如何使档案工作减少在普通老百姓心中的神秘色彩，使档案工作更好地为人民群众服务，各地档案系统一直在探索不同的手段。近年来，随着信息技术的不断发展，加强信息化建设，充分利用网络手段方便群众查询成为一个十分便捷的手段。
8月1日，杭州市档案局网上档案馆的第一期工程正式投入运行，今后杭州市民将更多地享受到足不出户查询档案的便利。提起档案馆，人们总会想起一排排的档案柜，数不胜数的卷宗，总有一种神秘的感觉，似乎档案馆总与“机密”、“重要”等词汇联系在一起，很普通老百姓隔得很远。其实不然，档案馆也与普通的群众有着密切的联系，比如结婚、离婚证明、介绍信存根、私房产权等等文件，很可能你就会需要和档案馆打交道，你也可以利用档案馆来查询需要了解的法律法规。
如何使档案工作减少在普通老百姓心中的神秘色彩，使档案工作更好的为人民群众服务，各地档案系统一直在探索不同的于段。近年来，随着信息技术的不断发展，加强信息化建设，充分利用网络手段方便群众查询成为一个十分便捷的手段。国家制定的《全国档案信息化建设实施纲要》指出，“十五”期间，将在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务。在“十五”末，将依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。其中，杭州市档案局(馆)与深圳市档案局、青岛市档案局、天津开发区档案局和江苏省电力公司档案部门一起成为5个试点单位之一，走在了全国的前列。杭州市网上档案馆不仅是国家档案局电子文件归档上作及建设示范数字档案馆试点工程乏一，也是杭州市政府信息化工程的个重点项目。该项目也是国家档案局国家数字化信息基础工程目前为止建设目标最高的，包括档案的数字化、档案的管理、档案的利用、档案的发布四个方而，最终日的是实现档案的广泛利用。整个项目工程共分为三期，总共投入 1300多万元，日前投入正式运行的一期工程投资305万。
传统手段难担重任
随着“阳光政府”、“透明政府”等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在个国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。
杭州市档案局与杭州市档案馆实行两块牌子，一套班子。杭州市档案局副局长赵建国说：“以前档案馆的查询主要是以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。杭州市档案馆希望能够实现全文检索。”赵局长还举了个例子来形容条目查询的局限性，今年杭州市正在建设西湖博物馆，希望能建设一个西湖文件史料的中心，能够为国内外提供有关西湖的史料，成为一个西湖的展示小心和研究中心，杭州市档案馆在西湖博物馆的建设中需要提供史料汇编。但如果通过条目去查询和可能就会漏掉很多重要的内容，比如每年杭州的人代会，市长的工作报告中必然会提到与西湖旅游相关的下作，但如果通过题名检索，就得不到这方面的内容了。因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要口标。而且用条日进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
不仅仅是信息不全，手下查询的流程也比较繁琐，查询者先要直到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关邮门和公众提供良好的服务。
而且档寞的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局 (馆)馆藏档案以纸张的存储介质为主(25万卷x100页=2500万页)，辅助的存储介质有磁带(录音带(98盒)、影像带(400卷合规格有3／4和 1／2))，黑白照片、彩色照片(10000张)和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手上进行。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。去年，11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，在IBM的内容管理平台上共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。
需求分析最关键
由于是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆的试点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了“先行者”的种种艰难，这其中又以确定需求分析下的功夫最大。信雅达和杭州市档案馆在项目之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后再同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和流程进行了多次改动，前后共经历了三个模型，有人笑言这是“三次螺旋式的前进”，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式，今年2月份投入试运行，5月系统基本定型。
在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。这个平台基于IBM的DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。
档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现电子文件元数据、安全性、共享性、法律效应的实现，并且实现办公事务工作包括机关公文管理(收文、办文、拟文、发文、传阅、归档等)和事务管理(会议管理、日程安排、通知通告等)等功能。
这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出“服务”的信息化建设理念，杭州市档案局副局长赵建国说：“为什么我们叫‘网上档案馆’，而不是一般所说的‘数字档案馆’?我们的考虑的重点是利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点放在档案资源的数字化上。”杭州市档案局对网上档案馆项目的定位是“涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者(单位或个人)和档案管理者(全市各档案馆室)需求为目标来建设实施。”
以“用”为先 全程信息化
档案数字化综合应用平台作为网上档案馆项目的核心，首先从档案资源的数字化开始，这项数字化的工作主要依靠档案采集系统实现，它主要提供对各种档案资源采集处理的功能应用需求，系统能在档案来源和档案载体存在多样性的情况下，提供有效、规范、可行的采集手段和技术，形成完善的数字化采集规范和保障体系。目前，系统主要能满足两种档案来源采集需求，一种是对党政机关通信网内各机关单位档案室的数据和其他单位档案室的不同电子格式的文件、档案数据接收。另一种则是对馆藏档案进行数字化加工，包括了对纸质、视频资料、声频资料(包括电视新闻实时)、照片、胶片等不同实体档案的数字化标准处理(对纸质文件数字化处理过程中，特别需要提供对不同纸张质量和不同字迹材料下的一整套解决方案)，采集系统还很好的满足了数字化采集过程中对档案资料原始性、完整性、真实性保障的要求。记者在杭州市档案馆看到，几十名录入员正在紧张对馆藏的档案资源进行录入、扫描等数字化“加工”，据了解，这个“数字化加工车间”全部外包给信雅达公司运作。
档案资源数字化完成以后，就进入档案资源管理系统，它能对所有采集所得的数字化档案资源提供管理服务，在保证数据的完整性、原始性基础上，完成对大量档案资源的有序管理，这为有效的查询打下了坚实的基础。有了这个系统，杭州市档案馆实现了对数字化档案信息的标准化管理，实现档案接收、移交、鉴定、销毁、病档监控、报表打印、统计等一系列管理功能，这些相对模块化的功能设计最终形成了一个有效的管理整体。在杭州市档案馆的档案库房，记者看到了与印象中的档案柜不一样的现代化档案柜，据赵建国副局长介绍，在查询者确定了要查找的资源后，它所在的档案柜的门就会自动移开，大大节省了查询的人力和时间。
档案资源管理系统还能够对不同来源、不同格式的数字档案进行规范化工作包括电子文件元数据规范、数据交换规范文件的语言格式、数据交换的物理存储介质规范和数据交换的逻辑格式规范，能对元数据进行著录的功能，在元数据中记录有文件在设计、形成、传递、维护整个工作流程的全部情况，能提供分类号、主题词自动标引、多媒体档案标引，还可以提供各种档案数据的索引和编制各种专题目录。
档案资源利用系统则是网上档案馆的重头戏，这是建设网上档案馆的最终目的，是对档案资源提供利用服务的功能模块，也是满足不同用户群采用多种利用方式有效利用档案的创新之举。据了解，一期工程的目标主要是面向党政网，二期工程将把对象扩大到普通的市民，由于杭州市已经成功的实施了“市民邮箱”工程。档案资源利用系统提供了强大的、快速有效的查询方式，尤其是处于国内领先水平的全文智能检索功能，它不仅能够满足市级机关各单位和社会公众查询利用档案资源的需要并提供各种查询审批功能和系统日志，还能根据利用的反馈情况进行相关信息的统计工作，为档案局提供第一手的情况统计分析。尽管目前的信息公开还面临着一些法律法规上的难题，但杭州市档案局的网上图书馆以“用”为导向，实现了档案工作的全程信息化，为国内的档案信息化工作做出了有益的探索。