为贯彻落实中央“振兴东北老工业基地”的方针政策，中共吉林省委、省政府确定了充分利用本省制造业相对集中、科技教育基础较好、自然资源丰富等比较优势，围绕五大产业基地建设、传统产业改造提升和资源枯竭型城市接续产业发展，“走出去”、“请进来”，大力吸收外资，提高国外资金在全省投资总额中的比重，发挥外资在振兴吉林老工业基地中的重要作用的战略目标和发展思路。
在此战略目标和发展思路指导下，作为全省对外宣传的窗口和喉舌的吉林省外宣办，负有对全省宣传工作的管理、指导、组织、监督等职责，信息的及时沟通和准确传递以及跨部门、跨组织、跨地域的实时管理也就成为工作的重中之重。
为此，吉林省外宣办与点击科技合作，采用点击科技专门设计的协同软件平台，建立了高效率的自动化、网络化和智能化的协同办公系统，实现了政务工作的协同化、数字化目标。
“协作”是重中之重
处于对可持续发展的考虑，根据信息化和电子政务的发展趋势，以及自身的职能和职责，吉林省外宣办从实际需求出发，提出要实现一个办公自动化、管理现代化、决策科学化、服务信息化的协同政务系统。在这样的原则下，吉林省外宣办提出了如下需求:
第一，日常办公的协作问题。吉林省外宣办的主要职责是贯彻落实中央对外宣传方针；研究制定全省对外宣传事业发展的总体规划和全省有关对外宣传方面的重大问题、重要活动及突发事件和敏感问题的宣传计划、意见和口径。在吉林省外宣办的日常工作中存在着大量来自中央、省委、省政府的政策和指示、需要下发的宣传材料、需要审查的对外宣传稿件和宣传品等。如何安全、及时、准确地对这些公文和信息实现流转、传递以及查阅对于提高工作效率，避免对外宣传失误而引起的重大政治外事影响具有重要意义。综上所述，适应省外宣办的政务平台应该具有安全强大的电子公文交换功能。而且对于省外宣办而言，这一需求不仅仅局限于其自身日常办公，还涉及大量的省内宣传机构和媒体，根据这一需求特点，采用一种通用性、兼容性、移动性强大的文件传达模式，是省外宣办政务平台所必需的。
第二，跨部门、跨组织、跨地域协作问题。吉林省外宣办负责在省内外、境内外组织举办以省政府名义召开的各种形式的对外新闻发布会；组织、邀请和接待外国及港、澳、台新闻媒介记者和中央对外宣传单位记者的采访活动；负责省政府在境外、省内外举办各种对外贸易和招商引资活动的对外宣传工作。由于工作的性质，其需要与其他相关政府部门合作完成。有关各个政府部门与管辖的各个企业分布在全省不同的地理位置，组织管理的活动分布在省内外、境内外。彼此之间交互的信息日趋增多，协调管理费用高昂，因此需要适合于跨部门、跨组织、跨地域协作的高效低成本协作平台。
六大应用构建协同平台
为了满足上述多方面的要求，提高系统的性能，降低使用成本，吉林省外宣办选择了基于竞开协同之星（GK-Star）和竞开工作流系统（GK-Workflow）进行定制开发的点击科技协同政务平台解决方案。该方案的架构是结合了对等网络（P2P网络）、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架。吉林省外宣办协同政务平台架构如图1、图2所示:
针对吉林省外宣办日常办公业务需求，竞开工作流系统（GK-Workflow）实现了公文流转、远程审批、公文管理三大应用:
一、公文流转。在公文流转过程中发出公文人员随时可以看到公文流转的位置和进展情况:领导是否审批、有什么意见、哪一个环节出了问题，都十分透明，方便公文的催办和传达。上级主管还可以查看下级的公文处理情况，便于公文督办，也大大提高了团队管理水平。
二、远程审批。传统的工作流管理软件对网络的依赖性非常强，网络一旦瘫痪,工作流就无法使用。工作流系统的大多数功能都可以离线单机完成，用户可以离线创建新的公文，可以离线审批、离线查询历史公文等。吉林省外宣办所有成员不论是身处何地都可以进行公文的查询、审批工作，大大提高了工作流的运转效率。
