一、项目背景

    我国政府的办公自动化建设已经历了十多年的发展，但在发展过程中，各级政府在应用和推广办公自动化时碰到了许多的问题，比如：“需求陷阱”、“信息鸿沟”、“一把手工程”、“应用水平低”等。
    办公自动化系统的总体规划是政府办公自动化系统建设发展战略的重要组成部分，它以整个政府的发展目标、发展战略和政府各部门的目标与功能为基础，结合政府办公自动化系统建设方面的实践、典型案例研究和对信息技术发展趋势的掌握，提出办公自动化系统建设推广的远景、目标和战略，全面系统地指导越秀区政府的办公自动化系统的建设进程。政府办公自动化系统规划在时间上的跨度一般是三至五年，每年需要结合实际进展与时俱进地进行调整和完善。
     越秀区政府东以麓景路、东濠涌、法政路、德政北路、中山四路、府学西街、北京路为界，与东山区接壤；南以人民路、西华路、荔湾北路、流花路、站前横路、站前路、站西路为界，与荔湾区毗邻；北面以火车站、桂花路、市射击俱乐部、飞鹅岭为界，与白云区、天河区相邻，是广州市的老中心城区。越秀区总面积为9.16平方公里，总人口为432330人；人口密度为47198人/平方公里。（2003年统计数据）。

　　二、项目需求

    越秀区政府的组织架构图：



     越秀区政府办公自动化系统的近期发展目标是：
    ·部有局域网且与区互联网络交换中心联接的区属单位实现单位内部文件流转自动化；
    ·与档案局一起将档案自动化与办公自动化有机结合，使流转公文归档一体化；
    ·由区委、区政府办带头尽量利用OA系统，减少纸质文件的使用，减少办公室人员的重复劳动，减少各单位的办公费用；
    ·在OA系统中增加一些业务功能，如与财政局有关的政府采购表格登记，与人事局有关的人事调动申请，环保局的信息报送等。
    上述一切，都迫切需要利用信息技术与业务、管理流程的融合，从而提高工作效率，增强协同能力。信息是管理的基本载体，也是使各种管理职能得以发挥的重要前提。只有全面推进办公自动化系统的建设，完整地收集、迅速地传递、正确地处理和有效地利用政府内部和外部的信息，才能使政府的管理活动达到最佳效果。

   三、实现功能

    在越秀区政府信息化工程的统筹规划中，越秀区政府作为区级信息化建设试点单位，针对本区政务管理特点与机关行政管理特点，按部就班地推进政务信息化工作，目前已经完成了办公自动化系统、越秀区数据中心等系统的建设，信息化不仅覆盖了机关内部所有职能部门，还连接了下属街道、从而真正提高了内部工作效率、决策速度，提升了政府形象，并为进一步的信息化深入发展打下了良好的基础。
    基于越秀区政府信息化发展的需要和越秀区政府领导对办公自动化系统建设的要求，根据对目前越秀区政府的办公自动化系统应用基础和水平以及国内政府办公自动化系统发展趋势调研，提出越秀区政府的办公自动化系统发展战略和目标。



  根据区领导关于“要进一步明确目的，提高认识，把电子政务建设提高到加强政权建设，加强基层建设，提高科学决策水平，实现政府职能转变，实现政府整体效能，实践“三个代表”的高度来认识；要把信息化建设作为日常工作基础性工作来抓。要变被动为主动，变“要我做”为“我要做，切实把办公自动化系统建设作为改善投资经营环境，提高政府服务和政府管理水平的有效手段”的指导思想，越秀区政府的办公自动化系统发展战略为：统一标准规范，加快办公自动化系统建设步伐，集成业务系统，共享文件信息资源，以办公自动化系统辅助推动实现政府职能转变和实现政府整体效能。
    越秀区政府办公自动化系统是一个能自定义工作流，又能跨平台运行的办公自动化系统。它包括了流转系统、档案系统和办公系统。
    公文流转和会签
    该系统应具备公文流转和文件会签功能，用户可以方便地定义流程，支持手写笔全文批录、痕迹保留等。
    文件传递
    用户可以把文件发送到指定机构的文件柜中，实现网上文件传递工作，各外派人员可直接在本地打开自己的文件柜，查看发给自己的文件。
    用户也可以直接把文件发给指定文件接收人，而不需要通过文件柜进行传递。
    公共信息发布
    主要实现各种公共信息的内部网上Web发布功能。
    电子邮件
    该系统可以实现越秀区政府和上下属党委政府、外派人员之间的电子邮件交换，并实现各个部门与系统外部的电子邮件交换。
    文档管理
    对越秀区政府内部的各种文档进行有效管理，对文档进行分类存储和组织，同时为内部用户提供多种文件检索浏览方式，摒弃原有文档手工查阅模式。实现真正意义上的内部电子档案馆功能。
    个人办公
    该系统可以构建个性化的个人办公小环境（电子桌面），如个人的电子邮件、资料管理、名片夹、日程安排、文件起草等。
    移动办公
    支持用户移动办公模式，用户在外地可使用拨号上网方式登录系统进行日常办公工作
    权限设置及安全机制
    该系统应具备口令验证、加密、电子签名等安全机制，具有多层次的用户工作权限设置，可以将数据访问及读写权限控制在每一个操作对象（如：数据库、文档、视图、表单、域等）。
    系统管理
    应用系统管理员应可以方便地看到和管理每个用户对每个模块的权限、或每个模块里每个用户的权限。

  四、主要特点



   图形化界面、操作简单是办公管理系统最基本的要求之一。越秀区政府办公自动化系统将遵循这一原则，用户十分熟悉的全Web化的界面对于操作和维护都十分简单方便，普通用户客户端不再需要一一手工安装，系统的升级工作也只需要在服务器端进行即可，大大减少了系统的部署时间及用户培训时间和费用。用户在越秀区政府办公自动化系统的操作环境里（如表单）和在原来手工作业下的环境（如发文稿纸、签报）几乎一样，因此，用户对新系统有很好的适应性。为了增加系统的可操作性，越秀区政府办公自动化系统的操作环境在设计时尽量简化操作步骤的同时，可提供多种输入方法，手写笔、鼠标、键盘，力求尽量满足不同层次用户的输入要求。在界面设计方面，系统力求简洁方便，界面、菜单和操作按钮菜单的意思明确，便于用户理解，甚至还可以记录用户经常使用的词句，进行重复使用。所以即使是计算机基础很差的用户经过简单的培训后，都能很快地熟练操作。



     根据用户的办公情况，模块管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉及任何源代码。

  　五、项目收益

    从信息化效益的来源来看，信息化给政府带来的效益可以分为两个基本方面，即显性效益和隐形效益。显然，信息技术本身带来的高效就是显性效益，而先进管理模式和协同效应则属于隐性效应。
    越秀区办公自动化系统2000年下半年在区发展计划局试运行，2002年1月在区委办、区政府办试点应用的基础上，2002年下半年在全区全面推广。
    目前，全区所有单位实现与政府之间的电子公文交换，44个单位实现内部办公自动化。据统计，通过OA审批和传阅的文件达23万份，电子公文办结率为 85 %；我区率先在广州市运用办公自动化进行档案管理，实现文档一体化和实物管理，目前共归档文件21万份，为全区干部查阅历史资料提供了一个快速、方便的渠道。