳为以下两类情形：

一类是先有纸质文件的情况下，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是纸质与电子版本同时运转同时归档；二是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件到了非现行期才有两种版本。

二类是在业务活动中利用计算机直接生成电子文件，并通过网络进行传递和利用，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，在电子文件归档之时制作了相应的纸质拷贝，将电子文件转换成纸质文件。根据上述情况，我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为“双套制”和“双轨制”两种类型。

双套制是文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。指将具有重要凭证作用和长远查考作用的纸质文件和电子文件同时归档保存。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。也就是这种纸质文件与电子文件“同时服役”的状况。

双轨制是指机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序的就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理。两者同步随业务流程运转。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。

双套制是后端共存，电子文件不是“原生文件”，没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，基本上可以看作是纸质文件的数字化副本，它的“文件”属性和证据力是不完整的，甚至有人认为它算不上“电子文件”。而双轨制是全程共存，电子文件也是“原始文本”，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如果管理完善，可以有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。

不管是双套制还是双轨制，纸质文件需要用电子方面的技术容纳进去，而电子文件不能完全把纸质文件兼并，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。将会形成由电子文件制成、纸质文件发生现实效用与电子文件直接发生现实效用后、再制成纸质文件备查的新格局。在一定时期内，电子文件和纸质文件还要继续并存，它们都是人们在社会活动中直接形成的，都是形成者实践活动的真实纪录，都具有同样的利用价值，都是可以用来指导现实工作的信息传载工具，在规定范围内有同样的效用。

二、电子文件与纸质文件的关系趋向

1.电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。例如美国国家档案馆４３０００多份电子邮件因管理不善而丢失后，首先采取的防范措施就是将重要邮件打印出来形成硬拷贝。目前世界各国都不同程度地存在双套制和双轨制，其主要原因是电子文件与纸质文件在当前的技术与环境下，各有其优缺点和功用。所以，从现代化管理、提高工作效率等考虑，必须保存电子文件。但是，由于电子文件自身的特点，以及管理上的原因，其法律证据价值难以被认可，且随时可能消亡，使社会丧失历史记忆。主要依靠手工管理的纸质文件虽没有信息处理上的优势，但内容与载体的原始性集于一身，被广泛认可为一种真实可靠的法律证据；纸张与笔迹材料特有的稳定性，又使人们能放心地让它承担起保存社会历史记忆的重任。故此，虽然电子文件代表着发展方向与未来，但是文件处理工作者为了对历史负责，保存反映历史真实面貌的可靠记录，仍然要坚持保管纸质文件。

2.共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到以电子文件为主的过度，将会形成方向相反的两条弧形曲线。目前电子文件正逐步取代人工手写文件，CAD正取代手工绘图，E-mail正在取代信文，电子商务正在取代合同、货单，信用卡取代存折、存单等等，我们已不可能拒绝电子档案。 随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。

3.电子文件的种种特性使纸质文件管理的各个业务环节之间的界限变得模糊和淡化。借助于网络传递的电子文件可以克服纸质文件，只有完成上一个环节才能转入下一个环节的障碍，不仅可以实现文件处理过程中若干相关环节的同步开展，也可以兼顾后期档案管理的需求，既有效实施电子文件的全程管理，又有机的衔接电子文件、纸质文件的管理，受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件工作者的主动应对。这是历史上文件管理最为复杂的时期，两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，因势利导，以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信，以至于建立法律地位；另一方面，稳扎稳打，坚守“社会记忆保护者”的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，取其菁华，去其糟粕，利于我们在文件管理的重大变革时期最大限度地把握主动。由于当前计算机技术自身存在各种缺陷，文件的管理和利用仍然实现“双轨制”，即文件数据与文件实体同时并存，并且，在现阶段，纸质文件仍作为主体，数字化文件不能取代纸质文件。但是，从长远来看，随着计算机技术的发展，数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决，数字化的文件将不断膨胀，很有可能取代纸质文件。

结束语 笔者认为将来很有可能会出现一种比纸张更加廉价更加环保且可以更加长久保存的材料，代替纸张成为人们广泛使用的书写材料。这既解决了纸张对于资源的高消耗而且也避免了电子文件虚拟的缺陷。另外,只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，就会必然形成纸质档案，如特定环境（包括书写条件、阅读条件和传递条件等）下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。而且保管纸质或电子文件的目的都是：安全可靠地保护文件活动者的活动记录，维护形成者的活动历史或记忆。总之，纸质文件和电子文件的“双轨制”“双套制”不仅仅是在现在存在，由于种种原因，这种状况将长期甚至一直存在下去。我们不能片面的主张完全的电子化。当然，我们并不主张抛弃电子化，相反，我们应该积极促进电子化。现在是历史上文件管理最为复杂的时期，两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。作为专业的文件管理人员，应当积极地从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信，从而建立电子文件的法律地位。同时，还应该积极的探索纸质文档与电子文档共存的相关研究，更好地为社会的发展服务.电子文件信息迅猛增长的现实，我们如何运用管理这些信息资源，使之体现出长期的使用价值，还有待于我们在实际的工作中进行积极的探索。