“阳光办信”制度的具体规定包括：一是群众来信网上办理、回复。在市和各区（市）党委、人大、政府、政协、审判、检察机关及所属工作部门和市直企事业单位，通过青岛金宏电子政务系统建立互联互通的办信信息系统，利用该系统进行来信登记、转交和反馈。同时，通过青岛政务网设立公众电子信箱（市信访局电子信箱为xfj＠qingdao．gov．cn），接收和处理群众反映的问题，告知电子邮件办理情况，回复办理结果，方便来信人网上查询。来信者也可拨打市信访局办信处电话85911613,查询所反映问题的办理情况。二是实行群众来信办理约谈制度。对群众初次署名有效来信反映问题，承办单位应当在收到来信的5个工作日内，主动与来信人见面约谈（外地来信人可采取电话、传真、电子邮件或者复信方式），了解核实情况，并在15日内告知来信人是否受理。对群众来信反映的疑难问题，相关单位党政负责同志要亲自约见来信人，协调处理来信反映的问题。三是强化对群众来信办理的监督。对在“阳光办信”中违反《信访条例》和相关规定的，来信人可向纪检监察部门、政府效能投诉机构和信访工作机构投诉反映（市监察局效能投诉中心电话为85911555），受理单位要在30个工作日内回复办理情况，并向相关机关提出整改或处分建议。
市信访局办信部门负责人吁请来信群众按照《信访条例》有关规定，直接向市、区（市）、镇（街道）等有权处理的部门和单位写信反映问题；反映问题的来信应“一信一事”、“一信一投”，不要同时向多个部门或单位发信，避免交叉办理、影响办理效率。另外，我市已全面实行群众来信“绿色邮政”制度，群众写给本市各级党政机关和市直企事业单位及其负责人的来信，只要在信封右上角注明“人民来信”字样，一律免贴邮票。(完)