电子公文交换系统的建设目的，就是按照统一的标准，在不同的政府部门之间进行电子公文的传输，并保证公文在传递过程中的安全性和有效性。各部门通过统一的交换平台互相交换数据，按照统一的格式，构成整体的电子政府。一个完善的电子公文交换系统能够既支持同级政府部门水平方向上的公文交换，又支持垂直方向的电子公文交换。如系统图示：

图 3 电子公文交换系统图

功能特点：
系统可靠性高。如对方系统不能接收，可以先暂时保存在交换中心，等待接收。
对一级政府公文办理情况可以统一监控，有助于政府领导和监督检查部门了解政府业务的办理情况，提高政府办公和决策的效率。
系统建设难度低，更容易实现。只要电子公文交换中心建好，各政府部门陆续接上来即可，系统容易联调。
一级政府的电子公文交换中心还可以和上下级人民政府进行连结，形成一个树状的互连互通的机构。
系统中采用PKI技术进行公文的加密和电子签章。