一、项目背景

    广东省公安厅一直以来都非常注重信息管理系统的建设，非常注重员工特别是机关各级管理人员的培养，已取得了明显的效果，但是随着机关的高速发展和管理需求的不断扩大，对信息进行有效整合和利用在机关内部管理中的作用越来越大，广东省公安厅原办公系统基于CS方式，经过几年的应用现有系统的一些不足体现出来了。例如缺乏多种类信息（数据、多媒体信息）的交换方式，缺乏对办公数据的归纳整理，缺乏对冗余数据的整合，缺乏对数据信息的有效共享利用，缺乏知识管理，这些正是支撑政府不断发展的有效的信息平台。
    充分利用计算机网络技术，全面、系统地建设一套适合机关现实管理需要，能够确保公文高效运转，有效整合各种管理信息，提高内部管理效率和减轻工作人员工作负担的办公自动化系统就成为广东省公安厅从管理上适应机关高速发展的迫切要求。

　　二、项目需求

    广东省公安厅机关在正式推广前进行几个处室的试运行，并将试运行的要求进行整理，形成适合广东省公安厅各处室应用的办公自动化系统，厅机关在系统的功能上分为三大部分：流转应用、Office应用和系统管理。
    流程应用是指用户在日程办公中，需要涉及到流程的应用。如：收文发文、通知、值班日志等；
    Office应用是指用户的日常办公中需要用到的，不需要涉及到流程的应用，比如：工作日志、日程安排、留言本等。在系统中支撑着这两类应用的系统级数据称之为系统资源。
    管理工具则管理着所有的系统资源，从而起到管理整个系统的作用。系统关系图如下：

　　三、实现功能

    公安厅机关办公自动化系统采用BS方式，客户端利用IE（浏览器）该问，系统主界面分为三个显示功能区：
    1、工作区2、导航栏3、快捷操作栏。
    待办事务及待办工作的提醒在中间区域提醒，因此中间区域也是用户的主工作区（最大椭圆所示），上面椭圆所示部分是快捷操作栏和菜单栏，左侧是系统的导航栏。

　　主工作区显示了当前用户的日程和待办事项等信息，通过点击相应的链接，可以进入链接所指的事项。所有红色的数字表示该事项的数量。
    快捷操作栏和菜单栏提供了进入各个模块的入口。在本系统各个模块的主页面，都有这两个工具栏，可以很方便地根据需要随时切换到其它模块的主页面。
    导航栏对各个功能模块进行了分类显示，用户可以找到自己所需的功能模块点击进入。

    广东省公安厅对本系统的特定要求，归纳起来，办公自动化系统应具有以下特点：
    ·实现在国际先进通信平台上建成计算机信息交换平台及办公自动化；
    ·有先进的流程信息监控、断点恢复、容错能力，为管理者提供高效的管理工具；
    ·可保留公文所有的修改痕迹；
    ·支持工作过程的统计以及查询功能；
    ·支持Internet/Intranet结构的应用；
    ·采用友好的图形化窗口用户操作界面，支持鼠标操作，可操作性强。而且操作界面应简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率；
    ·具备完整的操作权限管理办法；
    ·强大的在线帮助功能。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图：办公自动化系统功能图

　　四、主要特点

    1、集成统一的工作环境：系统的设计目标就是从办公习惯出发，尽可能简化用户操作，使用户以尽可能少的操作步骤得到尽可能多的信息，使初学者仅需简单的培训，即可基本了解和使用本系统。
    2、文件修改痕迹保留技术（支持WORD内嵌）：对于发文系统，在审核修改稿件时，可以保留修改痕迹。而且，不同人的修改痕迹可以用不同的颜色加以区分，同时附加签名。这样，在日后阅读痕迹稿时，可以清晰地再现和区分不同的人所做的修改，从而明确了文件的处理责任。
    3、为各级领导及员工提供常见意见列表：可从中选择公共意见或个人意见，省略输入工作，方便领导和员工办公。
    4、跟综信息管理：对文件传递过程中的每个环节进行自动跟踪，以表格的形式记录各环节的办理人、发出日期、所作操作等。每个环节均可查看到公文在整个运转过程中的流转情况。
    5、接收文件主动提示：发送方在文件正常发出后，同时发送待办事宜信息提示给接收人。
    6、流程监控：有先进的流程信息监控、断点恢复、容错能力，为管理者提供高效的管理工具；
    7、灵活的流程、组织、人员管理：公文系统具有灵活的流程设置，用户可根据情况自行定制。公文运转的每一个环节，都是按照人员的行政级别、工作权限确定分送关系的。也就是说，在每一个环节都提供一个人员选择列表，当前操作人员可以从列表中选择任一个人，将文件分送出去。
    8、采用开放的系统平台和开发平台，对不同的应用环境和应用需求都有良好的可扩充性和适应能力。系统具有良好的开放性，可适用多种软硬件平台，采用浏览器/服务器与客户/服务器结构相结合的方式，系统的维护与管理使用客户/服务器方式，信息检索使用浏览器/服务器方式。
    9、保护公安厅原有投资，使原投资购买的设备能被充分利用（如通过公文传输平台、电子邮局或其他方式），利用数据交换接口技术，实现厅处室之间公文流转、处理、归档的自动化。

　　五、项目收益

    ·信息化认识能力
    人员的信息化认识停留在初步OA应用阶段，日常工作在原应用系统中对OA的认识还停留在原系统的认识中，但在推广新的厅机关办公自动化系统是需要人员对工作岗位及工作习惯重新认识、重新总结，使我处的工作人员不得不从工作的实际需要出发，重新理解及提炼工作岗位上信息化的实现方式及需求，因此在信息化认识上人员从被动的接受方式转变为主动分析方式，对工作岗位上的工作重新定位重新总结。
    ·主动学习意识
    针对厅机关办公自动化系统的实施、推广、培训，让人员的学习意识及对新事物接受的能力随办公自动化系统的推广及应用，让人员建立起的学习的信心，对新事物不在是抗拒或抵触的心态，人员信心的建立让他们在日常工作中更主动的去学习信息化以及和日常工作有关的新事物及技术。
    结合厅机关的实际情况，我处对本项目的目标界定为建设和实现适合全厅机关各处运行的“通用办公自动化系统”，再结合各处的个性化需求，提高我厅机关日常管理工作的信息化水平。在厅机关办公自动化系统建立之后，能够使厅机关日常工作效率提高更高，并通过对厅机关办公自动化系统的推广，进一步的提升厅机关工作人员的信息化水平。