近年来，党中央、国务院高度重视优化政务服务工作，各地区各部门依托全国一体化政务服务平台，积极推动电子文件在政务服务领域运用，形成了大量的政务服务电子文件和电子档案。这些电子文件和电子档案已成为政府治理、社会发展的重要记录，是数字中国、数字政府建设的有力见证，是国家信息资源的重要组成部分。

按照国务院办公厅政务服务效能提升“双十百千”工程有关部署，依托全国一体化政务服务平台加快破解一批政务服务堵点难点，解决政务服务电子文件单套归档“最后一公里”问题，在此背景下，国务院办公厅印发了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称《办法》），从国家层面就政务服务电子文件归档和电子档案管理工作作出顶层设计，阐明了政务服务电子文件和电子档案的定义和管理原则，规定了政务服务电子文件归档管理体制机制和机构职责，规范了政务服务电子文件归档和电子档案管理全流程工作程序，明确了政务服务电子文件的形成、办理、归档和电子档案保管、利用、移交等关键环节具体管理要求，细化了政务服务电子档案单套制管理认定标准并依法认可其法律效力，优化了要素支撑，强化了监督指导。《办法》的出台对加快电子政务建设，有效促进跨地区、跨部门、跨层级政务服务公共数据共享和业务协同，推动档案信息化建设全面对接和融入数字政府总体发展战略具有重要意义。

一、全面构建一体化推进工作格局

《办法》突出顶层设计和统筹协调，明确由国家档案局、国务院办公厅对全国政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行统筹协调，规定了各级政务服务机构、各级档案主管部门和各级档案馆各自的具体权责，构建了统一领导、分级管理、分工负责、合力推进的一体化工作格局，在制度层面解决了“谁来管”的问题，理顺了政务服务电子文件归档管理权责“统与分”、系统功能开发“建与联”、归档移交“收与验”的关系。《办法》充分发挥政府办综合优势、档案部门专业优势、政务服务机构平台优势，通过系统集成在部门间形成更强合力、更优效能，有利于夯实公共数据底座，释放公共数据资源价值，有助于更好地发挥政府作用，推动政府侧、社会侧和企业侧档案数据资源安全有序共享共治、融合应用。

浙江在持续深化数字政府建设中，积极推动政务服务电子文件归档工作与数字政府建设同部署、同推进，省域政务服务电子文件归档工作机制日趋完备。2020年起强化新建电子政务项目档案管理，电子文件归档纳入电子政务项目管理程序和项目经费预算联审要求。先后出台《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》《浙江省省本级电子政务项目审批管理办法》《浙江省省级电子政务项目建设指南》等规定进行制度保障，明确由各级国家综合档案馆电子文件统一平台对政务服务电子文件进行归档移交和集中管理，要求履行政务服务职能的电子政务项目须同步开发建设电子文件归档模块，提供接入省政务数据归档交换系统的方案。先后编制《政务办事“最多跑一次”工作规范 第3部分：政务服务网电子文件归档数据规范》《浙江省政务服务事项电子出证文件归档规范》等业务规范提供标准支撑，起草《政务服务事项电子文件归档规范》（GB/T 42727-2023），从归档模式、路径和场景等技术规范层面为《办法》做了衔接。

二、严格规范电子文档全过程管理

《办法》遵循档案法关于电子档案管理的基本原则，积极推进政务服务办理系统与电子档案管理系统相衔接，严格规范政务服务电子文件归档和电子档案管理全过程，以确保电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”。为解决全过程“怎样管好”的问题，《办法》注重前端控制，根据政务服务事项特点，在文件材料形成阶段明确了收集归档范围，其次对办件的归档整理提出了具体要求，同时细化了归档、移交、保管、利用、处置各关键环节具体规定。上述举措，有利于政务服务机构和档案馆提升政务服务电子文件和电子档案合规管理水平，督促责任主体在法律法规及《办法》框架下对电子文档进行风险防范和内部控制，以确保政务服务电子档案真实、完整、可用、安全。

