江阴启新OA系统应用案例
来源:中国电子政务网 更新时间:2012-04-15
江阴启新是一家以针织胚布加工为主的港资公司,创建于2003年,公司坐落在纺织工业发达的江阴经济开发区内。它属于传统的劳动密集型纺织企业,公司的信息化水平受行业限制,大大落后于其他企业。虽然企业自主定制了ERP管理系统,但由于公司许多员工自身知识水平的局限,造成ERP的系统运行没有达到预期的效果;同时,由于内部网内没有一个先进的信息发布平台,有的只是一个文件服务器,部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找,所以实际操作十分复杂,为日常工作带来了许多不便。为了改善这种局面,江阴启新决定选用一款OA系统,在公司内部搭建一个统一的平台。经过多方面的考察与甄选,江阴启新公司最后决定选用大连新思创的OA系统。

  从功能的实用性、全面性、可操作性考虑,从企业信息化的实际情况出发,我们初步选择了大连新思创OA3000系统。

  系统实施

  根据在试用过程中发现的问题和江阴启新的实际情况,新思创OA在原有系统基础上,又做了定制修改,包括:

  1、文件发送的规范

  由于OA系统有集团其他分公司的用户存在,基于工作的方便性,要过滤掉与分公司用户无关的信息,所以发送消息、文件、网上填报中,把发送类别中的"全体员工"去掉,以免许多员工为了省事而直接选择全体员工了事,而不管接收者是否需要该信息,往往引起很多人的抱怨。

  原来未实施OA系统时,发送文件或做通知的部门,有专人到各部门分发,不会存在这种问题。现在有了OA系统之后,点击"发送"就认为自己的工作就完成了,而没有去关心接收对象是否收到、是否看到等追踪后续工作。如此一来,就有员工抱怨了,再遇到这种情况也是以牙还牙,都这样做便不利于工作的开展。所以,经过商量,决定取消"全体员工"发送类别,相应地在通讯组里边建立便于工作的通讯组替代之。经过观察和了解,员工观念得到了相当大的改变。

  2、消息、文件的快速删除

  在刚刚试用OA系统的时候,如果发现不需要的文件员工必须逐一才能删除,由于操作复杂、麻烦,很多员工都不予处理,日积月累,积攒了不少的垃圾邮件。根据我们的需求,增加了全部删除、随即删除、复选等多种功能,简化了删除工作,大大方便了我们。

  3、网上填报

  江阴启新公司是利用发送通知、通告、投诉等不允许接收者修改的信息,可以加盖电子公章和签名等,感觉比较方便而且显得庄重严肃。但是在正式使用中发现某些部门经常用到填报而且内容大致类似,主题相同,接收对象相同,于是就提出了需求。在进行一番考虑之后,在网上填报功能中添加了“多个发送组”和“转发”等功能。

  4、手机短信

  随着公司业务的不断拓展,系统中又添加了短信功能,并且在OA系统中增加了“通讯录”、“识别乱码”等功能,提高了公司业务的发展。

  5、邮件

   由于本公司之前邮件的服务器接收协议为IMAP,没有开通pop3协议,而现有系统只支持pop3协议,目前为止没有大规模使用此功能。

  6、"我的办公桌"中其他的功能

   对于工作日记、工作计划等功能,由于管理仍属粗放式,我公司基本还未启用。因此,功能上未做更改。

  7、工作流转

   在工作流转中添加了消息提醒机制,完成了申请者查询申请文件是否被篡改的"痕迹显示/痕迹隐藏"功能,而且在申请者发送的文件中有明显错误时,后面的接收者可以在"自定义"中发回让其重新填写或者对无效申请做撤销处理,如果最后完成环节的人员认为其后仍需审阅,那么他可以在其后边再添加节点人员。

  8、网络硬盘

  随着公司的日常业务转向OA系统,硬盘中的文件将不断增多,文件目录层级的增多让查询人员不堪忍受查找之辛苦,因此设计了按照目录来查询的功能。同时,新思创OA还为江阴启新添加了"管理人员"功能,拥有硬盘目录管理,并且拥有这个权限的人员就可以对任何人建立的目录进行管理(包括目录名称的改变、上传人的编辑、访问本目录人员的改变等等)。

  9、规章制度

   规章制度模块基本上与网络硬盘的管理类似,只不过这些制度绝大部分每个员工都可以访问。对于规章制度目录和文档的管理,也面临着与"网络硬盘管理"同样的问题。但作为公司的制度,要统一进行归类整理,所以新思创OA的处理方法是:建立"档案员"帐户,由其建立规章制度的目录,并归类整理,统一格式进行上传!

  10、交流管理

  为了便于员工之间的交流,增加了论坛功能。通过这个渠道可以发现更多优秀人才,而且可以丰富公司的文化。

  11、会议管理

   随着公司事务和各部门沟通的增加,公司会议室也需要有序安排,以避免时间冲突。为了有效管理会议室,决定启用新思创OA系统中的会议管理功能模块。同时,新思创还在此模块中增加了会议室管理员等功能,方便会议室的管理和时间冲突等问题的产生。

  12、其它功能

  在该OA系统中,还设置了任务管理、车辆管理、图书管理和办公用品管理等模块,但由于公司规模和部分模块比较简单的原因,这些功能还没有开通使用。

  系统实施体会

  通过在公司内部使用这套OA系统,加快了公司整体的工作速度,整合了信息资源,方便了工作。

  结束语

  我们正处在信息化时代,信息化技术日新月异,企业的信息化具体内容也将随着企业自身的不断发展而不断变化,但是企业信息化肩负的任务不会改变,政府"用信息化带动工业化"使我国由制造业大国变为制造业强国的指导方针不会改变,这就要求企业在实施信息化的过程中要充分准备、充分规划,把握住成功要素,规避风险,使企业在信息化建设中的投入能得到丰厚的回报。总体上来讲,纺织企业对于信息化建设的投入相对来说还很低,信息化水平尚需努力。