1系统简介

　　智元软件公文传输系统完成公文、会议通知和资料下发、公文上报，平级单位间公文交换等功能。适用于党政机关、行政职能部门、企事业单位及大专院校的公文传输管理系统，有效解决办公难题。
　　智元软件公文传输系统于2000年为首个客户开发并成功应用。历经众多客户多年的成功应用和我们的不断完善，本系统形成了合用实用、安装简单、使用方便、运行稳定、价格实惠的特点。也因此广为用户称道。
我们还为客户提供二次开发的延伸服务，进一步使客户投资效益最大化。我们拥有专业售后服务团队，使广大用户享受到快捷、专业的服务，确保每一个用户的系统正常稳定的运行。我们努力做到让每个用户用得放心、用得省心、用得有效率、用得有效益。
　　办公室每天有大量的文件需要处理，一份文件有时候要印刷几十份，甚至上百份。大量文件的转发、传阅、发送、签收、审核让办公室里文件堆积如山，杂乱如麻，让办公室的工作效率及其低下，对办公室应发挥的重要职能也有影响。希望您借助电子公文传输管理系统来帮助您，让您从文件堆中解脱出来，提高文件的传输效率，同时也减少大量纸张的浪费，缩短公文分发、上报的时间，详细及时的了解文件发送签收情况，而且便于文件的统一管理和分类。
　　电子公文传输管理系统的功能包括公文分发、会议通知和资料分发、文种与红头、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、常用政务信息传送、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。

2 系统功能

2.1 前台用户功能

公文发布和上报

　 　在发布和上报文件时，输入文件文号、标题、类型、发文（上报）单位、选择文件正文等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布和上报的文件内容和属性进行修改重新发布。 

公文签收

　 　对其它单位的来文，未签收的文件系统都有标识提示，可打开文件进行签收，下载打印。对本单位的发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表，包括未签收单位、已签收单位，签收时间等。 

公文分类查询

　　 文件类型统一由管理员设定，用户可以按照类型查询文件。例如：市发、市会通、市办发、市组织、市政发等。 

会议通知发布和签收

　　 在发布会议通知时，输入会议名称、组织单位、开会时间、会议资料，还可以设置通知是否需要反馈和签到等，然后设置文件接收的人员、单位、群组。同时，可以对以往发布的通知进行修改重新发布。 

会议材料发布和签收
　　 
　　会议结束后，形成会议纪要或决定，会议组织者可以把相应的材料发布给会议参加人或单位。

会议通知和材料签收反馈情况

　　 会议通知或会议材料发布者，可以随时查看会议参加单位签收通知或材料的情况。 

政务信息发布

¨ 请求办理事项 
   　 此模块将为领导与各下级单位、各委办局之间提供沟通渠道。对领导来说，方便对下级单位进行交办事项（如：领导需要下级单位提供某些信息；领导需要下级单位处理某些问题等）；对委办局之间来说，方便单位之间工作的协调。被请求单位在收到领导的指示或其他单位的需求后，做出回应。 
¨ 报送信息
    　 此模块主要为办公室收集各单位信息，所收集信息是政府刊物的内容来源。其他单位也可利用此模块向有关单位收集本单位所需的信息。 
¨ 专题报告 
　　该模块直接向各委办局及领导提供信息。各委办局再将需要报送的专题信息输入此栏目。 
¨ 刊     物  
     　每个单位都会定期发布刊物。这些刊物将是领导了解本单位工作情况，获取信息的窗口或单位之间交流的桥梁，在工作中具有举足轻重的作用。 
¨ 工作动态 
     　工作动态分为全年和每月动态。全年动态的主要内容是：工作基本情况、存在问题、工作思路、工作计划和工作总结等。每月动态的主要内容是：上月工作进展、本月工作安排。

检索与统计

   　 智元软件公文传输管理系统中的检索引擎允许公文交换平台用户采用简单和高级两种方式检索符合条件的公文内容，并可以完成对公文的统计，如按公文标题进行简单搜索或按公文标题、发文单位、来文单位、收（发）文日期、文号、主题词、密级、紧急程度等多种要素进行组合搜索。

2.2 后台管理功能

用户和群组管理

　 　系统初始化时，先由管理员对要使用本系统的人员和单位进行注册、登记相关信息。人员注册的内容，大致包括用户名、中文名、所属部门、所属群组。
¨ 组织机构管理
    　对需要使用智元软件电子公文传输系统的单位和部门进行统一管理，通过系统设置可对组织机构的变动随时作出调整。由系统管理员对参与电子传输的各单位进行编码、并对各单位的名称等信息进行管理。 
¨ 用户管理 
    　由的管理员对使用电子公文传输管理系统的人员分配登录名，并根据工作需要授予不同的角色和权限。

用户权限管理

　“最高管理员”，所有功能。
　“超级发文者”，增加、修改、删除用户，发布和管理文件，会议。
　“高级发文者”，发布和管理自己所发的文件，会议。
　“普通发文者”，发布和管理自己所发的文件。
　“阅读者”，只能查看、签收文件和会议。
管理员可对用户分配相应的权限。  

文件类型管理

　 　管理员进行文件类型维护，添加、修改、删除文件类型，分配和管理有权限发布某一类型文件的用户。 

管理已发布文件

　 　管理员统一管理所有已发布的文件，其它用户只能对自己发布的文件进行管理。可以查看文件签收情况或修改文件信息重新发布。 

管理会议通知

　 　管理员统一管理所有已发布的通知，其它用户只能对自己发布的通知进行管理。可以查看通知签到情况和反馈情况。 

管理会议材料

　 　管理员统一管理所有会议材料，其它用户只能对自己发布的会议通知管理相应的会议材料。可发布会议资料会议、修改、删除会议资料。 

管理公告

　 　管理员统一管理所有公告，其它用户只能对自己发布的公告进行管理。可修改、删除公告材料。 

数据库管理

　　 本软件具有数据库压缩整理、备份和恢复功能。 

数据备份、恢复和压缩

　 　数据库要以定期压缩，以提高速度。恢复数据库时,注意当时备份的日期,否则一经恢复,备份日期后的数据将会丢失。

公文模板库

　　平台预先设置公文模板库，起草公文的时候可以直接从公文模板库中选择相关的模板，公文模板库分为法定公文和事务性公文两大类，公文模板库除了有既定可选的模板外，还提供对该公文模板的添加、更新功能，可以根据政策的变化调整公文模板库中的公文模板，方便地进行扩充，使其能够适应灵活的变化。
    　由系统管理员对系统中所涉及到的公文模板进行维护、更新，提供各交换单位可以下载的公文模版。 

3 应用图例

3.1 系统登陆界面

 


3.2 公文签收列表

 

3.3 公文签收情况

 

3.4 公文签收下载

 

3.5 发布公文