人事档案是国家机关、团体、企事业单位、在人事管理活动中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，经过收集整理，组合成以个人为单位以备查考的干部人事档案。是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对事业单位考察和识别干部选拔优秀人才，加强事业单位队伍建设，促进各项工作的顺利开展具有重大作用。
近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的事业单位人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,单位应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。
在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外,人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案的利用率。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高工作效率,降低了档案管理的成本。
那么，如何搞好人事档案的信息化管理呢？笔者谈以下几点认识。
一、提高档案管理的现代化意识
人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，只有不断更新观念、勇于进取，努力学习习近平总书记关于档案工作的重要论述，推动档案事业高质量发展；对新《档案法》认真学习解读、对十四五内蒙古自治区档案事业发展规划、《干部人事档案工作条例》、《档案中的红色记忆》、《档案信息安全与保密》等内容认真学习。努力把事业单位人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。
在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理也十分必要。档案管理中应用计算机技树，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
二、增强档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，由于安全意识不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。
在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。
三、完善管理人员的专业素质
目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。档案管理工作者要立足自身实际和客观条件，积极推进档案数字化建设，着力提高管档用档水平。
另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感,政治敏锐性和政治鉴别力。各级单位要坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事干部人事档案工作，根据工作需要及时充实力量，配足配强档案工作力量。要强化党性教育和纪律约束，着力引导干部人事档案工作者坚持原则、公道正派、敢于担当，切实增强事业心和责任感，坚决抵制各种不正之风，当好干部人事档案的“守门员”。
四、强化档案管理的制度建设
各级单位要大力推进干部人事档案规范化建设，形成常态化长效化的工作机制。要不断完善干部人事档案制度体系。
加强制度建设是做好干部人事档案工作的根本保障。要增强制度意识，树立依法管档理念，主动适应干部队伍建设出现的新情况和推进干部人事制度改革的新需要，坚持立破并举，不断健全完善各项规章制度。进一步完善政策规定、规范管理程序，强化制度措施、堵塞工作漏洞。要认真总结近年来实践中创造的新鲜经验，把成熟的做法用制度形式固定下来、坚持下去。要切实提高制度执行力，坚决纠正有令不行、有禁不止的各种行为，使制度真正成为硬约束，维护制度的严肃性、权威性。
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。各级组织人事部门领导要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》、《保密法》、《干部人事档案工作条例》、《个人信息保护法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和单位的改革发展对人事档案工作的需求,制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作做到有章可循。