1.1 学校背景
河北省廊坊市卫生学校(以下简称廊坊卫校)是国办国家级重点中专学校，也是天津医科大学廊坊校区和河北职业技术学院医学部所在。学校创建于1961年10月，建筑面积53973.6平方米，固定资产总值近6000万元，其中教学设备总值1000多万元。32个实验室，装备着CT扫描仪、X光机、B超、生化分析仪、血球计数仪、心电监护仪、三理实验仪、原子吸收分光光度计等大批先进教学实验设备。
廊坊卫校非常重视信息化建设，在2003年建成有500多台微机的校园局域网，并通过代理服务器24小时与Internet连接。设有现代教育中心，双向控制教学系统可以满足100个教室同时点播课件和其它教学片，并开展远程教育。
在初步满足了网上教学需求后，廊坊卫校又对信息化建设提出了更高的要求——办公自动化——资源整合、本校和大学城分校间的远程办公、移动办公、网上审批、统一内部信息平台等需求被列进议事日程。
2003年10月，廊坊卫校通过反复选型比较选择了用友致远A6协同管理系统标准版V2.3(以下简称A6协同)。该软件具有国内领先的通用性、易用性、灵活性、实用性的特点，是一个较为成熟和先进的自动化办公系统。经过几个月的需求调研、应用规划、实施与培训、调整与试用后，目前系统已正式投入使用，达到了预期标准，廊坊卫校的信息化建设再攀新高。
1.2 办公管理瓶颈
·两个校区的信息传递不畅通、领导出差对日常事务不能及时处理
廊坊卫校在大学城区还有一个分校，分校区各种审批报销需专人到总校跑一趟，经常需要花上一天的时间办理。上级或总部重要通知来文需要专人专车派送等，所以传统的办公方式难以做到各类信息迅速上传下达并得到处理或办理，大大降低了信息沟通的及时、加大了管理的成本。
二是移动办公。学校领导经常出差开会等，但又要随时传回信息、随时了解学校情况、或及时作出重要决定、或对重要文件作出批示，经常上级来文需要领导批阅周期都在10多天，导致重要文件的传阅处理、执行滞后。
·管理的不规范化、制度与实际操作的严重脱节
由于经常领导不在、所以出现越级越权、管理不对称等情况;
·办公效率低下
由于分校区管理、审批流程复杂、科室较多等因素，在办理一件事情时经常出现找不到人、或在多个科室跑来跑去，比如报销，报销人就需要在楼上楼下找相关领导审批签字，大大降低工作效率。
·领导对计划的宏观控制
如每月各科室都需要给校长上报本科室的用款计划，按传统的做法各科填写用款计划后，交给财务室，但到月底报销时校长无法看到该科室的计划、然后就直接签字报销。而到财务科室却头疼、经常会有些科室超支，对超支部分只能移至下月报销。从而导致校领导对计划的失控、财务人员的资金管理不便。
2. 廊坊卫校A6协同实施目标与应用
·用款管理
为了进一步控制财政支出、加强财务预算管理，廊坊卫校的单位领导对用款管理非常重视，要求A6协同做到“用款计划审批”、“财务报销审批”。
各科室主管每月上报《用款计划》，本月内的一切支出严格控制在经校领导确认后的《用款计划》范围内，超出计划的支出将不予报销。
这样，校领导的审批重点在《用款计划》，财务报销时以《用款计划》为依据，让报销审批有了统一的标准，加强了财务预算的作用。
·教务管理
教务管理是廊坊卫校主要的办公业务，课程管理、教学用品管理、教师的绩效考核等都是学校的管理重点。
·公文管理
廊坊卫校的档案室达到了国家二级档案管理标准，每日的公文量也很大。上级来文的内部传阅周期长、效率低、查阅公文必须到档案室;内部发文有很多重复劳动，起草时为电子文档，审核时要在打印稿上修改，然后再改电子文档。
A6协同帮助廊坊卫校实现了网上公文管理。对于上级来文，由档案员扫描成电子文档，通过A6协同的公文管理功能进行传阅，大大缩短了传阅周期。对于来办件，A6协同还可以记录办理过程，领导批示等信息。最后来文被统一归档至A6协同文档管理系统，通过合理的权限设置实现共享、借阅。
内部发文中最耗时的审核过程完全在A6协同中完成，免去了中间过程中的打印稿，既节约了纸张又提高了办公效率。
·日常工作沟通
----应用需求----
由于校区大，建筑多，老师们经常为打印课程表等小事情多次往返于教学楼和办公楼之间。A6协同帮助老师们解决了日常工作中的全部沟通问题，同时解决了时空障碍。
----使用模块----
协同工作
----应用实现----
第一步:信息发起者建立并发出一个协同信息，内容中写明自己的安排、意图或该信息作用，同时发起者可以用任何一种文件格式作为附件，随信息传递给接收者。
第二步:信息接收者接收信息，并就信息内容作出相应地处理。信息发起者可以随时查看各接收者对信息的处理情况，并可进行适时催办。
·会议召集
----应用需求----
在学校会议安排过程中，预知各与会人的时间安排是否与会议时间冲突，往往可让会议安排工作变得更简单和更合理。
