在全球实现信息化的过程中，政府部门信息化的程度大大地推动了各个领域的信息化和数字化。信息化工程已经成为运管稽征工作的重中之重，而作为信息化工程基础的档案信息化也日益成熟。纵观运政稽征十年来的发展史，我们运管稽征档案库藏门类也相应增加了许多新的内容。从过去单一的文书档案逐步过渡到多门类、多载体、多专业、多领域的真正意义上的综合档案；档案载体从纸质发展为全面录入的数字化电子文档。信息技术的发展给档案管理提出了一系列新课题，为档案管理工作带来了新的发展契机，也向档案工作者提出了新的要求。

　　一、档案信息化在运管稽征中的应用

　　1、Lotus办公自动化系统

　　Lotus办公自动化系统，是实现文书档案起草、流转、发文、存档于一体的信息化工程，是由省交通厅开发实施，在全省各地(市)交通局、运管处推广应用的文件一体化系统。该系统最大的特点是实现了文书档案的自动存档功能，实行无纸化操作。

　　该系统的实施，可以在全省交通系统厅、局、处级任何一台电脑上查阅所需信息，实现文件资源共享。

　　2、全省运管信息平台

　　由省运管局牵头组织，各地(市)运管处、各县(市)运管所共同实施的运管业务管理系统，实行全省联网。公路运管业务具体分为四大项，分别是客运业务管理、货运业务管理、维修业务管理、驾培业务管理。通过便民中心交通窗口对这四项业务的受理，把申请人的资料直接输入电脑，形成了运输业户档案和运输车辆档案。有了这两个业务档案基础，在全省范围内，只要输入车辆的业户名称或车辆号码，系统均能准确的提供所有关于业户与车辆的信息，大大的方便了诸如车辆过户、转籍等业务管理的开展。并在此基础上，逐步实现网上填报、网上审批功能，进一步加强运管业务档案管理。

　　3、不停车稽查系统

　　这是由省公路局为全省各地(市)公路征费检查站配备的，专门稽查汽车养路费缴纳情况的系统。该系统的核心是养路费车辆数据库――即稽征系统的车辆档案库。稽查人员在路上巡查时，通过配置了车载手提电脑、摄像头等装备的稽查车辆，摄入各种可能未缴纳养路费的车辆牌照，通过电脑传输在养路费车辆数据库中自动查找、分析此车辆是否缴纳了养路费，大大提高了稽查人员的工作效率。

　　二、档案信息化对运管稽征提出的新要求

　　1、建立数字化综合档案室

　　数字档案室，即电子档案室、虚拟档案室、无墙档案室，是通过计算机技术、数字存储技术、通讯技术及网络技术构建起来的新型档案管理室。要建立数字化综合档案室，主要要做好以下三点：

　　(1)继续推进运用计算机管理档案，加强电子文件归档管理。

　　截止2003年底，全市系统内拥有计算机400台，基本上实现人手一台，各级综合档案室都配置了不同类型的计算机，使运用计算机管理文档更加普及。在此基础上，逐步提高档案信息化管理水平，根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

　　(2)建立网络档案系统。

　　在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进电子政务信息化的建设，促进档案、现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的安全策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性、充分利用。

　　(3)利用数字档案的优势，提高档案服务水平。

　　数字化档案可利用的最小单位是一个“字段”，纸质档案则是“一卷(件)”。由此可见，数字化档案的优势在于为档案需求者提供更准确、更灵活的服务。因此，在设计“档案利用”这一环节时，不能被传统的利用模式所束缚。根据业务科室的要求，制作分门别类的数据表格，加强档案信息建库入网工作，进行模糊查询，提高档案利用效率和服务水平。档案利用模式适应办公自动化和电子政务建设的要求，与机关办公自动化和电子政务系统同步建设，协调发展。争取将档案利用信息作为重要信息资源库纳入电子政务、信息港建设总格局中。