三、公文管理。当由吉林省外宣办的成员发起的公文被别人处理完毕，或者由别人发起经吉林省外宣办成员处理完毕的公文，会自动进入相应的历史公文目录中存档。这样吉林省外宣办的所有成员不仅可以有效地管理、查询历史公文，还可以实时察看公文流转的状态，便于督办和催办。而且系统还提供打印输出功能，满足纸样存档的需要。
针对吉林省外宣办跨地域、跨组织、跨部门的业务需求，竞开协同之星系统能够实现综合通讯、协同工作、关系管理三大应用：
在普通的电子邮件功能之外，系统提供了创新的语音邮件，远程管理，邮件加密，数字签名，发件人管理，垃圾邮件过滤等增强功能。配合邮件服务器，可以形成完整的企业邮箱系统。由于内置了即时通讯模块，并使之适应严肃的政务应用。不仅实现了互发留言、互传文件、实时语音通话、通话记录查询等，还提供了额外的手机短信群发功能。省外宣办的领导人员之间、下属机构与合作机构之间可以随时发送留言、以文字或语音形式进行沟通，还可以发送手机短信，手写邮件或录制语音邮件，或者直接传送文件。全面改善了通讯系统，降低了政府运作成本，改善了政府沟通方式，提高了政府运作效率。
系统提供了创新的多人协作工具，一个自助式的团队工作空间——协作区。通过结合同步协作功能（在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等）和异步协作功能（BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等）以达到信息交互和文件共享。
协作区特别适合于吉林省外宣办各下属单位和相关机构跨地区、多部门的组织现状，不论是领导层还是普通工作人员都可以很方便的创建协作区，根据团队需要组织与特定项目相关的内容和信息，自主决定成员结构，控制访问权限。同时根据不同的活动内容可以组织不同部门不同人员参加，增加了灵活性和活动的时效性，对于应急联动的反应快捷性。
另外，系统提供了基于名片库的关系管理功能，它将个人资料、交往过程、通讯记录、日程安排、文档记事等信息相互关联，可对名片进行分组、网上更新、小组共享等高级功能，一键启动与联系人的通讯、记事、日程管理、协同工作等。这些创新应用不仅提高了吉林省外宣办内部的沟通效率，也为领导层和普通工作人员提供了简单实用的关系管理工具，真正体现了“以人为中心”的设计和应用理念。
针对局域网、互联网，窄带、宽带，无线、有线等多种网络环境，协同办公系统提供离线、P2P、C/S、VPN等多种网络模式，还特别支持最新的OCC技术，保证数据同步或异步地更新到用户的电脑上。严格的AES加密有效保证数据存储安全;数据传输经过SSL自动加密，有效防止数据在传输过程中泄密;先进的公开密钥和数字签名技术，实现数据防伪、身份认证与定向接收功能，一定程度上满足了吉林省外宣办对有关文件进行保密的需求。
吉林省外宣办协同应用系统，实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标。投入应用后，充分发挥了吉林省外宣办作为省委省政府对外的窗口和喉舌作用。
高效协作 实时沟通
协同政务平台投入应用后，吉林省外宣办在以下几个方面取得显著收益:
一是日常公文流转效率大为提高。公文上传下达准确率及时率有高度改善。吉林省外宣办与下属所有机构、各媒体之间通过电子政务平台能够及时、快速的交换信息、处理紧急事件。甚至在离线方式下，都可以进行信息的查询与编辑，提高了吉林省外宣办与下属机构和各省内外媒体的沟通效率。
二是方案有效地解决了吉林省外宣办实际工作中的跨部门、跨组织、跨地域沟通与协作问题，满足了不同部门、不同组织、不同地域人员之间工作、沟通的需求。