在政务服务电子文件归档实践中，浙江基于全过程管理理念，针对9大类政务服务事项原生电子文件的归档、保存、利用等需求，提出“谁办理谁归档”“按事项归档”“一键打包归档”的归档模式，制定了具有广泛适用性的归档数据规范和功能需求规范，显著提升了前端业务系统归档模块开发和后端电子档案管理系统适配的效率。聚焦电子证照及公共数据共享出证在政务服务事项“全程网办”场景中的广泛应用，提出“谁使用谁归档”“视为证明材料一并归档”的归档模式，有效解决了动态更新、重复利用的电子证照及公共数据电子化归档问题。同时，作为一体化政务服务平台基础性先导性项目之一，浙江打造统一标准、分级建设、分工负责的全省政务服务电子文件归档管理平台建管模式，建成全省政务数据归档交换系统，实现各类政务服务办理系统标准化电子归档和及时分发。各级国家综合档案馆全部建成电子文件归档接收系统，并衔接区域统建的数字档案管理系统，为本级政务服务机构提供政务服务电子档案一体化管理服务。目前，交换系统已接入各类系统221个，累计归档交换政务服务电子文件1.07亿件。

三、统筹兼顾档案共享利用和数据安全可控

《办法》以需求导向积极推动电子档案共享利用，同时坚守安全底线。为解决“方便用”的问题，要求及时开展政务服务电子文件归档和电子档案移交，在移交过程中附具开放利用意见，规定电子文件归档格式应具备通用性、开放性，加密文档应解密后归档。上述措施细化了划控利用范围和读取存储格式的管理要求，有力解决了档案数据共享现存堵点，将“依托政务服务平台推进政务服务电子文件和电子档案共享利用”的规定落到了实处。在安全策略上，《办法》除对系统环境做了规定外，着重强调了归档移交时应进行“四性检测”，规定要定期开展电子档案备份，做好电子档案日常登记、检查、转换、迁移等工作，将安全可控的原则贯穿于政务服务电子文件和电子档案管理的全过程各环节。

浙江在政务服务事项电子化归档领域，积极探索政务服务电子文件和电子档案共享利用模式创新，深化实施“档案管理和开放共享示范工程”，推动档案数据向各部门和社会共享利用，在做好馆藏开放档案数据资源共享利用的同时，全面推进政务服务电子档案的共享利用工作。通过做好档案数据（信息）采集，建设档案专题数据（信息）库，按需调用档案数据信息，采用数值量化模式、同标准审核、无差别秒批等途径，医保历年账户家庭共济备案、公共场所卫生行政许可（注销）、建筑施工企业安全生产许可证核发（核准）等“浙里办”逾百个事项实现“智能秒办”。省档案局、省民政厅联合推动全省域档案馆馆藏婚姻登记档案与民政部门婚姻登记政务服务电子档案的数据共享，将查档服务纳入补办结婚证业务流程，构建了业务协同新模式。同时，根据中共浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》要求，全面强化档案工作数字化转型安全支撑体系建设，加快推进新技术应用，开发档案区块链，应用可信时间戳，全省域开展档案数据备份工作，多技术路线确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

四、完善工作监督检查机制

《办法》将监督检查作为推动政务服务电子文件归档从“管得住”向“治得好”演进的重要抓手，明确各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，对辖区政务服电子文件归档和电子档案管理工作进行检查，对发现的问题督促有关部门及时整改。规定了政务服务机构和档案馆在政务服务电子文件归档和电子档案管理中工作对象、工作内容和工作标准，上述规定必将加强和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，有助于保障政令畅通，提高行政效能，推动《办法》各项规定落地落实。

浙江是全国较早设定政务服务电子文件归档法律责任的地区，省政府规章《浙江省公共数据和电子政务管理办法》规定“未按照规定归档和登记备份电子文件的，由有权机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分”。自2017年起，浙江将政务服务电子文件归档工作列入政府年度工作考核，有力推动各地各单位普遍开展政务服务电子文件归档；2020年将电子文件归档与电子政务项目一并组织开展绩效联合审查；2021-2023年连续将政务服务电子档案移交接收列入全省档案工作指数化监管评价体系，多措并举确保政务服务电子文件归档和电子档案管理各环节监管常态有力，工作取得实效。

下一步，浙江将认真落实《办法》的工作要求，强化政务服务电子文档全过程管理机制保障，依托全国一体化政务服务平台强化政务服务业务系统和电子档案项目建设，加快政务服务电子文件归档工作进度，完善政务服务电子档案单套制管理各项措施，健全工作监督评价体系，深化拓展档案数据共享服务范围，筑牢档案数据安全底线，为加强数字政府建设，全面提升政府履职能力贡献更多档案力量。

作者系浙江省档案局副局长