云南省人民政府办公厅关于印发云南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法的通知
云政办发〔2023〕60号

各州、市人民政府，省直各委、办、厅、局：

《云南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》已经省人民政府同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

云南省人民政府办公厅

2023年11月20日

（此件公开发布）

云南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法

第一章　总　则

第一条　为推进和规范全省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子文件和电子档案真实完整、安全可靠、长期可用，强化数字政府建设支撑能力，根据《中华人民共和国档案法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于全省各级政务服务实施机构开展政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。法律法规另有规定或者涉及国家安全、国家秘密等情形除外。

第三条　本办法所称政务服务实施机构，是指依法履行政务服务职能的党委工作机关、政府工作部门、群团组织，具有公共服务职能的企事业单位。

本办法所称政务服务，是指政务服务实施机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。

本办法所称政务服务办理系统，是指全省统筹建设或者各级政务服务实施机构自行建设用于办理政务服务的信息系统。

本办法所称政务服务电子文件，是指政务服务实施机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。

本办法所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。

第四条　政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。

政务服务电子文件形成、办理、归档以及电子档案的移交、保管、利用等全过程管理应当符合国家有关法律法规、标准规范的要求，确保政务服务电子文件和电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第五条　符合要求的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第六条　省级档案主管部门会同省级政务服务管理部门，负责统筹规划和组织协调全省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度和业务规范。

各级档案主管部门负责对本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作实行监督和指导，审核本级政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度。

各级政务服务管理部门负责统筹协调本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，依规向同级综合档案馆移交本级政务服务电子档案。

各级政务服务实施机构负责确定本单位政务服务电子文件归档范围、分类方案、档案保管期限和利用意见，明确电子文件归档和电子档案管理的责任部门或人员，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和政务服务电子档案管理工作。

各级综合档案馆应当建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

第七条　各级政务服务实施机构应当统一使用全省政务服务平台电子档案管理系统进行政务服务电子文件归档和电子档案管理。已自行建设电子档案管理系统开展政务服务电子文件归档和电子档案管理的，应当遵循国家有关标准规范，实现政务服务电子文件和电子档案全流程管理，满足政务服务电子文件和电子档案真实、完整、可用和安全要求，与全省政务服务平台电子档案管理系统互联互通。

第二章　收集与归档

第八条　政务服务实施机构应当完整收集本单位在政务服务办理系统中形成与办理的文本、图像、音频、视频等不同形式的应归档电子文件及其元数据。

第九条　政务服务电子文件归档格式应当符合《政务服务事项电子文件归档规范》（以下简称《归档规范》）等国家有关标准规范要求，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第十条　政务服务实施机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等要求，确定本单位政务服务电子文件归档范围、分类方案、保管期限和开放利用意见，一并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。

政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限分为永久和定期，定期应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

第十一条　政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，形成归档信息包。归档信息包的内容、结构和命名规则，以及归档工作的开展应当符合《归档规范》等国家有关标准规范要求。政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数据一并归档。涉及联合办理的政务服务事项，相关政务服务实施机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。

第十二条　政务服务电子文件归档一般采用在线归档方式，不具备在线归档条件的，可采用离线归档方式。归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。

第三章　移交与接收

第十三条　各级政务服务管理部门统筹本级政务服务实施机构，依托全省政务服务平台电子档案管理系统，统一向同级综合档案馆移交本级政务服务电子档案。

各级综合档案馆应当做好政务服务电子档案的接收、登记和检测，办理移交接收手续。

移交接收工作应当遵循《电子档案移交接收操作规程》等国家有关标准规范要求，确保政务服务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十四条　保管期限为永久、30年的政务服务电子档案列入移交范围，移交时间原则上不超过归档后的第二年6月底。有特殊要求的，可适当延长移交时间。

第十五条　政务服务电子档案移交综合档案馆一般应采取在线移交方式，不具备条件的也可采取离线移交方式，并符合同级综合档案馆政务服务电子档案接收进馆要求。

第四章　保管利用与监督检查

第十六条　全省政务服务平台运行管理部门应当建立健全政务服务电子档案安全保管制度和安全防护体系，保障电子档案管理系统安全、稳定、高效运行，电子档案数据资源安全可控。

各级政务服务实施机构应当做好本单位政务服务电子档案登记、保管、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等安全管理工作，并定期备份。

第十七条　各级政务服务实施机构应当积极推进政务服务电子文件和电子档案高效、便捷利用。

各级有关部门应当在符合国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，通过全省政务服务平台、综合档案馆等渠道，推进政务服务电子文件和电子档案共享利用，提供优质服务。

第十八条　各级档案主管部门会同政务服务管理部门，依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行监督检查，对发现的问题督促有关单位及时整改。违反档案管理有关规定的，依法依规予以处理。

第五章　附　则

第十九条　中央驻滇有关单位在依法履行行政管理和公共服务职责，面向企业和群众提供政务服务过程中形成的电子文件和电子档案，可以参照本办法管理。

第二十条　本办法由省级档案主管部门、省级政务服务管理部门负责解释。

第二十一条　本办法自印发之日起施行。