数字化时代档案管理信息化建设探究
来源:电子政务网 更新时间:2022-11-18

近年来,市公路事业发展中心在档案管理工作中,以数字化时代为依托,高度重视数字技术的合理科学应用,以提高全系统档案管理信息化建设水平。
数字化时代档案管理信息化建设现状分析
目前,档案管理信息化建设工作存在一些较为明显的问题,具体如下:
重视程度不足,投入资金缺少。在档案管理工作中,对信息化建设缺乏足够的认识,仍习惯采取粗放式档案管理方式方法,以纸质档案管理为主,在此情况下难以提高档案管理工作现代化及信息化水平。与此同时,个别单位对档案管理缺乏足够重视,资金投入不足,则难以引进、购置档案信息化建设所需的软硬件设备,且人才引进培育不足,进一步影响单位档案管理信息化建设进程及质量。
信息化系统标准尚未统一。虽然市公路事业发展中心在档案信息化建设工作中取得一定成果,但在综合档案管理信息化系统标准方面,目前尚未统一,致使各组织间的信息交流共享不足,同时使组织和单位内外人员难以了解档案信息资源,进一步导致综合档案管理信息化建设呈现混乱局面。尤其是在多头管理、信息重叠的情况下,难以提高单位档案管理信息化建设效率,并易出现职责不明的情况。
信息安全意识有待提高。在档案信息化建设过程中,需要现代技术作支撑,部分档案管理人员信息安全意识较低,难以有效保证单位相关档案信息的安全性。尤其是在档案管理信息化系统构建过程中,若缺少防火墙技术、安全密钥技术等支持,则易导致系统受到黑客攻击、病毒感染等,使重要档案信息失窃,或档案信息化管理系统被恶意攻击等,进而难以保证单位档案信息安全性。
档案管理人员信息素养有待提升。从现状来看,部分单位档案管理人员综合素质水平不高,一方面自身未能重视档案信息管理技术方法的学习,难以与时俱进,从而使档案管理信息化水平难以得到有效提升。另一方面,单位未能针对档案管理人员开展定期培训学习教育,使档案管理人员缺乏系统的信息化管理理论知识及实践管理技巧,档案管理工作整体质量难以得到有效提升。
数字化时代档案管理信息化建设策略分析
为解决相关单位档案管理信息化建设现状问题,亟需落实有效的解决策略。
提高站位,投入必要的建设资金。构建完善的档案管理信息化建设制度,包括《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案信息系统运行维护规范》等均需逐一完善。与此同时,需在档案信息化建设工作环节投入充足建设资金,积极引进档案信息化建设所需的软硬件设施设备,确保单位档案管理信息化建设所需的物质、资金、人才资源均得到有效满足。
统一档案管理信息化系统标准。一方面,对档案信息化建设加以规范,能够对外部信息资源进行有效整合,使资源共享、长期保存目标得到有效实现。另一方面,重视档案信息和电子政务信息共建,通过电子文件中心建设,使电子文件的数据结构与格式能够有效统一,有效实现信息资源共享目标。此外,在单位内部需构建统一的档案管理信息化系统,明确单位内部各部门的档案管理责任,避免出现多头管理、收集存储档案信息的情况,使档案资源得到统一规范管理,进一步提升单位档案管理信息化建设水平。
提高档案信息安全意识。一方面,需持续提升档案信息采集、分析、保存及使用等工作环节规范性,采取合理科学的方法管理档案,正确处理档案共享与档案保密之间的关系,并做好数据备份,合理科学使用档案管理现代化技术。另一方面,在构建档案管理信息化系统基础上,重视防火墙技术、安全密钥技术、各类杀毒软件应用,确保单位档案信息资源的质量及安全性得到协同保障。
提升档案管理人员信息素养水平。一方面,档案管理人员自身需树立与时俱进的思想理念,认真学习档案管理信息化理论知识,在档案管理工作中不断总结经验,认清自身不足并持续改进。另一方面,单位需针对在岗档案管理人员开展定期培训教育活动,提升档案管理人员档案信息管理实践能力水平。此外,需加强与高校合作,引进现代化档案管理专业人才,带动单位档案信息化建设事业高质量发展。

(作者单位为滨州市公路事业发展中心)