----使用模块----
日程/计划/会议
----应用实现----
第一步:会议召集者首先使用A6协同提供的他人日程功能，但看各与会者和各种会议资源(如会议室、投影仪、教具等)的时间安排是否与原定会议时间冲突，同时作出会议是否改期的决定。
第二步:就新决定的会议时间，会议召集者通过A6协同提供的会议管理功能，发出会议通知。该会议时间将同时写入各与会者的日程安排中。
·单位公告
----应用需求----
廊坊卫校是行政事业单位，公告是重点应用之一。
----使用模块----
公共信息
----应用实现----
第一步:只有授权用户可以成为单位公告发布者。公告发布者可以是一个或多个，他们使用A6协同提供的公告功能建立和发布新公告。系统管理员可对公告进行删除等工作。
第二步:单位内部人员可在公告模块中查看公告内容。
·主题讨论
----应用需求----
教职员工经常需要对教学中的问题、课程安排等进行交流。
----使用模块----
公共信息
----应用实现----
第一步:在系统管理中建立“教职员工讨论区”。
第二步:教职员工在讨论区中发表讨论议题、查看讨论、回复讨论。
·其它应用
----应用需求----
一些常用通用的工作工具，如人员通迅录、个人通迅簿、万年历、计算器等等，可以为工作带来很多便利和帮助。
----使用功能----
单位通迅隶、个人通迅簿、万年历、计算器
----应用实现----
3. 廊坊卫校A6协同应用成果分析
在历时6个月的A6协同软件应用中，随着用户对A6协同的重视和应用的不断加深，廊坊卫校的办公自动化推广工作已经取得明显的绩效。分析其具体的应用成果，有以下几点:
·政令准确迅速通达本校各科室及大学城校区
·规范了重要审批管理流程
在我们系统中每项工作都有流程定制，通过办公流程的约束，避免现实工作中越级越权以及不对口管理等工作行为和现象。另外有效的把学校的制度与系统应用结合起来，使学校各项管理制度真正贯彻执行
·显著提高办公效率
使用本系统后， 打破时间和空间限制，实现移动办公、异地办公。无论何时何地只要有电脑、能连英特网就可以随时随地办公。领导不会因出差而影响学校工作，职工也不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，或等候领导审批、签字。另外，大多数工作可在系统网络上进行，可以节省许多时间，提高工作效率。同时，通过系统提供手机短信通知功能，即使用户不在线也可以及时通过短信形式通知本人。特别是多校区之间的工作协同、沟通、审批等，都在网上可以办了，不需专门电话或过来谈。文件传递也不需用专人专车传阅，使政令准确迅速通达本校各科室及大学城校区
·加强校领导和科主任对各项管理的宏观控制能力
通过系统的协同工作、计划管理功能，校领导对日常工作中各科室上报的工作计划、用款计划等进行有效直接的宏观控制。此外，可以增强校领导和科主任对各项工作办理情况的跟踪、控制和科学计划能力。加强了学校各级领导与职工的沟通和交流，提高学校凝聚力。
·为校领导提供决策参考依据
通过系统记录保存的各部门管理行为中的相关信息和数据，形成学校宝贵的资源信息库。如财务资金调度情况、考勤统计、学生各科考试成绩、教师的教研科研情况等数据统计汇总，都方便校领导随时查询，为领导决策提供数据依据
·充分利用学校现有的IT资源，使之价值达到最大化应用。
现在学校各科已配备了电脑，并且连接英特网，那么安装本系统以后就可以充分利用这些资源，使学校网络和电脑真正承担起内部的办公平台，实现网络化、无纸化办公。
·节约办公费用
学校大多工作可以用本系统在网上完成。节约大量纸张和耗材;系统的在线交流和短信通知以及异地访问可以节省大量通讯和交通费用。
廊坊卫校的应用是非常典型的教育系统基础应用，由于应用针对性强、操作切实可行，目前A6协同正在教育行业中广范推行。
4. 廊坊卫校办公自动化实施成功的要素
4.1 领导重视
从校长到各科室领导，都非常重视。通过培训，校长发言，让学校中层干部灌输新的管理理念，取得校领导对学校实施办公自动化工作的大力支持和认可，保障实施工作畅通无阻。
4.2 成立跨部门的项目小组
实施期间，从办公室、网络中心、及各科室组织临时项目小组，所有成员都积极参与到项目的前期调研、实施调试、及培训中来，使得实施工作顺利开展。
4.3 培训是实施成功的关键
采取对教职员工、校文档信息管理员、系统维护员、中层以上干部进行分批、分级别培训，让不同级别及不同工作性质的人针对自己常用功能进行强化学习。传输实施OA的价值，让他们充分认识到办公自动化的好处，减轻工作压力、思想的全面洗脑。
4.4 管理制度与办公系统的结合
办公室出台了一套与学校实施办公自动化的相匹配的制度及管理条例，让后续系统的正常运行、管理的规范化起到非常重要的作用。