　2、全面档案信息化管理

　　(1)全员性

　　在运管稽征系统全面迈入信息高速公路时期，档案信息化工程不能仅仅看作一个单独的档案管理系统，而是一项与办公自动化紧密相连、密切合作的综合化信息管理系统。档案管理也不是综合档案室一、二个管理人员的工作，而是全体运管征稽人员共同参与、共同完成的庞大科技产物。信息化工程要大力创造整个系统内部职工人人都是档案管理员，个个争当档案管理员的良好局面。

　　(2)全面性

　　档案信息化涉及到整个运管稽征系统的方方面面，是一个集多项管理与责任的全方位的综合管理系统。这不仅要求档案管理全面性，而且要求档案质量全面性，质量是目的，管理是保证。从这个意义上说，质量管理是全行业档案管理的核心。要把运政稽征系统各方面的工作，建立在档案管理的基础上，并实实在在地为档案管理服务。

　　(3)全过程性

　　档案信息化应该包含运管稽征工作的整个过程，其最终的形成亦包括一系列活动过程。即文书档案的起草、转阅、核稿、签发、发文和存档过程，业务档案的申请、受理、网上填报和审批过程等等，是整个系统所有人员集体劳动的结晶。对整个过程实行管理，就要求这一过程中的每一个阶段，每一个环节，每一项具体工作，都要有严格的管理标准，以确保档案管理工作质量。

　　3、档案信息化对档案管理人员的要求

　　(1)专业素质要求

　　档案作为一门独立学科，要求档案工作者系统地学习和掌握档案学概论、档案管理学、文书档案学、科技档案管理学、档案保护技术学等专业知识。研究、探索和认识档案管理的一些带有普遍性和特殊性的规律，尤其是对本单位、本部门的职能、专业特点和历史现状；文件的形成与运作；计算机网络系统下电子文件的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等都要熟悉与掌握。随着社会和科技的进步，传统的档案管理模式已远远不能适应时代的需求，档案工作者要在信息化推动现代化的大环境下，努力学习掌握办公自动化流程下的文档一体化管理、档案保护技术等相关知识，并结合运管稽征工作的特点，研究解决本行业专门档案管理的一系列问题。如我们前面讲到的Lotus系统中使用的软件，就逐步使运管稽征档案走上规范化、专业化的有序管理。

　　(2)科学文化要求

　　学习运管稽征相关专业的一般知识。不了解这些专业知识，就无法使档案的科学分类落实到档案编制的工作中，科技档案的系统性、成套性、连续性也无法体现。

　　学习掌握网上办公自动化系统下文档一体化管理的知识。信息技术下办公自动化的实现，为档案信息资源共享提供了广阔的平台，传统的档案管理模式与流程逐渐被网络即时归档、机读鉴定、转存处理所代替。档案载体介质的变化也不断更新和丰富，即由纸质载体、胶质载体和磁体质载体发展到电子档案和含声、光、电、磁等多载体、多介质档案。此外，适应档案管理的现代化设备也日益增多。这就要求档案管理者要学会各种操作技能和处理手段，掌握光盘刻录、视听等现代科技知识，才能得心应手地开展各项基础业务工作。

　　(3)思想道德要求

　　确立正确的人生观、培养正确的价值观。由于档案工作所产生的效益是潜在的，属“无形资产”之一，而且又处于二线管理的位置，当全社会都以经济建设为中心时，档案部门往往易被人们所忽视。尤其在以经济利益为驱动的市场经济的今天，档案部门更容易被人认为是安置老弱病残的清闲之地。这一客观存在的社会环境无疑会给档案事业发展带来阻碍与损失。档案是历史文明的产物和延续，是一项属于管理性质的文化事业，更是知识体系中一门独立学科和专业工作，作为运管稽征档案管理者要树立坚定的事业心，确立自强不息、勤奋努力、勇于创新的思想，以爱岗敬业的精神把把“死档案”变为“活资源”，变被动为主动，改变档案部门坐等用户上门利用档案的局面，主动地寻找用户，了解建设管理所面临的热点、难点和重点问题，为领导决策提供“钥匙”和依据。